2012年項目管理師：ERP項目中的隱含成本

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　　實施ERP是一個驚人的工程，投資之大足以令最鎮(zhèn)靜的CFO有點發(fā)慌。在ERP開始產(chǎn)生效益之前，除了軟件成本預算外，財務經(jīng)理還應該考慮咨詢、返工、集成測試以及一長串其他費用。低估對員進行新工作流程的培訓費用；沒有考慮數(shù)據(jù)庫集成需要；忽略需要額外的軟件去復制舊的報告格式；不像實施其他信息系統(tǒng)，在做預算和做計劃時的疏忽可能使實施ERP的成本急劇上升，甚至不可控制。
毫無疑問，制定預算時，不同的公司有不同的困難。實施過ERP（也稱企業(yè)資源管理軟件，ERM）的公司都有相同的經(jīng)驗，經(jīng)常會低估或漏掉某些成本。根據(jù)這個行業(yè)經(jīng)驗人士的觀點，以下五個方面是最可能導致預算超支的。
　　一、培訓實施過ERP的人一致認為，培訓費用是最難控制的預算項目。
　　
　　一般來說，這些人不會完全忽視培訓費用，但往往會低估培訓費用。Elf Atochem北美公司的副總裁、CIO，也是積極贊同引進SAP R/3系統(tǒng)的Robert M.Rubin提出了一條估計ERP培訓費用的不變規(guī)則；“即使你堅持我的規(guī)則，花在SAP系統(tǒng)上的培訓費用和時間仍將遠超過你的預期。 ”培訓費用之所以高是因為除了學習軟件界面外，幾乎每個員工都必須學一套全新的流程。以一位在Monsanto工廠裝卸碼頭負責接收運來的原材料的職員為例，Cissell說，“在SAP系統(tǒng)中，那位職員現(xiàn)在變成了會計員?！币驗檫@位職員是將新存貨直接鎖進了一個活的系統(tǒng)，一丁點錯誤都將立即對帳簿產(chǎn)生影響。一旦每位接受員工都有權進入系統(tǒng)，工廠的數(shù)據(jù)復核員不能像以前那樣簡單地成批地查看數(shù)據(jù)；如果需要的話，現(xiàn)在他們必須要能夠查明每一筆數(shù)據(jù)錄入的來源去證明其正確性，各級員工必須承擔不同的責任。Cissell說，“ERP的技術實施不是很多，軟件安裝雖然工作量很大，但它不是很難。然而，它強迫你在管理上要做許多改變?！边@種管理改變所需的費用包含在培訓費用預算內。
當必須要壓縮開支時，人們往往是最先壓縮培訓費用，這是一個最大的錯誤。Gartner Group的商業(yè)應用軟件研究部主管Chris jones說，一次成功的培訓，其費用至少應占到整個項目預算的10%.最好占15%.那些在培訓費用上太克扣的公司以后將為此付出更高的成本。
　　
　　盡管不能也不應該避免培訓費用，但仍有方法控制其成本。Curwood Group是一家為快餐、干酪、蜜餞及其他易包裝的產(chǎn)品生產(chǎn)包裝紙的公司。該公司通過“培訓培訓員”（t rain the trainer）的方式，使當?shù)氐穆殕T負責為公司14個生產(chǎn)網(wǎng)點的員工培訓ERP軟件。每一網(wǎng)點的培訓員負責評估各自的培訓需求，并通過與職工一同實際操作的方式進行指導。通過安全管理他們做雙倍的工作，并有權使用ERP軟件，按照Curwood公司MIS主管Carlo s monssen的看法，這對Marshall軟件來說是一個相對容易的任務。