深圳OA實務：業(yè)務流程之委外加工結(jié)帳流程

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對于生產(chǎn)企業(yè)來說，大部分時候委外加工生產(chǎn)是免不了的。如有時候自己生產(chǎn)任務來不及或者自己沒有技術設備等等，都可能導致委外生產(chǎn)作業(yè)的發(fā)生。雖然委外生產(chǎn)的結(jié)帳流程跟采購部門供應商結(jié)帳流程有點類似，但是，其處理起來的話，也有其特殊性。所以，在深圳OA系統(tǒng)中，往往把委外加工結(jié)帳作業(yè)跟供應商結(jié)帳作業(yè)區(qū)分開來，從而讓委外生產(chǎn)結(jié)帳流程更適應企業(yè)的實際情況。

如下圖，就是一家自行車企業(yè)的委外加工結(jié)帳作業(yè)流程。自行車企業(yè)的輪盤有鋼圈、鋼絲、輪胎組成，企業(yè)有時候自己組裝，但是，當企業(yè)生產(chǎn)任務比較緊的時候，他們的自行車輪盤就有委托外面的生產(chǎn)廠商組裝，從而減輕自己企業(yè)的生產(chǎn)壓力。下面我就結(jié)合這家企業(yè)的委外加工應付結(jié)帳流程來談談如何處理好這支作業(yè)。

第一步：確定委外加工應付需求。

1、 需求部門。不同的企業(yè)，可能委外生產(chǎn)加工復雜的部門不同。如我遇到過一個客戶，當生產(chǎn)部門決定某張生產(chǎn)訂單或者某個半成品生產(chǎn)需要委外時，他們就把這張單子轉(zhuǎn)交給采購部門處理;接下去的追蹤、結(jié)帳等作業(yè)都是由采購部門來負責。有的客戶，如外包作業(yè)比較多的話，則在生管部門有一個專門的委外加工處理小組，專門負責委外加工的相關作業(yè)。無論最后具體是哪個部門負責，其本質(zhì)是沒有區(qū)別的。只是在實施委外加工作業(yè)的時候，先搞清楚具體的實施部門，這對于權(quán)限的相關設計是非常重要的。

2、 發(fā)生頻率問題。有的客戶如果委外加工比較少的話，則可能是逐筆結(jié)帳，也就是說，完成一筆委外加工作業(yè)，就是結(jié)帳一筆，當然條件是委外生產(chǎn)廠商及時送來發(fā)票。這家自行車企業(yè)由于批量大，一張訂單往往設計到分批交貨，為了處理的方便，也是采取逐筆結(jié)帳。這里的逐筆結(jié)帳不是針對委外生產(chǎn)進貨單而言的，而是針對委外生產(chǎn)訂單而言。當然，有的客戶委外加工作業(yè)頻繁的話，也可以采用月結(jié)的方式處理。

3、 前置單據(jù)。委外生產(chǎn)加工結(jié)帳作業(yè)的前置單據(jù)有兩張，一張是委外加工生產(chǎn)單，另外一張是委外進貨單。在做結(jié)帳作業(yè)的時候，可以在這兩張單據(jù)中另選一張。不過這家自行車企業(yè)，他們采用的是根據(jù)委外生產(chǎn)加工單來生成應付憑單。這主要是因為他們的委外生產(chǎn)數(shù)量往往比較大，需要委外生產(chǎn)廠商進行分批交貨，而他們結(jié)帳的時候，則是這張委外生產(chǎn)訂單全部完工后再結(jié)帳。當委外生產(chǎn)進貨單審核的時候，會更新委外生產(chǎn)訂單中的完工數(shù)量。而結(jié)帳的時候，就是根據(jù)委外生產(chǎn)訂單的加工價格與完工數(shù)量計算出應付的加工款。當分批交貨時，這比一張張去統(tǒng)計委外進貨單，顯然要方便的多。這個處理方式，跟供應商進貨結(jié)帳就有明顯的區(qū)別。

明白以上這些概念之后，現(xiàn)在就可以進行第二步，根據(jù)前置單據(jù)進行結(jié)帳。由于這家客戶是根據(jù)委外生產(chǎn)訂單來進行結(jié)帳的，所以，在后續(xù)的描述中，我也是根據(jù)這個內(nèi)容展開的。

第二步：根據(jù)委外加工單結(jié)帳。

委外加工單結(jié)帳的時候，企業(yè)可以根據(jù)委外進貨單來進行結(jié)帳，也可以根據(jù)委外加工單來進行結(jié)帳。具體采用哪種方式，企業(yè)可以自己進行選擇。一般來說，企業(yè)只能夠選擇一種處理方式。當企業(yè)決定了具體采用什么方式處理后，就需要在系統(tǒng)基本設置處，進行向管的設置。

當根據(jù)委外加工單生成委外加工應付憑單的時候，系統(tǒng)會做如下的處理。

一是根據(jù)相關的條件，計算相關的數(shù)據(jù)。如會根據(jù)委外加工單上的完工數(shù)量與加工價格計算所需要的委外加工費用;會根據(jù)這家供應商付款條件來推算應付帳款日期，等等。這里要注意，如果是根據(jù)委外加工單來生成加工應付帳款的話，則默認情況下，其開始計算的日期為這張委外加工單對應的委外進貨單中最后一張進貨單的日期。這跟實際作業(yè)的處理方式是相同的。

