計(jì)量管理系統(tǒng)為現(xiàn)行信息管理可被更改和再次利用

典型地說，這些事務(wù)處理在一個(gè)工作紐中通過局域網(wǎng)進(jìn)行并通過與本組織機(jī)構(gòu)主干網(wǎng)相聯(lián)接或通過廣域網(wǎng)或電信來與工作以外的其他人進(jìn)行通信。當(dāng)防止系統(tǒng)的外界源與該系統(tǒng)進(jìn)行事務(wù)處理通信時(shí)會(huì)發(fā)生一種特殊情況比如-個(gè)數(shù)據(jù)庫中的文件被利用該數(shù)拋埠的菜人通過一個(gè)登錄的終端所更新。不管怎樣，除非該組織機(jī)構(gòu)采取特殊的保護(hù)措施，否則任何這些通信過程所形成的文件將幾乎或完全沒有作為證據(jù)的價(jià)值。為了使文件具有證據(jù)價(jià)值，事務(wù)處理的內(nèi)容必須附有以下數(shù)據(jù)記錄之． 1．形成者的職能背聚和導(dǎo)致該文件所記錄的事務(wù)處理產(chǎn)生的過程． 2．軟件和硬件的依賴性； 3．理解事務(wù)處理內(nèi)容所必高的編碼結(jié)構(gòu)。 對于這三類元數(shù)據(jù)我們還必須添加一個(gè)獨(dú)有的標(biāo)識(shí)符和檢索用 的其他信息以及關(guān)于文件利用的條款和條件。在20世紀(jì)90年代中期我們把這些綜合定義為“而務(wù)認(rèn)可的通信要求”把一個(gè)可以把元數(shù)據(jù)從所有這些信息源中傳送的“協(xié)議”模型。 【1】檔案化電予文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須在兩個(gè)基本原則指導(dǎo)下進(jìn)行：首先電子文件必須從其形成之時(shí)起即按檔案的要求來進(jìn)行管理，并防止被改動(dòng)。這樣做的結(jié)果是夕檔案工作者必須在管理中放棄“文件生命周期”模式其次，電子文件必須按件來進(jìn)行管理使用單份文件級(jí)層次的元數(shù)據(jù)。 【2】篁樣做的結(jié)果是，檔案J作者需要確保元數(shù)據(jù)是與電子文件的內(nèi)容 一起形成并絕對安拿地蓋上電子印章進(jìn)行保在。這些原則與那些指導(dǎo)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)和運(yùn)行的原則在本質(zhì)上是沖突的。首先辦公室文件在多￡弗個(gè)現(xiàn)實(shí)使用階段中必須作為現(xiàn)行信息管理可被更改和再次利用。這樣做的結(jié)果是，新的信息需要取代IR的信息，文件的新近稿本和最終形式必須總處于最優(yōu)先的地位。其次辦公室文件應(yīng)根據(jù)各具有查閱優(yōu)先權(quán)的辦公部門和用戶的需要按邏輯進(jìn)行整理，以便使文件看上去如同艾實(shí)體與那些涉及同樣的事務(wù)、處下習(xí)‘事務(wù)處理過程同一階段、要求進(jìn)行同樣的審查或有著同樣的主題的文件在放在一起一樣。這種按理必須適應(yīng)性很強(qiáng)并需要反映出犄定用戶所認(rèn)可的意圖。