如何在IT項目實施中激勵信息共享

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寫下這個標題的時候，我手里拿著這個季度的績效表，在辦公室里用了很長時間才得以平靜。說實話，我很欣慰，因為我所主張的信息共享的觀點，終于在IT部內見到一些實際的成效。

信息，對于所有人來講，有其私有性，但對于項目團隊來講，更多是共有性。在IT項目中，項目經(jīng)理往往是希望自己的團隊內部有競爭又要求信息共享。往往使IT項目經(jīng)理處于兩難的境地。

為了能夠進一步提高績效，同時能使IT項目團隊中有一個信息共享的機制，我采取了一些措施。下面就每個大的階段和大家分享一下。

調查階段

之所以做這個調查，是上年的二季度我們的團隊績效不是我所預期的，雖不算低，但是不是最好的。把我們IT部和績效最好的部門----國貿(mào)部作了一個對比調查，經(jīng)過和一些領導的討論，我們把重點是放在信息共享上面。于是，我們成立了四人調查小組，由兩部門的負責人組成。值得一提的是，能有好的調查結果，不能不得益于我和國貿(mào)部門經(jīng)理的良好的關系。我想IT項目經(jīng)理還是不能僅僅關注本部門的工作，要常常走動，聯(lián)絡一下其他部門。

具體是對這兩個部門的所有人員進行書面和工作活動觀察兩種方式進行的，調查用了近三個月的時間。下面是我們的總結圖，貢獻出來：

整個調查的過程是隱秘進行的，防止員工有意識的進行工作，所以調查的結果是具有可信度的。圖中的點代表著不同的員工個體，不同的顏色代表著不同的職務，圖中的線代表著調查過程中的溝通聯(lián)絡關系。這個圖所顯示的結果正如我們事前預測的結果一樣，信息共享確實會影響到部門的績效，兩者是相聯(lián)系的。

當然，不可否認的講，影響績效的因素不僅僅是信息共享，影響信息共享的因素也無法具體的反映到這張圖上，比如IT部門的工作性質和國貿(mào)部門的工作性質不同，技術、軟件人員和國貿(mào)員工的性格差異等等，但是這張圖足以證明信息共享確實與部門績效或者說是團隊績效有著相關性，這是不爭的事實。

接著我們把這個調查結果全盤細細地解釋給兩個部門的員工，以獲得他們的理解和下一步工作的支持。這期間，我們調查組沒少費腦子！

規(guī)劃階段

有了調查結果，并獲得了員工的理解之后，我們調查小組馬不停蹄的進行了下一步的工作：規(guī)劃一下實施整改措施的方案。我們主要有兩種方案，一是通過每周或沒半月召開一次交流會，讓大家暢所欲言，希望從中間建立起信息共享平臺；二是通過制定一些保障制度，并引入獎勵制度，以鼓勵大家進行內部培訓方式，實現(xiàn)信息共享。

我們根據(jù)IT部門的內部文化以及個人性格特點，決定采用第二個方案。培訓制度的建立不再贅述，在這里主要介紹一下關于建立獎勵制度的一些方法，因為這對于后面的實施很重要，而且對于我們來講也是第一次做。

培訓的獎勵制度公司是沒有的。在爭取了領導的同意之后，我們著手制定。主要思想是：按照項目獎金的比例，拿出3%（比例是根據(jù)項目獎金的額度制定的）作為培訓講師的獎勵以及優(yōu)秀學員的獎勵。當然如果公司愿意拿出項目獎金之外的錢做獎勵就更好，但我們因為是第一次做，所以現(xiàn)在還不現(xiàn)實。同時我們還制定了培訓申請程序，就是在培訓前培訓師要提交培訓課程及內容、培訓目標等。經(jīng)確定后，方可培訓。主要目的是保證培訓的重要性。

有獎勵就有評價，評價是基于幾個維度：培訓內容，培訓效果，培訓次數(shù)，課堂評價。然后為每個維度分配權重，并劃分等級，每個等級對應不同的點數(shù)。這樣評價體系可以初步定下來。參加評定的人員是所有參加培訓的人員，但人員的評價依然有權重之分，這樣防止不了解的人員胡亂打分。

值得一提的是，我們設立的點數(shù)累計制，就是一次講不好不要緊，可以申請第二次，當然，最多兩次，最終以最高分計。同時，在項目階段或在項目最后，培訓師將依據(jù)個人累計點數(shù)，按占所有培訓師總點數(shù)的百分比分配。

接著我們制定了一個輔助獎勵，就是給培訓師劃分等級，也會頒發(fā)相應的及時獎勵和獎狀。這樣可以滿足一部分的培訓師的尊重需要。

計劃階段

計劃主要的制定要針對我們的IT項目時間、人員安排來安排，不能影響到項目的進展和交付。這是最低的底線。這里不再細說計劃安排，因為每個項目都不一樣，要根據(jù)項目工作來安排。

實施階段

這一階段的主要任務是我們的人員安排問題，我被選定為總負責人，監(jiān)督和檢查培訓工作以及培訓、獎勵制度的執(zhí)行情況，我的助力做總考核人，由他來做考核工作的安排和匯總。

在這一階段我們還有負責解答人員的問題以及對考核、獎勵方案的解釋培訓工作。這些大家都比較清楚，不多說了。

不過，反饋和修正工作是必不可少的，無論如何，我們都要時時掌握員工對此整改的意見和建議，保證這項工作不能影響到員工的研發(fā)工作。

效果介紹

這里說一下我們實施一段時間的真實效果和現(xiàn)象，有很多不足之處，希望大家引以為戒。

一開始，大家沒有人主動去申請，仿佛申請的話大家會認為他很貪，或者自不量力。在這種情況下，我主動出擊，憑借自己以前在讀研時的講課“功底”（很菜的功底，呵呵），第一個開展培訓。現(xiàn)在想來，當時也確實沒辦法。有了開頭，后面就好作了，接著是助力，工程師等等。慢慢就好起來了。但是開始時，確實很難。

效果總是慢慢好起來，開始的培訓基本上效果不好，幾乎全軍覆沒，不過我鼓勵他們拿出來再講，效果明顯改善，可見我們開始制定的制度還是比較周到的。

現(xiàn)在，這項制度應用了由半年之久，效果比上年要有明顯的改善，但是這遠遠不夠，因為影響績效的因素不僅僅如此，所以，我們一邊保證和修改這項制度的進行，一邊又在籌劃下次的部門調查。（AMT）