以計算機為基礎的項目管理信息和控制系統

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現代大型項目的基本特征是所需資源昂貴，技術條件復雜，涉及的人數、機構和職能相互依存的程度高，風險大。在這種項目中，有一個能對項目信息和活動進行系統性管理的充分開發(fā)的系統是項目成功的關鍵所在。

1．開發(fā)項目管理信息和控制系統的必要性

在當今的企業(yè)環(huán)境中，大部分管理信息系統被設計來支持傳統組織機構中的決策和職能。例如，用計算機處理的會計系統、工資報表系統等為企業(yè)的財務管理職能提供了系統化的方法；銷售和預測的計算機輔助系統幫助和改進了這些職能的效率；人事管理系統支持了企業(yè)的人力資源開發(fā)；在產品設計和生產系統，也有根多計算機輔助設計、輔助制造系統用來為企業(yè)最終生產的產品提供眼務。但這些傳統的企業(yè)管理信息系統不能直接被有效地和實際地應用于項目管理中。因為就項目管理的本質而言，項目負責人必須超越職能機構的界限才能完成其目標，即綜合和指揮各個機構的特有資源走向一個特定的目標。而傳統的企業(yè)管理信息系統是為其他目的，即為使職能機構有效地實施其職責而設計的，它不能產生使項目經理和其他項目參加人員需要的具體信息，也沒有綜合和協調不同職能的功能。因此，適合于項目管理需要的、以計算機為基礎的獨特的項目信息和控制系統的開發(fā)是非常必要的。

2．項目管理信息和控制系統的特點

一個項目要達到某些特定的目標或產出，為實現這些目標或產出，項目需要適當的投入或資源。而在此過程中進行控制的是管理部門。管理部門的職責是有效地分配和利用各種資源以達到項目的預定目標，并在項目進行過程中控制和檢查這些資源是否根據項目目標正在被有效地利用。而為了做到這一切，需要通過信息系統。所以，信息系統的主要功能是使管理部門能夠評價項目如何逼近目標，從而為有效地利用寶貴資源及時作出決策。根據上述觀念，在設計任何項目管理系統時必須仔細考慮兩個重要要素：信息系統與控制系統。這是兩個既有區(qū)別又相互關聯的要素。如圖1所示，系統的信息要素本身主要涉及到與項目費用、進度及實施方向有關的準確的、結構性的信息的產生和數據加工工作，而系統的控制要素主要涉及到利用所提供的信息形成決策和給出與資源的利用或問題的解決有關的指令，控制要素和信息要素必須設計為彼此兼容和相互依存的，否則它們將起不到綜合系統的作用。

3．項目管理信息和控制系統的設計與開發(fā)

對于一個項目管理信息和控制系統來說，不管其應用范圍廣泛與否，都應該有支持表1所給出的基本要求的能力。該表中規(guī)定的要求對以計算機為基礎的系統和簡單的人工系統應該都是成立的。項目管理信息和控制系統除去產生信息的程序和系統以外，還必須包括保證產生作為信息輸出結果的決策的程序和系統。圖2描述了進行這些工作的一般概念。

表1 項目管理系統的基本要求

　項目管理信息和控制系統的概念
圖2給出的項目管理信息和控制系統的概念是應用了綜合信息和管理控制的一對一標準組件的概念，即在建立各種特殊模塊（以計算機為基礎或手工操作）以處理數據和產生與具體課題有關的信息的同時，還應建立進行項目控制的模塊。在該圖所示的系統中，信息系統接受項目的數據，對照已經確定的計劃和目標，評價項目的計劃、進度、費用以及其它實施狀況，產生有關項目計劃與實際完成之間的偏差信息，將此信息提供給控制系統。控制系統按照已建立的標準評價各個項目參數的偏差，以便確定到此為止的進程是否可以接受。該控制系統的輸出是更改項目資源、工作任務、實施與計劃、標準等等的決策或指令。

