二維碼電子檔案的主要功能介紹

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 　　二維碼電子檔案

　　功能詳細(xì)要求

　　依據(jù)公司檔案業(yè)務(wù)要求及應(yīng)用需求，系統(tǒng)由：首頁、檔案檢索、信息收集、檔案管理、綜合利用、統(tǒng)計日志、檔案配置、系統(tǒng)配置等模塊組成，模塊功能要求如下：

　　1) 首頁

　　作為OA系統(tǒng)的入口頁面，首頁集中展示了用戶最常用的功能和最需要了解的信息，方便登錄用戶了解系統(tǒng)整體情況，更快捷的利用和管理檔案，具體模塊劃分如下：

　　快捷搜索

　　提供快捷搜索工具條，支持多關(guān)鍵字(采用空格分隔)模糊查詢，搜索范圍是當(dāng)前全宗下所有檔案類型的所有條目;搜索結(jié)果根據(jù)檔案類型和信息的種類(案卷、文件、電子原文)分別匯總展示;可查看條目的具體信息，默認(rèn)權(quán)限范圍內(nèi)的條目可直接利用原文，非默認(rèn)權(quán)限范圍的可發(fā)起利用申請，同時支持條目的收藏。

　　待辦提醒

　　系統(tǒng)將當(dāng)前需要用戶辦理的事項，按照業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行分類匯總顯示：顯示每類業(yè)務(wù)剩余待辦總數(shù)，以及每類業(yè)務(wù)最新待辦事項的來源及簡要內(nèi)容，并可直接進(jìn)行辦理。

　　消息中心

　　系統(tǒng)將用戶收到的來自各個業(yè)務(wù)模塊的未讀提醒消息集中顯示，用戶可及時了解到相關(guān)信息。

　　檔案推送

　　若用戶收到了檔案管理員主動推送的檔案信息，在推送有效期內(nèi)，可對檔案的電子原文進(jìn)行瀏覽、下載利用;在有效期外的推送，則只能查看推送記錄，不允許再利用。

　　如果用戶有檔案利用的需求，也可以提交推送請求，由檔案管理員處理。請求推送來的檔案的利用規(guī)則，與主動推送相同。

　　個人申請

　　將用戶所提交的賦權(quán)申請和借閱申請分別進(jìn)行匯總顯示，用戶可查看申請的處理狀態(tài);對于賦權(quán)申請，如果在賦權(quán)有效期內(nèi)可以直接點擊進(jìn)行瀏覽或下載;對于借閱申請，系統(tǒng)會突出顯示即將到歸還期或已經(jīng)逾期的借閱申請，提醒用戶及時歸還檔案。

　　個人設(shè)置

　　用戶可自助修改密碼;檔案管理員還可以設(shè)置常用管理功能的快捷方式。

　　信息公告

　　點擊可查看當(dāng)前單位所發(fā)布的信息公告，按頻道分類展示公告信息，點擊查看公告詳情。

　　大數(shù)據(jù)

　　顯示當(dāng)前全宗下所有已歸檔檔案的相關(guān)統(tǒng)計信息，包括文件總數(shù)、案卷總數(shù)、電子原文總數(shù)、賦權(quán)總?cè)舜?、借閱總?cè)舜蔚取?/p>

　　2) 檔案檢索和利用

　　用戶可采用多種方式對本單位及系統(tǒng)內(nèi)其他單位的檔案條目進(jìn)行檢索，并在其權(quán)限范圍內(nèi)對檔案進(jìn)行利用，超出權(quán)限范圍的利用需求可通過提交賦權(quán)申請經(jīng)審批通過再加以利用。用戶還可以瀏覽專題庫中有權(quán)限的專題信息，集中利用相關(guān)的檔案和編研材料，具體模塊劃分如下：

　　檔案檢索

　　泛普軟件支持多種檢索方式，包括跨門類檢索(在一個全宗內(nèi)，自動檢索所有檔案類型)、組合條件檢索(在指定的檔案類型內(nèi)，自定義多條件組合檢索)、跨全宗檢索(集團(tuán)內(nèi)各單位檔案的集中檢索)、全文檢索(基于檔案條目信息和正文內(nèi)容，搜索范圍更大)、指定目錄分類檢索(對于熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，可以迅速定位目標(biāo))等多種途徑的檢索功能;檢索結(jié)果可查看條目具體信息，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行利用，也支持條目的收藏。

