IT部門　少花錢多辦事十四法則

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眼下也許正是向公司表明如何利用開源軟件、虛擬化、云計算或軟件即服務（SaaS）節(jié)省資金的大好時機。被逼到懸崖邊緣的高層管理人員可能樂于接受這種想法。簡而言之，眼下是IT顯示其真正價值的時候。

數(shù)據(jù)管理服務提供商DataMotion公司的首席運營官Patti Dock說: “IT人員在今年應當鼓起勇氣、采取行動，表明IT如何能夠提高業(yè)務效率?！?/P>

下面這14個方法可以幫IT部門少花錢、卻獲得同樣或更好的效果——同時在這過程中對員工沒有不利影響。

1白紙黑字明確項目

想少做事，第一步就是弄清楚IT部門的實際負擔。換句話說，查清楚維持系統(tǒng)正常運行所需要的全部資源。

企業(yè)管理集團（Enterprise Management Group）多年來專門為面臨困境的IT部門排憂解難，該公司的CEO Jim Smith說: “這項工作做起來比說起來要難。”

作為一家服務公司，Smith所在公司需要接手大企業(yè)內部的IT運營工作，幫助每個經(jīng)理管理好員工在來年的工作時間。然后，Smith會把結果交給管理班子。項目清單中的項目數(shù)量總是很多，人手總是不足。管理人員只好公開討論資助哪些項目、砍掉哪些項目。

Smith表示，他領導的團隊經(jīng)常在不到三個月的時間里把每家企業(yè)的IT預算削減10%到20%。“我們幫助大家認清一點: IT并不是不可捉摸的東西。一旦業(yè)務部門理解了IT，他們再也不會事后對IT說三道四了，因為做出決策的是業(yè)務部門自己。”

2 側重于短期見效項目

多年來，IT經(jīng)理學會了戰(zhàn)略思考、長遠規(guī)劃。福賽思解決方案集團（Forsythe Solutions Group）的IT戰(zhàn)略主管Joe Wolke表示，但對許多企業(yè)來說，未來就是眼前。

他說: “如果IT部門今年的任務是減少開支，那么三五年后才能獲得豐厚回報的項目毫無意義?！?/P>

如果手頭上的某個復雜項目前后歷時多年，就應當分成多個部分，找出短期回報最大的部分，然后先實施這些部分。世界變化太快了，別把賭注壓在可能永遠都無法獲得的長期回報上。他說: “一定要務實。從長遠來看，對項目進行局部優(yōu)化可能存在風險，但如果擔心公司無法長期經(jīng)營下去，做出這個選擇實乃明智之舉?！?/P>

3 降低服務級別

面對業(yè)務部門提出的技術要求時，許多IT部門根本不會拒絕。結果是，內部維護和服務協(xié)議的要求遠遠超出了維持業(yè)務運行的要求。

Wolke說: “許多公司把錢花在了高出預期目標的維護上。如果問客戶他們想要什么級別的服務，他們總會說‘7×24’（每周七天、每天24小時）。你要與客戶一起坐下來，問問‘如果該系統(tǒng)星期天凌晨2點出故障，真需要有人過來解決嗎？還是可以等到星期一上午7點再解決？’”

Technisource管理服務公司的總經(jīng)理John Baschab建議IT經(jīng)理在與業(yè)務部門相關人員會談時，帶上一份服務清單，每項服務都要注明成本和使用量方面的統(tǒng)計數(shù)字。

他補充說: “你可以這么講‘建議取消周末和深夜支持服務，因為花費很大，每個小時只能受理四個客戶電話?！绻阕寣Ψ接袡C會自行選擇，就極有可能洽談成功?！?/P>

Wolke表示，對內部服務有合理預期也能讓IT人員少折騰: “要求員工每周七天、每天24小時維護系統(tǒng)，而且走到哪里都要帶著手機，IT操作人員會被折騰壞。”

4 最大限度地利用存儲

數(shù)據(jù)需求在與日俱增，恐怕也沒必要現(xiàn)在購買更多的存儲資源，特別是在幾年后才能獲得投資回報的情況下。

存儲軟件開發(fā)商APTARE的CEO Richard Clark強調，大多數(shù)企業(yè)只用了存儲資源中30%到45%——而且數(shù)量眾多的存儲資源沒有被收回來。他說: “精明的企業(yè)會非常善于分析，了解實際上有多少存儲資源可以使用。而不是只了解分配多少存儲資源。這就能大幅節(jié)省成本支出?！?/P>

