OA辦公系統(tǒng)有哪些管理支持的作用？

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OA辦公系統(tǒng)是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識體系（PMP），并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對項(xiàng)目提供顧問式指導(dǎo)、開展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。通過項(xiàng)目辦公室，項(xiàng)目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目組成員提供的管理支持內(nèi)容。

　　1、進(jìn)度管理

　　項(xiàng)目進(jìn)度表讓項(xiàng)目組成員知道了誰該做什么工作和什么時間要完成工作。這些信息通常通過計算機(jī)的進(jìn)度軟件來編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當(dāng)易掌握使用的進(jìn)度軟件問世時，普遍認(rèn)為項(xiàng)目成員都應(yīng)該學(xué)習(xí)使用這種軟件，并在項(xiàng)目管理中應(yīng)用它。然而，很快就被證明，讓項(xiàng)目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來實(shí)施項(xiàng)目并不能很好地利用他們的時間和技能。

　　項(xiàng)目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項(xiàng)目成員進(jìn)行項(xiàng)目計劃編制的人員。這些人要能熟練應(yīng)用計劃軟件。他們跟項(xiàng)目組成員共同工作，并根據(jù)項(xiàng)目需要對計劃進(jìn)行及時的更新。

　　2、工時管理

　　填寫工時表是項(xiàng)目組成員必須做的一項(xiàng)工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時表以說明他們在項(xiàng)目工作中所花費(fèi)的時間。如果項(xiàng)目成員參加的是不止一項(xiàng)工作，這其實(shí)是一個普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時填寫工時表以記錄花在每項(xiàng)工作中的時間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會想不起來。

　　項(xiàng)目辦公室的人員能幫助維護(hù)工時表。他們可以經(jīng)常跟項(xiàng)目組成員碰面，也許一二個月一次，來了解每個項(xiàng)目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時報告，逐項(xiàng)列明在報告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項(xiàng)目組成員只需為項(xiàng)目辦公室的人員提供自己花費(fèi)在逐項(xiàng)工作中的時間就可以了。

　　3、報告編制和分發(fā)管理

　　隨著項(xiàng)目的實(shí)施，隨之就會產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結(jié)果，對這些結(jié)果必須進(jìn)行記錄并分發(fā)給與之相關(guān)的項(xiàng)目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項(xiàng)目的進(jìn)程，其他的都是一些必須定期完成的項(xiàng)目進(jìn)展例行報告，比如，每月一次的進(jìn)度狀況報告。項(xiàng)目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報告。

　　4、可視工作室管理

　　對于較大型的持續(xù)超過3～4個月的項(xiàng)目，建立“可視工作室”的確是個很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌?，它可以是計算機(jī)化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設(shè)計先進(jìn)的電子設(shè)備的復(fù)雜工作室。項(xiàng)目辦公室人員可以負(fù)責(zé)維護(hù)“可視工作室”，比如，維持一個收藏有關(guān)項(xiàng)目管理文獻(xiàn)和項(xiàng)目發(fā)展歷史資料的圖書室。

　　5、文檔資料管理

　　隨著項(xiàng)目的完成，其產(chǎn)生的大量資料數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過系統(tǒng)化的檔案管理，就很可能會丟失?；诮?jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)去作出決策而不是憑感覺這一點(diǎn)很重要。因此，就需要收集項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)并存檔以記錄當(dāng)時項(xiàng)目是如何完成的。如果一個組織保留著許多項(xiàng)目的資料數(shù)據(jù)，該組織就可以開發(fā)一個有價值的數(shù)據(jù)庫以反映這些項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)，對今后的項(xiàng)目決策起到指導(dǎo)作用?？荚嚧缶庉嬚?/span>

　　6、報告匯集和分發(fā)管理

　　項(xiàng)目小組經(jīng)常要撰寫很多報告，諸如項(xiàng)目月進(jìn)度報告、試驗(yàn)程序與結(jié)果報告以及研究成果報告等等。盡管這些報告仍舊需要項(xiàng)目成員自己來起草，但項(xiàng)目辦公室可以通過行使圖書館的職能來幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報告。

　　7、項(xiàng)目工作手冊管理

　　項(xiàng)