試論數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率研究

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　　摘 要：本文從提升數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的服務能力，體現(xiàn)其建設與應用價值的角度，提出對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的基本要求與評價指標，探討分析目前存在的問題以及影響因素，探究提高數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的有效途徑。

　　在當前信息化建設大環(huán)境下，越來越多的企業(yè)、部門建立了數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，成為當前最主要的檔案信息服務方式，如數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案資源管理平臺等。如何更好的體現(xiàn)建設與應用價值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問題。要把工作重心從前期的“建館”向后期的“利用”轉移，重點放在盤活檔案庫藏資源，實現(xiàn)資源共享與網(wǎng)絡化服務上，即強化系統(tǒng)核心功能——數(shù)字檔案信息檢索的建設。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率是指系統(tǒng)實施識別和查找過程的效率，它是評價整個數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設與服務應用水平的重要指標，有必要對其進行研究與探討。
　　一、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率基本要求
　　開發(fā)建設數(shù)字檔案信息系統(tǒng)是要將檔案以數(shù)字化的形式進行保存、傳承與開發(fā)利用，對系統(tǒng)檢索效率的基本要求就是要以用戶需求為中心，最大限度滿足用戶對檔案的查詢，從而大大提高檔案信息資源共享和開發(fā)利用效率。
　　二、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的評價指標
　　對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的評價指標應從檢索速度與檢索深度兩個方面體現(xiàn)：
　　1.衡量數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索速度的評價指標
　　檢索耗時：是指檢索出的檔案相關信息量所花費的時間。
　　檢索速度：是指檢索出的檔案相關信息量除以檢索耗時。
　　2.衡量數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索深度的評價指標
　　檢索深度體現(xiàn)的是檢索精度的特性，要求檢索結果全面準確、實用有效，是檢索質量的保證。其評價指標如下：
　　查全率：是指檢索出的檔案相關信息量與系統(tǒng)中的相關信息總量的百分比。
　　漏檢率與查全率互補：漏檢率=1-查全率
　　查準率：是指檢索出的檔案相關信息量與檢索出的信息總量的百分比。
　　誤檢率與查準率互補：誤檢率=1-查準率
　　三、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索存在的問題
　　由于檔案文件之間存在的有機聯(lián)系和檔案組織方式的層級特征，檔案信息檢索的實現(xiàn)更為復雜，當前部分數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率不高，直接影響了用戶應用系統(tǒng)查閱檔案的積極性，客觀表現(xiàn)出以下問題：
　　1.檔案信息檢索不方便
　　檢索過程不直觀、快捷，用戶不能及時得到所需信息。
　　2.檔案信息檢索不全面
　　需要的信息缺失，重要的信息沒有。
　　3.檔案信息檢索不準確
　　檢索出的信息偏差大，關鍵信息少，沒用信息多。
　　四、影響數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的主要因素
　　針對實際存在的問題，應從軟、硬件兩方面剖析影響因素，在檔案信息資源管理與計算機軟件工程等方面進行分析，尋找解決對策。
　　1.從數(shù)字檔案信息資源建設角度分析
　　1.1數(shù)字檔案信息資源建設較分散。檔案信息的檢索首先是檔案信息的序化、組織與存儲，如果檔案著錄、編目不充分、不深入，就會使海量的檔案信息無法進行有效的利用。
　　1.2數(shù)字檔案信息資源范圍受限。限于一館、一局域網(wǎng)的檔案信息檢索利用需求降低，數(shù)字檔案信息化建設應用價值降低。
　　1.3數(shù)字檔案信息資源形式欠完備。數(shù)字檔案信息資源應建立健全包含文本、圖像、音頻與視頻檔案等多種多樣的資源形式，不斷建設豐富、完備、優(yōu)質的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案信息檢索才會越全面、越準確。
　　2.從數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索功能角度分析