IT成本優(yōu)化解決方案提供商Apptio的CEO Sunny Gupta表示，另一個措施就是清除無用數(shù)據(jù)。

他說: “誰都知道這么做，但真做起來很難，因為這牽涉到不同部門。要讓員工查遍所有網(wǎng)絡存儲或應用存儲系統(tǒng)，把不再需要的數(shù)據(jù)扔掉或歸檔。存儲成本高昂——管理1GB數(shù)據(jù)需要7到12美元，而且每年在以30%到50%的速度增長。從每個員工那里收回數(shù)GB的存儲空間就能節(jié)省20萬美元或更多。”

5 采用開源軟件

誰都知道采用開源軟件的好處，也知道面臨的風險。為Java應用開發(fā)開源集群產(chǎn)品的Terracotta公司的CEO Amit Pandey表示，開源軟件已在企業(yè)環(huán)境方面取得了長足發(fā)展。

Pandey說: “現(xiàn)在有一些非常好的開源產(chǎn)品可以替代Weblogic等整體式JEE應用服務器。Spring、Jetty和Tomcat等輕型組件不但可以節(jié)省前期成本，還大大減少了開發(fā)工作。與之相似的是，如果MySQL等開源數(shù)據(jù)庫結合高性能的內存數(shù)據(jù)管理解決方案，就能取代價格昂貴的數(shù)據(jù)庫，從而大幅節(jié)省許可費和日常支持成本?！?/P>

比方說，商業(yè)建筑公司Balfour Beatty需要把JD Edwards Enterprise One和AutoDesk Constructware應用軟件集成到新的erp系統(tǒng)中時，它就借助了一款名為Jitterbit的開源集成解決方案。

Balfour Beatty公司的CIO Kasey Bevans說: “Jitterbit的解決方案提供了與競爭解決方案同樣可靠的架構，總體擁有成本卻低得多。除了集成到ERP外，我們還能夠直接使用Jitterbit，不需要太多培訓，就能讓銀行交易過程實現(xiàn)自動化?！?/P>

Solstice Consulting公司的執(zhí)行合伙人Schwan表示，使用開源軟件取決于幾個因素，包括法規(guī)遵從和安全要求以及對該軟件的支持有多廣泛。

Schwan說: “能夠指望哪個開源軟件通常要看背后支持的社區(qū)規(guī)模有多大、討論和活躍度如何、新版本或新特性多久能出現(xiàn)，開源社區(qū)投入得越多，投資該開源軟件就越安全。”

6 考慮使用翻新的硬件

資本預算比以往任何時候都來得緊張，因此對數(shù)據(jù)中心全面改造可以等一等。但IT部門照樣可以用翻新或二手設備，無需花很多錢就能增加功能和容量。

經(jīng)銷二手網(wǎng)絡硬件的全球分銷商Vibrant Technologies公司副總裁Corey Donovan說: “更新服務器和網(wǎng)絡耗時很長，更不用說耗資巨大了。所以，越來越多的IT經(jīng)理在最大限度地利用現(xiàn)有硬件，而不是進行全面升級。對內存、硬盤和CPU等零部件的需求遠遠超過了對完整系統(tǒng)的需求。我們的客戶在最大限度地利用已安裝硬件，并從二手市場購買這些零部件，節(jié)省了至少50%的費用?！?/P>

Technisource公司的Baschab表示，如果翻新舊系統(tǒng)不是辦法，那就去買倒閉企業(yè)的技術資產(chǎn)，也許能最大限度地利用IT資金。Baschab說: “清算人很想賣掉資產(chǎn)，這些二手設備的市場競爭不是很激烈?？梢猿么藱C會淘到一些非常劃算的設備?！?/P>

7 有選擇使用虛擬化技術

福賽思解決方案集團的Wolke表示，即使對數(shù)據(jù)中心的一部分進行虛擬化，也能節(jié)省機架空間、電源及冷卻、維護和災難恢復等方面的費用，還能提高靈活性。不過他也提醒，不是什么都可以虛擬化的。

