成功實(shí)施企業(yè)免費(fèi)工單管理系統(tǒng)的第二步——正確劃分免費(fèi)工單管理系統(tǒng)的實(shí)施階段

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  成功實(shí)施企業(yè)知識(shí)管理的第二步——正確劃分免費(fèi)工單管理軟件的實(shí)施階段

    免費(fèi)工單管理軟件的概念在企業(yè)中是比較陌生的，特別是對于基層者和普通員工。要實(shí)施好免費(fèi)工單管理軟件項(xiàng)目，就必須解決觀念建立的問題，文化沖突的問題、甚至還有工作習(xí)慣沖突等問題。這些問題的解決必然是一個(gè)比較長期的、磨合的過程，這就決定了我們在實(shí)施免費(fèi)工單管理軟件時(shí)，應(yīng)正確地劃分實(shí)施階段，既保證有整體的規(guī)劃性，又保證每階段的可操作性和有效性，真正讓企業(yè)把免費(fèi)工單管理軟件逐步置于企業(yè)管理的核心位置，并解決企業(yè)的工作問題。對此，我們用在TCL實(shí)施免費(fèi)工單管理軟件的案例來說明。

    TCL TV事業(yè)部是TCL集團(tuán)最重要的經(jīng)濟(jì)力量，主要從事TV、Monitor、AV等產(chǎn)品系列的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，在國內(nèi)比較規(guī)模十分龐大，分別在深圳、惠州、河南、內(nèi)蒙、無錫等地都設(shè)有生產(chǎn)基地，并在組織架構(gòu)上予以管理保障，成立了人力資源、采購、服務(wù)、制造、研發(fā)、財(cái)務(wù)、大陸銷售、海外銷售等管理中心。TV事業(yè)部充分認(rèn)識(shí)到了信息網(wǎng)絡(luò)對管理和業(yè)務(wù)工作重要性，已建立比較完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也正在實(shí)施erp系統(tǒng)，可以說信息化正在成為TCL在業(yè)界進(jìn)行競爭的一股重要力量。但經(jīng)過十幾年的發(fā)展，組織和基地分散性很大，業(yè)務(wù)信息不暢通，既使有了ERP，也因?yàn)镋RP數(shù)據(jù)信息的復(fù)雜、專業(yè)和大量，致使管理者無法及時(shí)得到綜合有效的決策支持信息，進(jìn)而導(dǎo)致決策速度慢、決策準(zhǔn)確性受到影響。TCL TV事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題，并感到既使局部工作效率的提高能帶來的效益往往無法彌補(bǔ)決策失誤所帶來的損失，必須通過免費(fèi)工單管理軟件首先解決這個(gè)問題。

    看起來，TCL TV事業(yè)部要解決的工作問題并不難。但經(jīng)過仔細(xì)分析和研究，特別是由泛普軟件公司主要領(lǐng)導(dǎo)與TCL TV事業(yè)部信息主管領(lǐng)導(dǎo)多次商量、分析，實(shí)際這是一個(gè)綜合問題。展開來看，這個(gè)問題的解決首先要確保有充分的數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)，然后要進(jìn)行綜合處理成管理者易于理解和應(yīng)用的知識(shí)，最后還要用先進(jìn)的手段及時(shí)地傳播給管理者、決策者。這個(gè)綜合問題的實(shí)質(zhì)是要求管理者把事辦“對”，但它的基礎(chǔ)又要求基層工作者和管理者把事辦“好”、辦“快”，顯然這些過程要用免費(fèi)工單管理軟件來實(shí)現(xiàn)，且是一個(gè)較長的過程。如何把這個(gè)過程有效地分解？特別是第一期應(yīng)該做什么？這些問題成了實(shí)施免費(fèi)工單管理軟件必須解決的階段規(guī)劃問題。

