有效管理與完成操作條款

操作條款是 ad-hoc 操作，需要持續(xù)不斷地進(jìn)行。通常情況，操作條款沒有可預(yù)先性。操作條款的實(shí)例包括為某些人提供細(xì)節(jié)信息，安排會議以及對一件工作進(jìn)行快速評估。

操作條款的管理有兩個(gè)常用的方法。對于比較重要的操作條款，最好的方法是將它以活躍成分添加到項(xiàng)目計(jì)劃中，為它分配資源并給定期限，然后管理這一活躍成分并且對它進(jìn)行追蹤。這是一個(gè)比較好的方法，因?yàn)樗鼘⒒钴S工作保持在隊(duì)列中，并且允許項(xiàng)目經(jīng)理查看操作條款執(zhí)行的進(jìn)度。

另一個(gè)流行的做法則是在單獨(dú)的操作條款日志中追蹤和管理操作條款。當(dāng)活動(dòng)工作需要一兩個(gè)鐘頭時(shí)，單獨(dú)的操作條款日志才有意義。當(dāng)工作時(shí)間超過這個(gè)數(shù)目時(shí)，必須將操作條款添加到工作計(jì)劃中。操作條款具有時(shí)間敏感性。當(dāng)一個(gè)操作條款在合理的時(shí)間框架內(nèi)完成后，它將被關(guān)閉并清除。

操作條款有時(shí)候與事務(wù)錯(cuò)誤地?cái)嚭驮谝黄?。事?wù)是這樣一種問題：如果它在項(xiàng)目中沒有被解決，則會對項(xiàng)目產(chǎn)生有害的影響。而操作條款只是一些簡單的需要重復(fù)運(yùn)行的工作。

如果將操作條款添加到計(jì)劃，則應(yīng)該像管理計(jì)劃活動(dòng)一樣追蹤它們。如果將比較小的操作條款記錄到操作條款日志，需要使用下面的過程管理它們：

1 項(xiàng)目經(jīng)理登錄進(jìn)入操作條款日志。在這里記錄了操作條款的存在性并確保它引起注意并被執(zhí)行。

2 項(xiàng)目經(jīng)理將操作條款分配給團(tuán)隊(duì)成員，團(tuán)隊(duì)的成員則對操作條款負(fù)責(zé)，然后采取必要的步驟完成任務(wù)。項(xiàng)目管理者也會被分派任務(wù)。

3 每一個(gè)操作條款完成的日期都應(yīng)被記錄到日志中，并且估計(jì)其需要的開銷。

4 如果完成操作條款包含比預(yù)期更多的工作，則應(yīng)引起項(xiàng)目經(jīng)理的注意，并將它們都添加到計(jì)劃中。

5 對操作條款日志每周做一次檢查，保證每個(gè)操作條款如實(shí)完成。因?yàn)椴僮鳁l款日志中的操作條款都只需要花一兩個(gè)鐘頭，則需要確保它被迅速完成。