天津OA信息化的“三四五六七”

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[b] 三步曲線式流程[/b] OA信息化是創(chuàng)造、組織和應用知識的過程。 某種程度上創(chuàng)造知識是最重要的部分，因為除非有高質量的知識，不然組織和應用就無從談起。創(chuàng)造知識開始于和客戶交流，在工作中學習，識別知識缺口，研究和分析以彌補缺口，并擴展到組織外部，組織外部有更好的知識。 組織知識意味著將知識放入知識庫中，知識庫主要有負責實際操作的員工和管理者構成，并由一個相對較小的技術平臺和一個更小的知識組織者群體所支撐。 應用知識使專業(yè)知識很快為員工和外部客戶及合作伙伴所利用。 這種創(chuàng)造、組織和應用知識的過程正是我們需要的三步式曲線模型。 [b] 三個大錯[/b] 犯錯誤是難免的，但在知識管理中有些錯誤是應該設法避免的： 把知識管理歸入計算機部門。計算機部門是與運作相關的部門，并不適合搞知識管理。從某種意義上說，這是一種妥協(xié)。問題在于：你把知識管理放在哪里？不管放在哪里都會產生問題。那樣做至少有一個好處：相對中立。現在知識管理的思想已經普及開來，它出現在哪里并不重要，因為它的影響實在太廣了，這就會產生一系列官僚主義作風，這是一個很大的問題。我們正在陷入沼澤：委員會實在太多了。 有一個龐大而分散的預算。為知識管理做了大量的預算但很難落實，預算不是從中央部門給出，組織內所有實體單位都做預算，為了花掉這些錢，每個、部門必須就花費項目與整個網絡達成一致——這好比用左手來擾右耳。 工作上有大量的間歇和間斷。在總裁發(fā)表講話的一年時間里，更換了所有的管理人員，這種做法將每個人弄得不知所措。要執(zhí)行知識管理政策，又要試圖弄清自己的角色，并且弄清和公司的關系，這實在不是個好主意。 [b] 四個不利因素[/b] 在知識管理中，會面臨一些不利因素。 第一，說服高級管理是一件很難的事。 第二個不利因素是目前精簡人員的趨勢，在一個人人自危的環(huán)境下讓他們分享知識，不是一件容易的事情。 第三，需要一直與那些持懷疑態(tài)度的利益相關者做斗爭。 最后一個現存體制中的信息和知識的組織狀況，如果很糟的話，將是麻煩的事情。 OA信息化的大部分要素并不是絕對必要的，但是如果能夠理清它們，很明顯我們將能受益非淺。 [b] 四個最難的問題[/b] 使社區(qū)發(fā)揮實際作用。 人們對實踐社區(qū)有許多浪漫的幻想，它可以共享和交流知識，可以與專家對話，但要打破組織結構上和地理上的障礙并非聽起來那么容易。 改造組織文化。每個人都在談論組織文化，“我們必須使人們習慣于分享，分享他們的知識。我們要讓他們以知識來武裝我們的員工?！钡窃趯嶋H情形中，當你對一個人說：“嗨，我知道你對這方面和在行，愿意與我分享嗎？”問題出現了。這些聰明的家伙整體坐在辦公室里，可能在愁找不到人傾聽，現在有了機會一古腦倒了出來。這也是分享的問題。事實上，讓人擔憂的是：如果設立了激勵制度以促進分享，人們會淹沒在無數的混合性的資料之中。 做得最好。當試圖做得最好時，人們常會找到一堆相關的東西，人們看了以后會說“至少要先分類，放到不同的抽屜里吧”。這確實比堆在一起強，但實質上仍舊是一團糟。 外部接口。外部接口也是人們面臨的一大問題，版權，機密和訪問權限都是主要的問題。 [b] 五個教訓[/b] OA信息化是未經證實的，不穩(wěn)定的，不可靠的東西。我們需要不斷地使知識管理變成未來組織的中流砥柱。 真正有價值的東西不是那種穩(wěn)定，可靠的知識，而是高價值的理念，這些理念也許會轉化為知識，但許多理念最終證明是錯誤的。應同時關注這兩種理念。 OA信息化不僅僅與知識有關，不應該將所有注意力都集中在知識上。 網絡不能解決所有的問題，而幫助平臺對知識管理的系統(tǒng)化工作在短期內更有價值。 我們需要有一個共同的工作空間，所有工作時用到的工具都在同一個桌面上，人們在其中工作，所需工作伸手可及。 [b] 六件幸運事[/b] 遇到一個意欲變革的領導，他總在尋找理想的變革方案。 有一支高度自我激勵的職業(yè)隊伍，他們對整個創(chuàng)意熱情高漲。 組織中存在未開發(fā)的知識潛能。 網絡創(chuàng)造了以前并不存在的外部可能性，使人們可以從更廣的角度考慮問題。 如果組織正在進行變革，對知識管理而言也是一件好事，可以將之作為對知識管理的適應性調整。 OA信息化委員會和組織變革能夠完美結合。 [b] 七件聰明事[/b] 構建一個大型知識庫，收集好的專有技術和已有的成功經驗。 建立幫助平臺，能夠回答客戶問題。一開始，人們認為這是無足輕重的事，而且持續(xù)不了多久。現在卻幾乎成立整個系統(tǒng)的中心，有一個能幫助你找到你需要的東西的人是該系統(tǒng)的關鍵。 專家目錄。 “誰知道什么？”，這是一件費神的事情，但又很重要，因為你必須要找出組織中合適的人。 發(fā)展數據。它不僅僅是數據，但發(fā)展數據形成的每個圖表都是對國家整個形勢的判斷，這里需要一類特殊的技術和方法。 交易信息。 這是與組織的交易信息聯(lián)系的紐帶。 對話空間。有潛力成為知識管理系統(tǒng)中最有力的部分之一，提出組織的問題，找到答案并進行活動的能力是一件極為重要的事情。 外部接口。這使信息為外部客戶使用的部分。 摘編自stephen denning的《知識前程：新的戰(zhàn)略遠景》