政府OA項目實施五個關鍵環(huán)節(jié)

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OA辦公自動化系統在信息化項目中，相對來說是一個比較簡單的應用。但是在政府企業(yè)中，使用的效果并不是很理想。根據筆者的了解，一般能夠起到二成左右的效果已經算是不錯了。為什么理想與現實有這么大的差距呢?是軟件不好嗎?并不見得。筆者認為，現在OA系統已經是比較成熟了。其主要的癥結還在于項目的實施上。筆者建議，在政府單位實施OA項目時，應該關注五個環(huán)節(jié)。

一、發(fā)揮用戶執(zhí)行力的優(yōu)勢

在政府單位，雖然部門與部門之間會有扯皮的現象。但是同一個部門上下級之間，執(zhí)行力卻是很高的。這比一般企業(yè)要高的多。筆者在政府單位執(zhí)行了多個信息化項目之后，這是給我的一個很深刻的印象。一般領導上午交待的命令，下面的員工會馬上落實。

在OA辦公自動化項目推動中，這種執(zhí)行力是非常必要的。作為項目實施團隊，應該巧妙的借助這種力量，來推動項目的進度。如筆者在實施項目時，一般都會讓單位的一把手來作為項目的負責人。雖然一把手經常會沒有時間。但是就是掛著個名，也要把他掛上。每次一個決議，或者一個通知，只要領導簽了字，其效力就好像是圣旨一樣，能夠很快的被落實下去。

既然在政府單位中有這個執(zhí)行力的優(yōu)勢，那么我們就需要盡量的發(fā)揮這個優(yōu)勢。在不得已的時候有二把手來擔任項目負責人時，最好也能夠從一把手那邊獲取尚方寶劍，以增加決議的效率，將執(zhí)行力貫徹到實處。

二、加大項目的考核力度

國有國法，家有家規(guī)。在信息化項目中，一套行之有效的考核制度是少不了的。政府單位一般都是財大氣粗的。在實際項目中，往往可以為OA信息化辦公項目申請到一筆可觀的項目資金。俗話說，重賞之下必有勇夫。根據筆者的經驗，在政府單位中，由于有資金作為保障，為此項目的考核制度比較好操作。

如在項目推進過程中，可以充分貫徹多獎少罰的政策。一般獎勵與懲罰的比例在8：2之間。如罰款200元，那么獎勵就要在800元。項目經理可以在項目的各個環(huán)節(jié)中設置獎金。如項目會議全勤獎、需求調研突出員工獎、業(yè)務流程梳理突出貢獻獎、項目團隊獎、項目經理獎等等。雖然說獎賞并不是目的，但是通過物質的獎勵，確實可以在很大程度上激發(fā)用戶的積極性，保障項目的正常實施。

不過在制定考核制度時，筆者還是建立要多獎少罰。有條件的企業(yè)，最好能夠做到多獎不罰。畢竟信息化項目帶來的額外工作，需要占用員工大量的時間，有些甚至是加班加點完成的。另外需要注意的是，在條件允許的情況下，最好考核的體現能夠在當天即生效。如某個關鍵環(huán)節(jié)的工作完成了，在完成當天就根據考核制度給與相關的獎勵。這可以提高kao核制度的效果。

三、不可忽視關鍵用戶的力量

政府企業(yè)單位是一個鐵飯碗。通常情況下，用戶很少有流動。這與一般的企業(yè)單位員工高流動率是一個明顯的對比。員工的高度穩(wěn)定性，對于信息化項目推進來說(包括OA辦公自動化項目)，是一筆很寶貴的財富。

既然在政府單位中有這么一個優(yōu)勢，那么項目團隊當然不能夠忽視。筆者認為，在項目推進過程中，項目經理應該在最大程度內發(fā)揮關鍵用戶的力量。這是什么意思呢?如實施顧問在需求調研、系統培訓等各個環(huán)節(jié)中，只需要跟企業(yè)的中高層管理人員打交道即可。從項目團隊的組成上來看，就是項目組管理人員以及關鍵用戶即可。而終端用戶的培訓，則可以由關鍵用戶來完成。

雖然在一般企業(yè)單位中，也可以貫徹這種實施方法。但是效果并不是很理想。由于員工流動比較大的關系，一個關鍵用戶還沒有培訓完成，這個用戶就可能已經走了?；蛘哒f，項目剛上線，關鍵用戶就離職了，等等。所有很多情況下，實施顧問還需要對終端用戶去培訓。但是由于實施顧問的時間是固定的，所以實施顧問忙于培訓，而很少有時間在流程優(yōu)化等方面下功夫了。而在政府事業(yè)單位中，這種情況就很少發(fā)生。關鍵用戶一般都不會發(fā)生變化。為此實施顧問就可以抽身出來，做流程優(yōu)化等附加值更高的工作。

四、部門之間的協調工作需要重視

政府部門的垂直指揮線效率是很高的。一般執(zhí)行領導的決定都不會過夜。但是跨部門之間的作業(yè)，扯皮的現象就會比較嚴重。在實施項目過程中，筆者對于上級給下級的任務并不是很擔心，擔心的就是部門之間的協作問題。

如經過業(yè)務分析，可能認為某個業(yè)務另外一個部門做更加合適。遇到這種情況時，實施顧問需要特別的謹慎。雖然從總體上來說，這么調整可以提高工作效率。但是從部門來說，無疑是增加了一個部門的工作量、而減少了另外一個部門的工作量。遇到這種情況時，除非有特別的必要，否則的話，最好不要這么操作。因為理想雖然是好的，但是在具體操作時，會遇到很大的難度。

如果經過領導研究討論之后，確實需要更改的，那么最好能夠協同這兩個部門的共同上級來推行新的流程與操作方式。這可以有效的避免兩個部門之間扯皮的現象，從而保障新的流程能夠得到具體的落實。這與普通企業(yè)的項目實施不同。一般企業(yè)比較看重整體的效果。雖然部門之間也會出現互相推托的現象，但是遠遠沒有政府單位這么嚴重。

五、流程限制要比較固化

在政府部門中，辦事的流程一般固定的都比較嚴格。如審批某張單據，需要經過多少流程，就必須要經過多少步驟。少一步都不可以。這對于實施OA辦公自動化系統時，即是一個優(yōu)勢，也是一個挑掌。優(yōu)勢是流程固定了，在系統中只需要進行相關的設置即可。由于少了用戶機動的環(huán)節(jié)，中間犯錯誤的機會就少。此時OA辦公自動化系統的效果就比較容易體現。

對OA系統的挑戰(zhàn)就是系統要有比較靈活的實現機制。 用戶提出來要怎么操作，就要怎么操作。根據筆者的經驗，一般它們都不會接納變通的處理方法。如果系統中無法按用戶現有的需求實現，就需要進行大量的二次開發(fā)。而過多的二次開發(fā)，對于系統后續(xù)的升級也會遇到比較大的困擾。為此筆者建議，從系統選型時，就最好選擇那些平臺型的產品。會后續(xù)項目的實施奠定一個良好的基礎。

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