　　檔案收藏

　　提供檔案收藏車功能，用戶可以將需要的檔案加入收藏，便于日后多次利用，支持分批檢索檔案并加入收藏，再集中進(jìn)行下載、借閱等利用操作。

　　檔案利用

　　支持用戶在其默認(rèn)權(quán)限內(nèi)對數(shù)字檔案資源進(jìn)行瀏覽、打印、下載等在線利用，或?qū)嶓w檔案進(jìn)行借閱利用;默認(rèn)權(quán)限外的檔案利用，可通過賦權(quán)申請或借閱申請，經(jīng)相關(guān)的審批流程，通過后可獲得相應(yīng)權(quán)限。

　　專題瀏覽

　　支持瀏覽和利用檔案管理員整理發(fā)布的專題庫內(nèi)容。專題內(nèi)相關(guān)的檔案和材料資料會集中進(jìn)行展示，便于用戶全面、快捷的獲得專題相關(guān)信息。專題庫支持權(quán)限控制，只有指定范圍內(nèi)的組織和人員可以瀏覽專題信息、利用專題內(nèi)容的編研材料和檔案原文。

　　3) 檔案采集

　　泛普OA系統(tǒng)根據(jù)每個全宗、每種檔案類型管理的具體情況，支持采用適合的采集和整理模式：最小模式(各部門人員將檔案移交到檔案部門，檔案管理員接進(jìn)行著錄歸檔)、部門應(yīng)用(各部門人員將紙質(zhì)檔案移交到檔案部門，由檔案人員進(jìn)行整理、著錄、歸檔;檔案部門內(nèi)部進(jìn)行歸檔)、集中整理(各部門兼職檔案員著錄本部門的檔案信息，然后移交給檔案管理員進(jìn)行審核，檔案管理員審核后進(jìn)行接收或打回，然后分類、整理、組卷(盒)、歸檔)、分散整理(各部門兼職檔案員著錄本部門的檔案信息，并進(jìn)行分類、整理、組卷(盒)，然后移交給檔案管理員進(jìn)行審核，檔案管理員審核后進(jìn)行接收或打回，然后進(jìn)行歸檔)。

　　具體模塊劃分：

　　收集整編

　　檔案采集分為在線著錄、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)接口歸檔三種方式，所有數(shù)據(jù)都會進(jìn)入收集整編庫中，統(tǒng)一進(jìn)行整編管理。

　　在線著錄支持單個條目的著錄、插錄和追加，還支持在線批量著錄。

　　支持多種檔案編號規(guī)則整理模式：自動整理模式(根據(jù)設(shè)定的整理規(guī)則由系統(tǒng)自動分配編號、自動生成檔號、自動組卷，支持調(diào)件(卷)、同分類調(diào)件(卷)操作)及手動整理模式(主要用于兼容歷史檔案數(shù)據(jù)，支持手動編號、設(shè)置檔號、手動組卷(盒)等管理操作)。

　　支持多種電子文件掛接方式：單個檔案掛接(逐個檔案進(jìn)行電子文件掛接操作)、批量檔案掛接(通過設(shè)定匹配規(guī)則，將本地已整理完畢的電子文件批量上傳，并自動掛接至指定的一批檔案)、掃描掛接(本地連接掃描儀，掃描實物并自動掛接到當(dāng)前檔案)。

　　系統(tǒng)自動對掛接的電子文件做異步處理：生成預(yù)覽文件(進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換并根據(jù)需要添加水印)、抽取正文內(nèi)容并建立索引。

　　檔案移交

　　對于集中整理及分散整理的采集整理模式，可通過移交流程完成檔案信息從檔案產(chǎn)生部門到歸檔部門(檔案室)的移交工作。移交業(yè)務(wù)分為發(fā)起、審核、接收、退回等處理環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可生成并記錄移交清冊以備查。

　　數(shù)據(jù)導(dǎo)入

　　支持本地文件導(dǎo)入(如手工維護(hù)的excel或第三方系統(tǒng)導(dǎo)出的excel/csv格式數(shù)據(jù)文件，導(dǎo)入模板可自定義)、離線客戶端數(shù)據(jù)包導(dǎo)入(通過離線客戶端實現(xiàn)分散采集數(shù)據(jù)并集中導(dǎo)入統(tǒng)一管理)。

　　4) 檔案管理

　　對于已歸檔到正式庫中的檔案，管理員可以完成日常的管理工作，包括案卷和文件調(diào)整、打印封皮目錄及脊背、出入庫操作、保管期限到期鑒定、保密期限到期鑒定、檔案銷毀、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)管理等，具體模塊劃分如下：

