推行OA系統(tǒng)一步一步地來，一點一點地啟發(fā)

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興趣使然是羅先生毅然投身信息化的領域，而他在信息化領域取得的一系列成績可不是全憑一腔熱血就成功的，他對業(yè)務的鉆研和探索才是成就其今天的基礎。
    因為他所在的行業(yè)是XX行業(yè)，那么如果在XX集團實施信息化的話，就要了解以及掌握該行業(yè)特點，作到知己知彼，百戰(zhàn)不殆。“近十幾年來，XX企業(yè)通過不斷的技術改造和管理升級，使得企業(yè)各項經濟技術指標有了較大的提高，但是與國際發(fā)達國家相比仍有較大的差距，唯一的優(yōu)勢主要集中在人工成本方面。隨著我國加入WTO的進一步深入，全球XX品市場一體化將逐步形成，屆時企業(yè)賴以生存的人工成本優(yōu)勢也將逐步削弱，國內企業(yè)直接面對國際市場競爭將沒有優(yōu)勢可言。面對加入WTO給企業(yè)帶來的嚴峻的挑戰(zhàn)，XX企業(yè)在加快產品結構調整，實施產品升級的同時，必需進一步加快信息化建設，提高信息化的應用水平，通過信息技術在XX業(yè)中的應用，提高企業(yè)的快速反應能力和產品開發(fā)能力，形成企業(yè)自身的核心競爭優(yōu)勢，更好地應對和把握入世帶來的商機。”
    可見，羅先生對行業(yè)發(fā)展特點把握如此準確，對于他下一步該怎樣在集團實施信息化已經心有成竹。2005年6月，XX(集團)有限公司與上海金鑫計算機系統(tǒng)工程有限公司建立信息化建設的合作伙伴，整體項目將借鑒儀電項目的成功經驗，濟南OA軟件幫助XX集團公司實現對已有資源的管理、統(tǒng)計、分析和決策。一期工程主要完成對集團本部及子分公司權屬的房地產資源管理，包括房地產基礎信息、房地產交易管理、房地產檔案、房地產統(tǒng)計分析、房地產審批過程管理等。
　　“曲線救國”政策
    談到今年的信息化實施計劃。羅先生表示：“以辦公自動化為基礎功能的“集約管理辦公支持系統(tǒng)”(命名為OA)的推廣將是2007年XX集團的信息化工作重點，現在已經有一個試點企業(yè)成功上線，并能與集團的系統(tǒng)無縫接通，下一步計劃把一些邊遠地區(qū)的企業(yè)全部整合起來，根據各企業(yè)的條件和需求因地制宜，采用“大集中式”+“ASP方式”+“同網絡域分布式”+“多網絡域分布式”，逐步建立起集團層面的辦公自動化和集約管控系統(tǒng)。”
    其實在旁人眼里，羅先生雖然實現的自己的理想，并且取得了一些成績，但是個中辛酸只有他自己知道，在集團信息化實施的道路上，他與其他CIO一樣，同樣遇到過困難和不被別人理解的尷尬境地。
    事實也證明，在大型國有集團有很多做OA失敗的例子，羅先生來XX集團之前，就有很多人對他說，XX廠觀念很老化，年齡也偏大。為此，羅先生在推行OA系統(tǒng)之前采取了一些策略，一步一步地來，一點一點地啟發(fā)，用自己的智慧讓員工們在“玩“中自己體會到信息化的好處。
    “我來XX集團之前，這里還沒有獨立的信息化部門，很多網絡應用都沒有得到充分利用。有些部門要去訂雜志，羅先生就跟他們說，“這些雜志你們不用訂了，全部都有電子版，網上都有的，我們可以統(tǒng)一采購，避免多重浪費。”
    那么在集團本部實施OA的過程中，面臨過部分員工不太會使用計算機進行日常辦公的難題，有的甚至連鼠標都不會用，更不用說直接上業(yè)務系統(tǒng)。羅先生怎么辦呢?對此，羅先生帶領信息技術部的同事仔細挖掘需求分析，并在開發(fā)過程中讓這些員工較為深入地介入，最后大家一致認為要培養(yǎng)員工使用的習慣，就必須先培養(yǎng)他們接觸網絡的興趣，于是他慢慢地開放網絡，QQ、MSN都可以讓大家隨便用。慢慢地，大部分人開始會用電腦了，因為上網聊天，打字速度也變快了，對信息化的意見也少了。“縱容”大家玩了一段時間，信息部開始準備上系統(tǒng)。為了降低網絡負載，清理所有終端，把QQ的端口關閉，把其他該上的軟件都一步步放上去。
    通過“曲線救國“政策，羅先生終于以系統(tǒng)功能的實用性激發(fā)起這些員工對系統(tǒng)和網絡的興趣。
    培養(yǎng)員工對網絡的興趣，不是真正就實現了企業(yè)信息化。這不是信息化最終的目的，這僅僅是成功的第一步而已。在此基上，羅先生認為可是實施他的計劃了，他首先花5000塊錢買了一套很小的CS架構的P2P傳輸工具，7月開始實施，到8月1號就全部上線了。別看軟件小，卻可以處理很多事情，當時領導就覺得很好用，覺得要的就是這種東西。幾個月以后，這套軟件已經不能滿足業(yè)務需求，羅先生向領導建議上更高級的OA系統(tǒng)。
    現在XX集團的集約管理支持系統(tǒng)，共有13個功能分類80多個子模塊，收發(fā)文、郵件、內部簽報、人力資源、項目協作、財務預算都囊括到里面來。
    工夫不付有心人，在羅先生帶領下，隨著OA系統(tǒng)在集團各部門的推廣，集團各部門的信息化突飛猛進的發(fā)展。據信息部門的一項統(tǒng)計顯示，原來一份文檔的周轉期要13天左右，現在則是4～7天，最快的不到2小時。之前XX集團總部設立文件交換柜，每個企業(yè)和部門一個，所有需要傳遞的公文都放在里面，各部門和企業(yè)定期取件。每個星期，全上海幾十家企業(yè)都至少要來兩次，要消耗不少油錢和人工。
    針對此濟南OA辦公系統(tǒng)給集團各個部門帶來的方便與高效，羅先生信心十足的表示：“等濟南OA系統(tǒng)全面上線后，連每個星期，全上海幾十家企業(yè)都至少要來兩次，要消耗不少油錢和人工這部分人力物力都節(jié)省掉了。”我們有理由相信這是真的。