使用定期審查確定項(xiàng)目狀態(tài)

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項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)建立一個(gè)可行的工作計(jì)劃（進(jìn)度表），并確保項(xiàng)目按這個(gè)進(jìn)度表順利進(jìn)行。然而，很多情況下讓第三方機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目進(jìn)行仔細(xì)檢查，保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行會(huì)更加合理。

大型關(guān)鍵項(xiàng)目尤其需要這樣做。如果一個(gè)二個(gè)月的項(xiàng)目花四個(gè)月才完成，你可能會(huì)感到難過，但從本質(zhì)上說，這不會(huì)對組織產(chǎn)生很大的影響。另一方面，如果一個(gè)預(yù)算1億美元，為期二年的計(jì)劃用了四年，花去二倍的預(yù)算才得以完成，可能就會(huì)對組織造成破壞性的影響。

大型項(xiàng)目進(jìn)行定期審查相當(dāng)平常。如果贊助方關(guān)注項(xiàng)目狀況，就會(huì)要求進(jìn)行項(xiàng)目審查。某些情況下，定期審查也可作為整體契約的一部分來進(jìn)行。（在一些組織中，這些審查稱為IV&V——內(nèi)部驗(yàn)證與確認(rèn)。）

對更大型的項(xiàng)目而言，執(zhí)行審查的人員必須是經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目審查員——公司內(nèi)部或外部人員。項(xiàng)目審查主要關(guān)注質(zhì)量檢驗(yàn)——詢問項(xiàng)目管理過程及建立可交付項(xiàng)有關(guān)的問題。審查可能按以下步驟進(jìn)行：

通知相關(guān)各方。審查員通知即將要進(jìn)行審查項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，確定合適的時(shí)間和地點(diǎn)。準(zhǔn)備審查。審查員可能會(huì)提前要求某些信息，或請項(xiàng)目經(jīng)理準(zhǔn)備討論項(xiàng)目的某些問題。這樣做可盡可能提高實(shí)際討論時(shí)的效率。

初步會(huì)見：審查員問一些問題，保證項(xiàng)目在正常進(jìn)行。這些問題與質(zhì)量保證有關(guān)，確保使用合理的步驟來開展項(xiàng)目，然后檢查這些步驟的結(jié)果。例如，在確信項(xiàng)目經(jīng)理在使用合理步驟來更新精確的進(jìn)度表后，審查員可檢查實(shí)際的進(jìn)度表，確定當(dāng)前的項(xiàng)目狀態(tài)沒有違反進(jìn)度表。

深入分析：在許多項(xiàng)目中，與項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)面以后，審查的調(diào)查過程可能會(huì)達(dá)到高潮。如果項(xiàng)目規(guī)模龐大，過程復(fù)雜，審查員可能需要會(huì)見項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的其他成員及客戶，進(jìn)一步審核項(xiàng)目文件。

記錄審查結(jié)果：審查員記錄項(xiàng)目狀態(tài)及該項(xiàng)目應(yīng)用的步驟。審查員還應(yīng)對有待改進(jìn)的領(lǐng)域提出建議，提供更加有效、主動(dòng)的項(xiàng)目管理方法。檢查審查報(bào)告初稿：審查員與項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)再次見面，對初步結(jié)論進(jìn)行仔細(xì)檢查。審查員提出有待改進(jìn)的缺陷與建議。這一檢查過程也為項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行必要的辯駁提供機(jī)會(huì)。一些情況下，審查員的初步結(jié)論可能會(huì)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理詳細(xì)而有針對性的反饋而做出修正。

發(fā)布最終報(bào)告：審查員發(fā)布最終結(jié)論與建議報(bào)告。項(xiàng)目經(jīng)理也可能發(fā)布針對審查的正式回應(yīng)。在正式回應(yīng)中，項(xiàng)目經(jīng)理可以接受建議，并討論實(shí)施這些建議的計(jì)劃。項(xiàng)目經(jīng)理也可發(fā)表自己對某些審查結(jié)果的不同意見，并說明自己的理由。項(xiàng)目審查對于大型項(xiàng)目獲得項(xiàng)目狀態(tài)的外部觀點(diǎn)非常有幫助。在很多情況下，經(jīng)驗(yàn)豐富的審查員能夠比項(xiàng)目經(jīng)理更加迅速地指出項(xiàng)目的潛在問題。
（zdnet）