（1）信息系統的設計
管理信息系統通常包括兩個主要部分，見圖3，第一個是數據庫管理系統（DBMS），它是該系統的中心，并且包括一系列與數據庫有關的成套軟件，它在綜合的和邏輯的基礎上“管理”（儲存和檢索）該項目的數據。系統的第二部分包括一系列計算機成套軟件或專為該項目特定功能產生信息提供手段的模塊。信息系統模塊的主要目的是組織、收集、儲存和迅速而有效地處理數據，產生有意義的信息。這些信息將向管理部門提出關于項目情況、趨勢和潛在問題范圍的建議。這些模塊可以規(guī)劃、進度表、估算、費用管理、項目會計等編址，附加的模塊可以用來產生管理部門希望控制項目的幾乎任何方面的信息。例如，圖3所示的系統中給出了項目管理中最重要的三個控制方面：進度、費用以及項目會計管理。除此之外，還可根據項目的具體需要開發(fā)其它模塊，例如人力資源、材料庫存及控制，文件索引與檢索，安全及環(huán)境記錄等等?？傊?，能用明確的數據限定的任一需要都可以用搭積木式的方法設計和綜合到總系統中。

項目管理信息系統
在信息系統的實際開發(fā)和設計工作中，包括研究、評價、選擇和購買可利用的商業(yè)軟件包，以及對定制的專用模塊或應用軟件包進行設計和編程?，F在在市場上有許多通用化了的DBMS，為了選擇一個最適合項目管理的DBMS，應根據項目的需求事先制定一些評價準則，例如DBMS的技術性能和要求，DBMS的靈活性，標準化，設計特征，資源支持要求等等。在計劃和進度模塊的開發(fā)與設計中也同樣。目前市場上也有許多CPM或PERT軟件包可滿足項目的各種各樣的需求，關鍵還是要首先確定項目的具體需要，制定一個合適的標準并進行調查研究，以選擇一個在性能、特征等各方面最適合于項目需求的軟件包。
總之，決定購買和修改軟件包去滿足一個項目的特定要求，還是從零開始去開發(fā)一個系統，要看系統要求的獨特性，系統設計和程序支持的殲用性。

（2）控制系統的設計
控制的目的是保證項目活動符合計劃。控制關心的是現在，它包括查找和鑒定對計劃的偏離，并采取適當行動以確保希望達到的結果。與控制有關的主要因素是：①設置目標，②報告，③評價，④糾正行動。
我們已經知道，對一個項目來說，目標通常以進度、費用、技術以及質量指標來表示。項目管理的職能是去調整活動、資源與事件，去完成在項目計劃中所規(guī)定的進度、費用以及技術的目標。這一職能只有在對項目狀態(tài)的透徹了解的基礎上才能完成。這就需要一個能夠報告項目所有重要方面的信息系統，該系統把我們帶到控制的第二個要素方面來，即報告。由于控制行為涉及的是現在，所以需要一個對時間敏感的報告系統。即報告系統必須做到能夠使項目負責人及時作決策和發(fā)指令，從而引導項目作積極的變更。如果報告系統僅能在事實發(fā)生了相當一段時間、已經成為歷史問題之后提供反饋，則無法達到控制的目的。因此，控制的核心是一個能夠及時反饋重要的項目事件的信息系統，這也正是項目管理過程中有一個信息系統是十分重要的原因。
控制的第三個主要因素是評價由信息系統產生的信息。這一因素是采取糾正行動的基礎。如前所述，在項目的早期階段，不確定性很大，因而在項目進行過程中不斷對項目費用、進度、技術多數的指標或趨勢進行分析和評價是十分重要的。一個綜合的項目信息系統應該能夠提供一個強有力的工具，使早期問題的范圍和要求突出、醒目。問題一經查明，則必須及時采取糾正行動，這是項目控制的最后一個要素。
糾正行動意味著已經查明一種情況，它正在引起一個離開期望目標的偏差，應該對它采取糾正措施。因此，項目負責人必須制定若干種方案來解決問題，然后選擇最好的方案。
控制系統要素的一般圖解如圖4所示?？刂颇K的基本功能是從與項目活動及其完成狀況有關的信息系統接受輸入，然后對照已建立的項目目標來衡量是否在此期間存在變化或偏差。偏差偏離標準的多少將自動指出管理層次采取糾正行動的責任以及開始此行動可以利用的時間。由于程序建立在控制模塊中，因此如果不采取行動，或行動不符合下一個報告期的要求，模塊就自動把問題引到下一個管理層次，整個過程不斷重復，直到問題被解決。這樣，控制系統的最終輸出是項目管理部門（所有層次）的決策。

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