管理公司的失憶癥

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[i]牛津大學(xué)管理學(xué)教授菲利普（Nelson Phillips）等三位教授，于「史隆管理評(píng)論」（Sloan Management Review）指出，公司進(jìn)行知識(shí)管理，除了要學(xué)習(xí)及保存重要的信息，同時(shí)也要避免及除去不重要的信息。[/i] 牛津大學(xué)管理學(xué)教授菲利普（Nelson Phillips）等三位教授，于「史隆管理評(píng)論」（Sloan Management Review）指出，公司進(jìn)行知識(shí)管理，除了要學(xué)習(xí)及保存重要的信息，同時(shí)也要避免及除去不重要的信息。 他們指出，公司在產(chǎn)制知識(shí)后，又將學(xué)會(huì)的東西遺忘，這種失憶的情況，可以按照知識(shí)的新舊，以及情況發(fā)生屬于意外或故意，分為四種類(lèi)型。有些類(lèi)型對(duì)公司有害，有些則對(duì)公司有益，不同的類(lèi)型，公司有不同的因應(yīng)做法。 [b]1.遺忘記憶[/b] 公司不小心將累積的知識(shí)弄丟，通常有損公司的競(jìng)爭(zhēng)力，要再累積相同的知識(shí)，公司必須付出代價(jià)。發(fā)生這種情形的原因包括，產(chǎn)制的知識(shí)因?yàn)椴怀Ｊ褂茫饾u被淡忘、員工離開(kāi)公司、遺失重要的文件等。要避免發(fā)生這種情形，公司首先需要知道，組織知識(shí)累積的地方，然后保護(hù)這些知識(shí)。 一般的主管通常對(duì)這一點(diǎn)有過(guò)于簡(jiǎn)化的想法。例如，一家制造公司想要整埋老舊的產(chǎn)品藍(lán)圖，主管請(qǐng)員工重畫(huà)藍(lán)圖，讓版面更清爽，之后丟棄舊圖，并將新圖分類(lèi)歸檔，希望更容易使用藍(lán)圖。但是，主管疏忽的是，在舊藍(lán)圖上，有多年來(lái)員工手寫(xiě)的注記，這些信息非常重要，隨著舊藍(lán)圖的破損及汰換，不知不覺(jué)便消失了。 [b]2.保存記憶失敗[/b] 公司新獲得的知識(shí)沒(méi)有成功進(jìn)入組織的記憶，這個(gè)過(guò)程對(duì)公司有害。發(fā)生這種情形的原因包括，領(lǐng)導(dǎo)新做法的關(guān)鍵員工離開(kāi)公司、某個(gè)工作小組解散等，以致新知識(shí)來(lái)不及傳遞到公司的其它部份。 要避免這種疏忽的情形發(fā)生，公司必須采取兩個(gè)步驟，在有價(jià)值的新知識(shí)消失之前，成功抓住它們。首先，將知識(shí)清楚呈現(xiàn)，也就是從員工身上獲取知識(shí)。其次，將知識(shí)傳布到公司的其它部份，儲(chǔ)存在適當(dāng)?shù)牡胤剑簿褪菍⒅R(shí)制度化，成為能夠再?gòu)?fù)制的行為。 [b]3.去除記憶[/b] 公司刻意移除累積在組織記憶中的負(fù)面知識(shí)（例如，公司改變了使用的科技，之前對(duì)舊科技的知識(shí)變得沒(méi)效率，必須移除），這個(gè)過(guò)程對(duì)公司有益，幾乎和學(xué)習(xí)新知識(shí)一樣重要。這種知識(shí)有時(shí)候已深植公司，許多員工只是不斷照著做，不會(huì)質(zhì)疑利弊，如果公司要根除這種知識(shí)，必須大動(dòng)作打破既有規(guī)則。 [b]4.避免留下記憶[/b] 跟人一樣，公司也會(huì)學(xué)到壞習(xí)慣，對(duì)于不利于公司的做法及想法，在它們留存于組織的記憶之前，公司刻意將之消除，這個(gè)過(guò)程對(duì)公司有利。例如，公司從合作伙伴學(xué)到一種沒(méi)有效率的做法，公司要避免員工在公司中繼續(xù)這種行為。要避免留下壞習(xí)慣，首先，公司必須能分辨有用的知識(shí)，以及可能的陋習(xí)，之后還必須預(yù)防后者不斷累積。