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免費版費用報銷軟件系統，是利用先進的軟件和網絡技術，完全有效約束和規(guī)范財務制度的強大軟件系統；它能使所有費用的發(fā)生改變傳統的審批方式，通過專有的軟件執(zhí)行，優(yōu)化財務流程和制度，能夠大大提高資金利用效率，減少開支，降低費用成本，提高工作效率等。簡單的費用報銷應用只需滿足費用遠程填寫遠程提交和異地 審批統計等功能，實現各地辦事處分子公司財務的集中管理和控制。
免費版費用報銷管理系統的作用，就是將企業(yè)費用開支過程信息化，利用信息技術為企業(yè)解決在傳統手工管理模式下難以解決的一些問題。歸納起來，費用報銷管理系統可以幫助企業(yè)解決費用管理四個方面的問題：工作效率的問題、管理控制的問題、分類核算的問題和事后分析的問題等四個方面。
免費版費用管理報銷系統的應用價值
1、工作效率的問題：
在手工模式下填寫費用報銷單，無論是經辦人申報還是審批人審批，這種報銷方法工作效率都不高，網絡報銷能解決這種問題。
單據填寫效率：每個環(huán)節(jié)，經辦人需要手工填寫大量的信息，而且同一筆開支的前后環(huán)節(jié)，很多信息都是重復的，但還得填一遍，差旅費報銷制度，費用報銷流程沒有優(yōu)化。
業(yè)務審批效率：經辦人需要拿著每份單據找到各級領導進行審批，如果遇上領導出差，則需要等待很長的時間。對于常駐公司總部以外地區(qū)的員工，發(fā)生大額業(yè)務時，必須公司高層領導簽字審批，此時，往往需要將單據郵件到公司總部，這極大的降低了單據審批的效率。
財務審核效率：財務人員審核單據必須對每一份紙面單據的審批金額進行復核，并需要核對眾多復雜的業(yè)務信息。在做賬務處理時，必須將紙面單據中所包含的眾多信息錄入到賬務系統中去，使得會計人員無法脫身于繁雜的機械勞動。
在費用報銷管理系統里，所有與費用開支有關的單據，都可以在網上提交和審批，實現在線報銷，一個數據只要錄入一次，就可以多處重復利用。尤其是財務的記帳憑證，可以直接從業(yè)務單據中自動生成，大大提高了費用開支過程的工作效率。
2、管理控制的問題：
在手工管理得狀態(tài)下，審批人面對要審批的單據，由于無法及時獲得該單據相關的其它信息，只能草草地簽字，最后導致很多地方出現失控。
例如，對于員工的借款，審批人由于無法及時獲得該員工還有多少未結算的借款數據，看到本次借款的理由也基本成立，就簽字同意。日積月累的，企業(yè)其它應收款中的個人借款余額已經很可觀了，一方面企業(yè)的費用核算不準確，另一方面企業(yè)資金被員工占用。
在費用報銷管理系統里，可以對某些項目設置一定的約束條件和控制方式，系統可以對處于約束范圍的開支事項自動進行控制處理。對于沒有處于約束范圍的開支事項，可以通過為審批人提供實時的數據查詢，由審批人進行合理的人為控制。從各個方面，提高了開支過程的管理與控制力度。
3、分類核算的問題：
企業(yè)的會計核算是按照統一的會計制度和會計準則來執(zhí)行的，其形成的帳目是對外的。但對于企業(yè)的管理者來說，需要有一套符合企業(yè)實際情況和管理需要的數據，也就是說需要建立一套面向企業(yè)內部管理用的核算體系。
在手工管理的狀態(tài)下，企業(yè)很難建立這么一套內部的費用核算體系。不但是因為工作量大，更主要的是，無法形成完整的數據關聯體系，其結果數據的可靠性無法保證，也無法驗證。
在費用報銷管理系統里，所有開支事項有關的單據，都帶有經辦人和審批人的電子簽名，這些電子化了的數據可以同時作為多個核算體系的原始依據。因而可以由此形成多個的費用核算體系，大大加強了對于費用核算的全面性。
4、分析報表的問題
在手工管理狀態(tài)下，很多數據信息是留在紙面上的，要利用這些數據形成各種分析報表，非常困難。在財務軟件中，雖然有關于費用方面的電子數據，但其信息是已經按照會計準則的要求格式化了的，有些內部管理所需的信息根本無法從財務軟件的數據庫中提取。
在免費版費用報銷管理系統里，保留下了最完整的有關費用開支的一切原始數據，因此，利用計算機的數據處理技術，為管理者提供滿足管理需要的各種分析數據和報表。
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