Wolke說: “要是資產(chǎn)沒有到折舊年限，或者折舊年限延長、避免了資本費用，虛擬化不會削減硬件成本?！笨斓缴芷谀┢诘姆掌髯钸m合虛擬化了。

但Apptio公司的Gupta提醒，別指望通過采用虛擬化來迅速解決預算問題。他說: “試圖采用虛擬環(huán)境不是最容易的事情。前期投資會更多，而且在較長時間后才能獲得回報。公司可能在頭兩年要投入更多的時間和精力來處理人員和服務器問題、軟件許可證以及虛擬環(huán)境的管理。但如果作為中長期戰(zhàn)略來部署，虛擬化可以為客戶省錢。

8 清除陳舊的應用程序

Apptio公司的Gupta強調，預算緊張反而為清理無力支持的冗余或遺留應用程序提供了一個機會。

Gupta對竭力削減成本的IT經(jīng)理的第一個忠告就是“找出不再使用或者很少使用，但是仍占用基礎架構、支持人員、許可費和管理費用的應用程序。把它們清除掉，收回許可費，并從預算中劃掉。”

福賽思解決方案集團的Wolke補充說: “合理化精簡應用程序向來是難題。公司有多少個不同的工資或客戶關系管理系統(tǒng)？實際上很少有系統(tǒng)被清除。但目前這樣的經(jīng)濟環(huán)境往往促使業(yè)務主管們果斷行動，表示‘不管喜不喜歡該應用程序，都得清除掉?！巯抡每梢酝Ｓ冒嘿F硬件、騰出數(shù)據(jù)中心的場地，不必要求公司內部擁有某些技能?！?/P>

主機托管和應用管理提供商NaviSite的首席營銷官Rathin Sinha表示，現(xiàn)在是清除還在付費、但其實沒人在用的應用軟件的時候了。

9 積極采用云計算

云計算只需要少許成本，就能提供功能完備的數(shù)據(jù)中心具有的優(yōu)點。但與虛擬化一樣，云計算也并不是適合所有的應用或者對法規(guī)遵從或安全要求很高的企業(yè)的。

Gupta說: “利用云計算可以節(jié)省成本，但這種觀點也不是絕對的。如果是一家金融服務公司或《財富》100強公司，就要認真考慮云計算的數(shù)據(jù)安全性、可靠性和可用性?！?/P>

Ian Knox是提供基于云的虛擬實驗室的Skytap公司的產(chǎn)品管理主管。他建議，如果真決定要遷移到云，應當從未得到充分利用、成本很高的IT環(huán)境入手?！跋駪瞄_發(fā)和測試環(huán)境這些動態(tài)環(huán)境非常適合遷移到云，因為很容易根據(jù)需要來增加或減少容量和費用?！?/P>

Solstice Consulting公司的Schwan表示，公司使用云計算來模擬客戶環(huán)境以便測試軟件，而成本只有傳統(tǒng)解決方案的一小部分。

他說: “過去，我們得購置服務器，還要把客戶軟件裝在服務器上?，F(xiàn)在可以通過GoDaddy服務來啟動虛擬機，每月費用不到40美元; 或者通過亞馬遜的EC2服務，使用功能全面的微軟SQL Server，每小時的費用還不到1美元?，F(xiàn)在人們絕對可以充分利用這樣的服務，只有需要時才付費?！?/P>

他補充說: “花旗銀行或星巴克會在兩三年內扔掉企業(yè)基礎架構、遷移到云嗎？恐怕不會。但是我確實認為，這些大企業(yè)開始通過測試環(huán)境投資于云計算?！?/P>

10 別忘了SaaS

與云計算一樣，使用軟件即服務（SaaS）取代企業(yè)應用軟件可以減少固定成本，提高靈活性。

但Apptio公司的Gupta表示，SaaS通常更適用于還沒有在應用軟件（如SaaS提供商提供的那些應用軟件）上投入大筆基礎設施投資的小企業(yè)。

他問道: “如果公司在關注一類新的應用軟件，又沒有這方面的人員或專長，既然可以用可變的成本結構，為什么要用固定成本結構來構建內部開發(fā)小組呢？用SaaS縮減開支要容易得多。”

Schwan強調，有些SaaS應用軟件（如客戶關系管理和銷售隊伍自動化）比另一些應用軟件來得成熟。他建議IT經(jīng)理不妨從集成度很好的SaaS應用軟件入手，那樣他們就能熟悉這種環(huán)境。