　　2.1檢索工具不健全。檢索工具沒有詳細描述檔案文件的內容特征與外部特征，大多適應于手檢。如只采用目錄檢索工具，沒有建立健全以全部文本信息作為檢索對象的全文檢索工具。
　　2.2檢索服務方式不靈活。如通過互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡檔案信息檢索空缺。
　　2.3檢索功能有待改進。當前僅基于文本檔案的檢索技術已無法滿足用戶的需求，基于內容的信息檢索技術得到了迅速的發(fā)展和應用，如語義分析基礎上的智能檢索。
　　五、提高數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的途徑
　　做好信息網(wǎng)絡技術與檔案管理工作的不斷融合，從數(shù)字檔案信息系統(tǒng)資源、技術、應用、管理等要素方面多管齊下，才是提高檢索效率的長效機制。
　　1.做好檔案資源基礎整理工作
　　重新對檔案資源進行標準化與規(guī)范化整理必不可少。開展檔案著錄基礎工作，注重自身行業(yè)特點與數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的要求，重新制定出適合本館、本行業(yè)的著錄細則，指導具體操作。
　　2.建設豐富的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫
　　豐富的館藏資源數(shù)據(jù)庫是利用的根基。加快電子文件歸檔規(guī)范化建設，提高檔案雙軌制管理效率。
　　3.建立健全數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索工具
　　目前，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)主要建立以下四種檢索工具：
　　3.1目錄檢索工具。指以一個檔案館或檔案室為基本著錄單位，將一批相關檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內文件目錄、案卷目錄、全宗目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。
　　3.2題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具，是保證檢索查準率的關鍵工具之一。要統(tǒng)一規(guī)范檔號、存放位置等題錄內容，補全題名、責任者、日期等要素，對責任者、機構簡稱等名稱記錄一致，避免識別不清的情況，增加誤檢率。
　　3.3文摘檢索工具。能更為詳細的揭示檔案文件內容的檢索工具，對重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具，將更方便查閱。如針對科研檔案進行的“成果簡介”，體現(xiàn)重要科研成果，能有效提高檢索效率。
　　4.加大投入不斷完備數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索功能
　　4.1應用先進復雜的組合檢索技術。信息檢索技術決定了查詢效率，對于數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)檢索功能，不僅要支持一般的全文檢索，而且支持組配檢索、ANT檢索、布爾邏輯檢索、二次檢索等多種復雜檢索方式，以及突出對非結構化數(shù)據(jù)內容的檢索，從而提高檢索效率。如北京市數(shù)字檔案館使用的iBASE數(shù)據(jù)庫智能全文檢索引擎，“支持如基于自然語言的全文檢索、字段限定檢索、布爾檢索、前方一致檢索、相鄰檢索、基于內容的全文檢索以及后控詞表檢索等”，“對數(shù)以百萬份檔案的檢索速度僅在1秒鐘范圍內” ，很好地滿足了用戶對海量數(shù)據(jù)檢索效率的要求。
　　4.2提供網(wǎng)絡檔案信息檢索功能。檔案網(wǎng)站是數(shù)字檔案信息系統(tǒng)服務用戶的重要窗口，建設多層次、多類型的檔案信息服務網(wǎng)絡，形成網(wǎng)站群，提供搜索引擎或針對多級用戶的普通檢索與高級檢索功能。
　　4.3提供基于知識服務的信息檢索。目前，隨著知識處理技術的發(fā)展，信息檢索由基于關鍵詞的檢索逐步轉向針對內容的基于知識的信息檢索，即從語義和概念出發(fā)，自動分析信息資源，查找和發(fā)現(xiàn)相關知識單元，使信息檢索更貼近用戶需求。如提供公文、合同、學術等檔案主題進行檢索，能提高檢索速度，減少檢索耗時。
　　4.4提供增值檢索服務。世界最大、最著名聯(lián)機情報檢索系統(tǒng)DIALOG聯(lián)機檢索系統(tǒng)提供了各類型信息檢索、定題服務、原文訂購、知識索引、跨文檔檢索等強大的檢索功能。作為企業(yè)、部門，可轉變檔案管理思路，建設共享的檔案信息聯(lián)機檢索系統(tǒng)，提供增值檢索服務，根據(jù)用戶的要求，進行有針對性的開放檔案與行政規(guī)范性文件服務，幫助提供檔案信息，協(xié)助用戶提高檢索效率。
　　總之，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)不僅是采用數(shù)字形式存儲檔案，而是要實現(xiàn)檔案資源共享，才是系統(tǒng)建設的最終目標。檔案的價值最終體現(xiàn)在“用”上，向用戶提供檔案資源，方便查詢，保證系統(tǒng)檢索效率，是數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設不懈努力的方向。