    我們在本刊上一期的文章《成功實(shí)施企業(yè)免費(fèi)工單管理軟件的第一步》中已經(jīng)得出一點(diǎn)結(jié)論，就是：免費(fèi)工單管理軟件從沉淀和共享傳播開始。這個(gè)結(jié)論在TCL的項(xiàng)目中看來也是適合的，所以針對TCL TV事業(yè)部的實(shí)際問題，雙方共同確定了第一期實(shí)施階段的目標(biāo)、內(nèi)容和方式。較具體地講，第一期的方案是：

    （1）文檔與數(shù)據(jù)信息管理

    即將主要業(yè)務(wù)單位的工作信息、工作資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息和工作標(biāo)準(zhǔn)、流程、制度等沉淀下來，科學(xué)地分類、存貯在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)每個(gè)管理者都能方便地、快捷地找到他所需要的信息和知識(shí)。這就是知識(shí)共享。

    （2）信息發(fā)布管理

    即通過新聞發(fā)布、訂閱發(fā)布、動(dòng)態(tài)發(fā)布、手機(jī)短消息發(fā)布等措施，將上列信息、資料、知識(shí)及時(shí)傳播給管理者和決策者。

    有了第一階段的知識(shí)沉淀，就使得決策支持成為可能。但我們同時(shí)要看到?jīng)Q策工作僅僅依據(jù)于已經(jīng)出現(xiàn)的情況、發(fā)生的數(shù)據(jù)，是不完善的，而大量的依據(jù)還在員工、基層管理者的腦中，他們對業(yè)務(wù)、對事情的了解和看法是非常實(shí)際而重要的。所以能否建立一個(gè)渠道讓員工、基層管理者與管理者、決策者溝通起來，直接得到“隱性”的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，這也是決策成敗的關(guān)鍵之一。經(jīng)過認(rèn)真的研究，第二期的免費(fèi)工單管理軟件實(shí)施內(nèi)容就主要是：一方面形成決策支持的“顯性”免費(fèi)工單管理軟件，建立知識(shí)、信息、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理、優(yōu)化處理；二是建立協(xié)作、溝通的平臺(tái)系統(tǒng)，提高管理層、決策層的工作正確性和工作效率。

    第三階段該做什么呢？我們回頭一想，免費(fèi)工單管理軟件是管理層決策工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是其它工作管理的支持基礎(chǔ)，所以把所有工作建立在免費(fèi)工單管理軟件基礎(chǔ)上才是實(shí)施免費(fèi)工單管理軟件的最后方案。實(shí)際上，這就是要求把現(xiàn)有的工作管理系統(tǒng)與免費(fèi)工單管理軟件系統(tǒng)整合起來，包括ERP系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HRM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，最后實(shí)現(xiàn)由一個(gè)門戶系統(tǒng)進(jìn)入所有的工作業(yè)務(wù)和免費(fèi)工單管理軟件系統(tǒng)。

 

    按照TCL免費(fèi)工單管理軟件項(xiàng)目的規(guī)劃，完成后不僅逐步達(dá)到了先期的要求，即支持管理層的決策工作，把事辦“對”，而且實(shí)際上還將起到免費(fèi)工單管理軟件的其它作用，這就是建立起了把事辦“好”的技能免費(fèi)工單管理軟件、把事辦“快”的規(guī)范免費(fèi)工單管理軟件，基本實(shí)現(xiàn)了免費(fèi)工單管理軟件的全面解決。

    總結(jié)起來，要成功實(shí)施免費(fèi)工單管理軟件，實(shí)施階段的劃分也非常重要。首先要按照企業(yè)對免費(fèi)工單管理軟件的理念樹立過程進(jìn)行；還要循序漸進(jìn)，從基本解決現(xiàn)實(shí)的企業(yè)問題入手。最后，千萬別忘了，知識(shí)、信息、數(shù)據(jù)的沉淀、積累與共享是長期實(shí)施免費(fèi)工單管理軟件的基礎(chǔ)。