二是更新相關單據(jù)的信息，主要是更新委外加工單與委外進貨單。在這兩張單據(jù)上，都有結(jié)帳單號這個字段。當運行“根據(jù)委外加工單結(jié)帳”作業(yè)時，系統(tǒng)就會自動更新這兩張前置單據(jù)這個字段的內(nèi)容。當加工應付帳款單刪除時，也同時會把這兩張單據(jù)的結(jié)帳單號刪除。如此的話，就可以保證單據(jù)前后之間的關聯(lián)性，實現(xiàn)關聯(lián)查詢。

三是加工應付帳款單的單據(jù)性質(zhì)。為了跟其他的應付帳款單區(qū)分開，我建議企業(yè)用戶另外設置一張應付帳款單，如“委外加工應付帳款單”，用來獨立統(tǒng)計委外生產(chǎn)的加工費用。為此，用戶可以先在應付單據(jù)設置處，設置“委外加工應付帳款單”;然后在“根據(jù)委外加工單結(jié)帳”流程設置中，指定這張應付帳款單。如此，以后根據(jù)這支作業(yè)生成的應付帳款單的單據(jù)名稱都為“委外加工應付帳款單”。

另外需要注意一點，就是應付帳款單到底有誰來做。在采購作業(yè)中，應付帳款單毋庸置疑，是需要財務部門來進行處理的。但是，委外生產(chǎn)所涉及到的應付帳款單，一般情況下是有委外生產(chǎn)作業(yè)的負責部門來生成的。因為往往在委外生產(chǎn)結(jié)帳的時候，所涉及到的因素比較多，如可能企業(yè)自己提供了部門的原材料或者其他的一些支出，需要在加工費用中扣減等等。而這些內(nèi)容的話，委外生產(chǎn)作業(yè)的主管部門更加的清楚。為此，在實施這支作業(yè)的時候，一般都是由生管或者采購部門來生成應付帳款單，然后由財務部門進行審核。所以，需要把委外應付帳款單跟采購的應付帳款單區(qū)分開來，以利于后續(xù)的處理。

第三步：應付帳款單遞交。

當委外生產(chǎn)負責部門建立好應付帳款單，并核對準確之后，就需要把這張單據(jù)轉(zhuǎn)交給財務部門進行審核。一般來說，委外生產(chǎn)部門在轉(zhuǎn)交應付帳款單的時候，還需要轉(zhuǎn)交相關的一些單據(jù)。

常見的有對應的委外進貨單、材料領用明細、委外生產(chǎn)訂單、發(fā)票等等單據(jù)。為了處理方便，用戶可以通過關聯(lián)查詢，把除發(fā)票之外的單據(jù)執(zhí)行關聯(lián)打印，如此的話，對于財務部門核對帳務的話，是比較方便的。在實際工作中，往往財務部門對帳的時候不需要這些單據(jù)上的所有內(nèi)容，而只需要一些特定的數(shù)據(jù)。所以，有時候我們會為他們設置一份特殊的報表，報表中包含財務部門或者委外生產(chǎn)主管部門對帳所需要的相關信息。這對于提高他們的工作效率，是非常有幫助的。用戶可以通過系統(tǒng)提供的“自定義報表”模塊，設計自己所需要的報表。

當財務部門核對后，覺得帳目有問題時，就可以拒絕審核，把單據(jù)退回給責任部門，讓他們重新核對;若帳目沒有問題的話，就審核這張委外生產(chǎn)應付帳款單。如此的話，這比應付帳款就會正式考慮到應付帳款計劃中去。

另外，在執(zhí)行這支作業(yè)的時候，有以下這幾個問題要引起我們的重視。

第一，有時候某個合作伙伴，即是企業(yè)的原材料供應商，又是我們的委外加工生產(chǎn)廠商。在這種情況下，該如何處理?我們實施顧問的意見是，最好分別處理。也就是說，當月到這種情況的時候，我們可以設置兩個合作伙伴甲與乙。如這個合作伙伴承擔原材料供應商的角色比較多，則就可以把甲設置為供應商，然后把乙設置為委外加工生產(chǎn)廠家，然后把甲設置為乙的總公司，并設置為甲公司付款與甲公司開發(fā)票。這么分開處理，對于業(yè)務的處理、歸類、追蹤以及數(shù)據(jù)分析，是非常有幫助的。否則的話，同一個合作伙伴不同業(yè)務混雜在一起的話，就會很難處理，如不同的業(yè)務可能對應的付款條件不同，若當同一個業(yè)務伙伴來說，就很難處理這類的業(yè)務，所以需要把一個合作伙伴虛擬成原材料供應商與委外加工生產(chǎn)廠商。當然，這要看這個業(yè)務發(fā)生的頻率，若這種情況是偶爾發(fā)生的，那么也沒有這么處理的必要。相反，若一個月要發(fā)生好多次，則筆者還是建議最好按這個方式處理。

第二，要注意處理原則的一致性。如是按委外生產(chǎn)訂單結(jié)帳還是按委外進貨單結(jié)帳的問題，最好需要進行明確。一般的情況下，最好只采用一種處理方式，否則的話，根據(jù)我項目實施的經(jīng)驗，用戶比較容易搞錯。雖然系統(tǒng)是支持一家企業(yè)采用多種處理方式的，但是我們在項目實施的時候往往不建議用戶這么做。（IT專家網(wǎng)）