如何做好南京OA數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

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數(shù)據(jù)的重要性

說到數(shù)據(jù)在南京OA項目中的重要性，大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，以此來表達對數(shù)據(jù)的高度重視。經(jīng)驗表明，作為管理改造工程的南京OA項目，花在系統(tǒng)實現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時間并不多，80%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn)、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。

如何進行南京OA系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備

我們可以簡單地將南京OA實施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。

靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財務(wù)的科目體系等。其特點是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性。

動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點的數(shù)據(jù)對南京OA上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時間點上，公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)(或者稱為初始數(shù)據(jù))。期初數(shù)據(jù)既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額，財務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。

我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表，并對每項數(shù)據(jù)設(shè)計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進行歸類。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。