　　檔案管理

　　泛普軟件支持對案卷、文件等各級檔案進(jìn)行調(diào)件(卷)、同分類調(diào)件(卷)、卷內(nèi)調(diào)序等常用管理操作。支持各級檔案封面、文件目錄、備考表和脊背的打印。支持案卷(盒)的入庫上架、出庫下架操作，選擇庫位時系統(tǒng)自動提醒庫位的實時剩余容量統(tǒng)計信息，輔助參考。

　　鑒定銷毀

　　系統(tǒng)自動提醒保管期限或保密期限已到期的檔案，管理員可發(fā)起鑒定流程，并根據(jù)審批結(jié)果，相應(yīng)進(jìn)行處理(保管期限到期的，如果決定銷毀則進(jìn)入銷毀環(huán)節(jié)，如果決定保留則相應(yīng)修改保管期限;保密期限到期的，如果決定按期解密則修改密級及保密期限，如果決定繼續(xù)保密，則相應(yīng)修改保密期限)。

　　回收站

　　檔案管理過程中刪除的數(shù)據(jù)，首先會進(jìn)入回收站，必要的情況下可以選擇恢復(fù)，如果確認(rèn)數(shù)據(jù)不需要保留，也支持徹底清除。

　　備份恢復(fù)

　　可以分檔案庫進(jìn)行備份和恢復(fù)，支持異地備份(可將備份文件打包下載進(jìn)行異地存儲，等需要時再上傳進(jìn)行恢復(fù))。

　　庫房管理

　　可以按多庫房、密集架、閣子查看庫存情況，可以查看架上檔案的擺放情況、密集架閣子的剩余空間情況等;瀏覽架上案卷、盒信息時，支持快速查看卷盒內(nèi)檔案的詳情，支持對卷盒的擺放位置進(jìn)行排序等調(diào)整。

　　5) 綜合利用

　　系統(tǒng)支持對實體及數(shù)字檔案資源進(jìn)行多種形式的利用。包括實體檔案的借閱審批、登記流程，對數(shù)字檔案資源的主動推送及請求推送功能，檔案專題的匯總編研功能，檔案利用光盤的制作功能，數(shù)字檔案資源利用的賦權(quán)審批流程以及跨全宗利用管理，具體模塊劃分如下：

　　借閱管理

　　泛普OA支持按照預(yù)設(shè)流程針對不同類型檔案的借閱申請單進(jìn)行審批，申請通過后，管理員可進(jìn)行實物檔案借閱登記，以及后續(xù)的歸還、續(xù)借等管理操作，管理員可查看即將到期或已逾期的借閱單，針對性的進(jìn)行提醒及催還操作，借閱人可通過郵件、消息等方式收到相應(yīng)的提醒;支持管理員針對不同檔案類型配置借閱規(guī)則：例如是否允許過期未還者繼續(xù)借閱、系統(tǒng)默認(rèn)可借閱的天數(shù)等。

　　推送管理

　　當(dāng)有使用者發(fā)出推送請求后，管理員可以接收并進(jìn)行處理：可根據(jù)具體要求整理相關(guān)檔案條目或?qū)ｎ}，并設(shè)置相應(yīng)的有效期，推送給申請人，由申請人對數(shù)字檔案資源進(jìn)行利用;也可根據(jù)具體情況做駁回處理。

　　支持管理員主動對檔案及專題信息進(jìn)行整理，并設(shè)置相應(yīng)的有效期，推送給指定的目標(biāo)用戶進(jìn)行利用。

　　賦權(quán)管理

　　支持按照預(yù)設(shè)流程針對不同類型檔案的賦權(quán)申請單進(jìn)行審批，審批通過后，申請人可獲得相應(yīng)的電子原文利用權(quán)限。

　　編研管理

　　檔案管理員可以創(chuàng)建專題，選取相關(guān)的檔案，并支持上傳編研材料，專題可根據(jù)需要指定瀏覽范圍，范圍可以是某些部門，也可以是特定的人員。

　　光盤制作

　　檔案管理員可以創(chuàng)建檔案的數(shù)據(jù)光盤，選取并添加檔案后可在線打包成光盤文件，可以下載后刻錄成光盤或以文件的形式存儲利用;光盤內(nèi)的檔案支持按檔案目錄結(jié)構(gòu)瀏覽條目及電子原文。