11 縮短開發(fā)周期

敏捷開發(fā)生命周期管理方案提供商Rally Software公司的首席技術官Ryan Martens表示，敏捷開發(fā)等快速軟件開發(fā)方法可以花更少的成本和人力、更快見效。

他說: “與采用瀑布方法的傳統(tǒng)項目相比，敏捷軟件開發(fā)方法加強了合作，提高了工作效率，加快了產(chǎn)品上市速度，而且更符合總體業(yè)務要求?！?/P>

敏捷開發(fā)避開了項目里程碑和長遠規(guī)劃，主張每天與業(yè)務部門相關人員碰面，致力于每個月都要拿出可以交付的產(chǎn)品。Rally Software公司委托QSM Associates進行的一項調查顯示，在軟件缺陷數(shù)量相同的情況下，使用敏捷方法的小組交付軟件的時間縮短了37%。

Technisource公司的Baschab表示，但快速開發(fā)也有其不足，尤其是在受到嚴格管制的行業(yè)。要不要采用敏捷方法取決于涉及的風險和要求遵從的法規(guī)。

他強調: “有些公司比較適合使用敏捷開發(fā)。首先確保符合法規(guī)遵從的所有要求。我不希望像美國宇航局或金融服務公司這樣的機構用它。”

12 防止郵件上癮

讓員工提高工作效率的一個方法就是讓他們盡量少用電子郵件。據(jù)Osterman Research公司聲稱，單單為了管理電子郵件，每個辦公室職員平均每年要花掉847個小時，占了40%多的工作時間。

提供網(wǎng)絡應用軟件來跟蹤問題和缺陷的AdminiTrack公司總裁Krishen Kota表示，問題不只在于員工在浪費太多時間，還在于用郵件處理不該處理的任務。

Kota說: “許多員工通過電子郵件參與小組討論，然后試圖通過郵件、而不是使用集中式系統(tǒng)來跟蹤任務。結果就是，郵件發(fā)來發(fā)去，越來越混亂，工作效率也越來越低。這就像好多人發(fā)出來的一大堆乒乓球在多個表面上飛快地彈來彈去?！?/P>

他表示，一種比較好的方法是采用面對面討論或者電話會議的形式，以便更有效地管理每個人的時間: “影響工作效率的溝通總是避免不了的，不過在溝通之前想一想哪種溝通方法更有效，就能夠大幅提高工作效率?！?/P>

13 用免費服務獎勵員工

如果還沒有回頭聯(lián)系主要的供應商、洽談更優(yōu)惠的交易，現(xiàn)在無疑是大好時機。Technisource公司的Baschab表示，就算供應商已給了公司最大優(yōu)惠，還是可以提供不用它花錢的一些東西，比如額外培訓、邀請參加重大活動的名額，甚至免費咨詢服務。

他說: “如果供應商已經(jīng)在為10個人開培訓課程，加一個人也不會讓對方破費太多。供應商可能在贊助某次活動或大會，一些多出來的通行證可以給部門主管，可以轉手把通行證送給員工; 他們會心懷感激: 因為即使在這么困難的時期，公司還是愿意在他們身上投資。

同時，咨詢公司可能有一些專家在隨時待命，他們在等任務派來時，可以為公司的內部項目提供咨詢。問一下現(xiàn)在能不能利用他們的專長，等公司經(jīng)濟條件寬裕了再補償。

14 變相提高員工待遇

如果今年沒有加薪，就要想辦法降低員工每天來上班的成本。Baschab強調: “降低員工的因公開銷其效果相當于變相給他們加薪?！?/P>

比方說，允許穿便裝上班可以減少員工的干洗費，而遠程辦公可以為員工節(jié)省燃油費或通行費。Baschab強調，如果需要一些面對面的交流，思科網(wǎng)真會議（TelePresence Meeting）解決方案等應用軟件或者甚至Skype 4.0和網(wǎng)絡攝像頭都可以讓在家辦公的員工“步入會議室”。

DataMotion公司的Patti Dock補充說，遠程辦公不但比較環(huán)保一點，還能提高工作效率。

Dock引用“綠色地球”組織的統(tǒng)計數(shù)字時強調: “美國員工每年花在交通高峰期間上下班途中的時間平均為47個小時。所有員工加起來，每年浪費在路上的時間多達37億個小時，燃油也多達230億加侖。公司需要積極行動起來，實施讓員工可以遠程、安全、更省錢地工作的高效技術?！?/P>