制約國內(nèi)企業(yè)免費公文管理系統(tǒng)的三個因素

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　　相對于企業(yè)管理，免費公文管理系統(tǒng)還是一個很新的概念，并且免費公文管理系統(tǒng)的作用也不是立竿見影的，因此在企事業(yè)推廣時還會面臨很多阻力。通過結(jié)合多年開展免費公文管理系統(tǒng)工作的經(jīng)驗，我們認為目前制約國內(nèi)企事業(yè)單位免費公文管理系統(tǒng)發(fā)展的因素有以下三個方面。

　　第一，領(lǐng)導(dǎo)層思想轉(zhuǎn)變困難。

　　免費公文管理系統(tǒng)是一種新型的企業(yè)管理模式，領(lǐng)導(dǎo)層對它的接受程度因人而異。只有高層管理人員認識到公文資源的低效利用問題，免費公文管理系統(tǒng)才得以開展。簡而言之，領(lǐng)導(dǎo)層支持與否直接關(guān)系著企業(yè)免費公文管理系統(tǒng)的成敗。可是免費公文管理系統(tǒng)本身又是一項短期內(nèi)只見投入不見回報的工作，短期內(nèi)很難看到收獲，這就很容易失去領(lǐng)導(dǎo)層的支持。也有些領(lǐng)導(dǎo)認可了免費公文管理系統(tǒng)的價值，但是不了解免費公文管理系統(tǒng)的精髓，而只是單純地引入免費公文管理系統(tǒng)的概念，這樣發(fā)展到后來的免費公文管理系統(tǒng)更應(yīng)該稱為公文共享。

　　第二，員工參與積極性低。

　　在免費公文管理系統(tǒng)模式下，組織內(nèi)的每一名員工不僅僅是免費公文管理系統(tǒng)的受益者，也是參與者，免費公文管理系統(tǒng)過程是一個“人人為我，我為人人”的操作過程?？墒窃谂f的組織模式中，員工已經(jīng)習(xí)慣了公文的不共享狀態(tài)，他們體會不到公文共享為工作帶來的便利，只把公文共享當(dāng)作增加工作量的一項管理活動。而作為免費公文管理系統(tǒng)重要部分的隱性公文，則被很多員工認為是個人價值的集中所在，如果拿來分享會影響個人價值的體現(xiàn)。所以，如何讓員工心甘情愿地將個人公文拿出來共享，是一個困擾很多免費公文管理系統(tǒng)者的難題。

　　第三，免費公文管理系統(tǒng)人員定位不明確，需求不合理。

　　免費公文管理系統(tǒng)的開展往往是自上而下的，由組織高層提出、專門人員來實施，這就很可能導(dǎo)致一個問題——與業(yè)務(wù)脫節(jié)。免費公文管理系統(tǒng)人員從領(lǐng)導(dǎo)者要求出發(fā)去設(shè)計開發(fā)公文系統(tǒng)，就會忽視免費公文管理系統(tǒng)的真正需求。這樣的系統(tǒng)可能理念先進、功能齊備，但是得不到使用者的好評。究其原因，就是沒有結(jié)合本組織的實際情況做充分的需求分析。

　　事實上，領(lǐng)導(dǎo)層對免費公文管理系統(tǒng)的期望是免費公文管理系統(tǒng)的目標(biāo)而不應(yīng)該是需求。

　　真正能夠得以推廣使用的免費公文管理系統(tǒng)必須以員工、項目、部門需求為基礎(chǔ)，經(jīng)過充分調(diào)研，從使用者角度出發(fā)，易上手、可用性和客戶感知俱佳。