陜西機關事務管理局關于印發(fā)執(zhí)行公文處理新規(guī)定的通知

陜西省人民政府機關事務管理局
關于印發(fā)執(zhí)行公文處理新規(guī)定的通知

陜政管發(fā)〔2013〕76號

機關各處室、局屬各單位：

    為了提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，推進公文處理工作科學化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)《省政府辦公廳公文辦理審簽程序和要求》，結合我局公文處理工作實際，特制定本規(guī)定。

    公文主要包括：文件、信函、刊物、傳真、電話記錄、資料等。公文處理包括：簽收、登記、分類、批辦、送辦、承辦、催辦等程序。

    一、簽收

    所有公文由辦公室秘書科負責簽收。機關各處室、局屬事業(yè)單位收到的公文須統(tǒng)一轉交辦公室秘書科簽收。機關各處室、局屬事業(yè)單位需要報送局領導請示、報告，先送秘書科登記，由秘書科辦文呈局領導簽批，嚴格堅持公文“一個口進出”制度。

    二、登記

    辦公室秘書科負責公文登記。公文登記應詳細記錄文件編號、收文日期、來文單位、文號、標題、附件、密級、份數(shù)等。對領導有批示的公文，要詳細登記批示內(nèi)容、批示時間等。

    三、分類

    對收到的公文，按照回復要求分為辦文、閱文、批文三類。并分別收入辦文夾、閱文夾和批文夾。

    辦文：指需要辦理、答復的公文。包括：有關廳局、局機關各處室、局屬事業(yè)單位直接報來需要辦理的公文；省委、省政府領導同志批示需要我局辦理落實的公文。

    閱文：指知曉性或備案性公文。

    批文：指有局領導同志作出批示的公文。

    四、批辦

    辦文：局辦公室承辦人提出擬辦意見，送辦公室主任閱批后即刻送局領導簽批。

    閱文：一種是由秘書科分送局領導閱示；另一種是在局領導間分別傳閱。在閱文里，局領導有批示意見的，轉入批文程序處理。閱文由秘書科負責傳遞、收回，送交檔案科留存歸檔。在局領導間分別傳閱的一般不得超過1個工作日；對沒有及時退回的閱文，秘書科應及時提醒；對因工作需要有關處室（單位）或個人要留存的文件，視情況而定。

    批文：秘書科專人送局辦公室主任閱示。按照辦公室主任批辦意見分類處理，“批辦”的按辦文程序處理，“閱知”的按閱文程序處理。

    五、送辦

    局領導批出的辦文，由秘書科登記批辦內(nèi)容后即送相關承辦處室。如果承辦處室人員外出，打電話約定送達時間。

    六、承辦

    承辦處室、單位收到公文后，盡快提出辦理意見，由承辦處室、單位負責人將辦理意見填入“承辦單位”欄后退辦公室秘書科。辦結公文由秘書科整理留存，年終送交檔案科歸檔。對于涉密辦文，要嚴格按照保密制度作好保管。

    承辦處室按照公文緊急程度抓緊辦理。平件一般應在2個工作日內(nèi)辦理，急件當天辦理，特急件接到后即刻辦理。對有些需要多方了解協(xié)商的公文，2個工作日內(nèi)不能拿出擬辦意見的，向秘書科說明原因后緩辦。

    七、催辦

    對承辦的公文需要貫徹落實或反饋辦理結果的，由秘書科負責催辦。

    本規(guī)定自發(fā)文之日起實行，由局辦公室負責解釋。

    附件：公文處理主要規(guī)則

陜西省政府機關事務管理局

2013年8月1日

附件

公文處理主要規(guī)則

    一、上行文

    冠“陜政管字”機關代字編號，對應文種：請示、報告、議案、意見等?！瓣冋茏帧敝饕怯糜谙蚴≌蛧芫终埵締栴}、匯報工作、提出建議等。

    對省政府領導人安排布置的某項工作任務完成情況，需報送省政府領導人閱知，沒有附帶請示事項的，以“送閱件”形式報送。

    審簽流程：擬文處室（單位）負責人初審→辦公室副主任復審→辦公室主任審核→分管局領導審核→局長審簽。局長外出時，可授權主持工作的局領導簽發(fā)。

    二、平行文

    冠“陜政管函”機關代字編號，對應文種：函、意見等。

    “陜政管函”主要是用于以我局名義向有關部門和單位聯(lián)系商洽工作、詢問答復問題，傳達國家機關事務管理局和省政府領導同志對有關部門請示事項的批復意見，答復人大代表、政協(xié)委員建議提案辦理情況，向有關部門申報人、財、物計劃和其他工作方案等。

    審簽流程：擬文處室（單位）負責人初審→辦公室副主任復審→辦公室主任審核→分管局領導簽發(fā)。需呈送局長審簽的，一般情況下由辦公室主任同時簽批給局長、分管局領導。局長外出時，可授權主持工作的局領導簽發(fā)。

    三、下行文

    冠“陜政管發(fā)”、“陜政管通”機關代字編號，對用文種：決定、通知、通報、意見，以及“會議紀要”、“工作動態(tài)”等。

    “陜政管發(fā)”主要用于對全局內(nèi)部管理事項作出安排部署，傳達其他需要周知事項。

    “陜政管通” 主要用于對全局有關考核、檢查等工作作出安排部署，傳達其他需要周知事項。

    “陜政管發(fā)”審簽流程：擬文處室（單位）負責人初審→辦公室副主任復審→辦公室主任審核→分管局領導審簽→局長簽發(fā)。

    “陜政管通”審簽流程：擬文處室（單位）負責人初審→辦公室副主任復審→辦公室主任審核→分管局領導簽發(fā)。需呈送局長審簽的，一般情況下由辦公室主任同時簽批給局長、分管局領導。局長外出時，可授權主持工作的局領導簽發(fā)。

    “局長辦公會議紀要”、“局務會議紀要”由局長簽發(fā)。

    “專題會議紀要”由主持會議的局領導簽發(fā)。需呈送局長審簽的，一般情況下由辦公室主任同時簽批給局長、主持會議的局領導。

    “工作動態(tài)”由分管局領導簽發(fā)。

    四、聯(lián)合發(fā)文

    我局與兄弟（省、市）機關事務管理局或其他同級別部門的聯(lián)合發(fā)文，均參照“陜政管發(fā)”審簽流程要求審簽，掛主辦單位文號。

    五、機關處室、局屬事業(yè)單位對外行文

    機關處室、局屬事業(yè)單位原則上不得對外行文，個別單位確因特殊情況需對外行文的，須等同“省政府機關事務管理局”文件嚴格按程序審簽。機關處室、局屬事業(yè)單位不得擅自上報或下發(fā)不冠字、不編號、不加蓋印章的文件。

    各類公文審簽后，校對人員在公文印發(fā)前要認真復核，確保不出差錯。