二維碼電子檔案管理系統(tǒng)：功能流程與角色需求全指南

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 　　二維碼電子檔案

　　賣方選用成熟的軟件產(chǎn)品要求實(shí)現(xiàn)檔案收集、整編、歸檔、查詢、利用、借閱、銷毀以及檔案多庫(kù)房、架柜管理等業(yè)務(wù)的全程信息化管理，要求與陜煤集團(tuán)檔案管理風(fēng)格一致。賣方建成檔案管理后與買方一二期檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，并充分考慮接入所需的存儲(chǔ)容量和用戶數(shù)量。通過對(duì)檔案信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)安全化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”，為公司檔案信息資源共享和利用提供強(qiáng)有力的支持和保障。

　　電子業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)(要求系統(tǒng)界面優(yōu)化、美觀大方，功能穩(wěn)定、快捷高效，兼容性、可持續(xù)開發(fā)能力強(qiáng))，并與集團(tuán)其它系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同途徑形成的各類電子業(yè)務(wù)文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理和存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔的集中管理、全文檢索、分類存儲(chǔ)、在線查看預(yù)覽、文檔共享、權(quán)限控制、版本管理、操作日志等功能。通過對(duì)集團(tuán)電子業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)，為公司數(shù)據(jù)資產(chǎn)的積累、數(shù)據(jù)資源共享和利用提供強(qiáng)有力的支持和保障。

　　工程管理系統(tǒng)在管理模式上，泛普軟件支持多企業(yè)、多部門、多層級(jí)和多全宗相互結(jié)合的模式，檔案數(shù)據(jù)按全宗管理，系統(tǒng)功能和人員可按多企業(yè)、多部門、分層級(jí)配置和管理，適應(yīng)集團(tuán)公司的組織機(jī)構(gòu)的變化與管理。

　　技術(shù)要求

　　檔案信息化功能需求

　　1業(yè)務(wù)流程需求

　　依照檔案收、存、管、用各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的實(shí)際要求，檔案信息化管理系統(tǒng)須實(shí)現(xiàn)檔案收集、整編、歸檔、查詢、利用、借閱、鑒定、銷毀、編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全程信息化管理，至少覆蓋以下業(yè)務(wù)流程：

　　1)收集整編流程

　　檔案收集整編工作是檔案部門的核心業(yè)務(wù)，檔案管理員定期接收各部門兼職檔案人員移交過來的檔案資料，進(jìn)行整編歸檔。系統(tǒng)須具備編寫移交和打回說明功能，支持移交接收過程中的檢查功能，支持單份(批量)文件移交和打回功能，支持移交批次的查詢功能。

　　2)檔案利用流程

　　系統(tǒng)支持電子檔案的網(wǎng)上瀏覽、打印、下載利用和對(duì)檔案實(shí)體的借閱管理。

　　3)鑒定銷毀流程

　　系統(tǒng)自動(dòng)提醒檔案管理員，對(duì)已到期檔案進(jìn)行鑒定，并基于鑒定的結(jié)果對(duì)檔案進(jìn)行處置。

　　4)檔案統(tǒng)計(jì)匯總流程

　　系統(tǒng)支持檔案的固定統(tǒng)計(jì)和隨機(jī)統(tǒng)計(jì)，即自動(dòng)定期完成的數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)和檔案員根據(jù)需要定制的匯總統(tǒng)計(jì)。

　　5)檔案編研流程

　　檔案管理員可以創(chuàng)建專題，選取相關(guān)的檔案，并支持手動(dòng)編寫編研材料，專題可根據(jù)需要指定瀏覽范圍進(jìn)行發(fā)布，范圍可以是某些部門，也可以是特定的人員。

　　6)賦權(quán)審批流程

　　對(duì)于沒有權(quán)限瀏覽、借閱、打印、下載的檔案，查詢用戶可以在網(wǎng)上提出賦權(quán)申請(qǐng)，經(jīng)過審批后得到使用權(quán)限。

　　7)打包推行流程

　　當(dāng)有使用者發(fā)出推送請(qǐng)求后，管理員可以接收并進(jìn)行處理：可根據(jù)具體要求整理相關(guān)檔案條目或?qū)ｎ}，并設(shè)置相應(yīng)的有效期，推送給申請(qǐng)人，由申請(qǐng)人對(duì)電子檔案資源進(jìn)行利用，也可根據(jù)具體情況做駁回處理。

　　支持管理員主動(dòng)對(duì)檔案及專題信息進(jìn)行整理，并設(shè)置相應(yīng)的有效期，推送給指定的目標(biāo)用戶進(jìn)行利用。

　　2 用戶和角色需求

　　用戶在整個(gè)賣方系統(tǒng)內(nèi)是唯一的，角色按需要來劃分，系統(tǒng)具有：檔案管理員、系統(tǒng)管理員，部門兼職檔案管理員，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，檔案使用者等角色，同時(shí)也可以自行建立角色分配權(quán)限。

　　1)公司檔案管理員

　　公司檔案管理員是公司檔案的主要管理者，負(fù)責(zé)檔案的日常收集整編和保管利用。包括從檔案的產(chǎn)生部門接收檔案，整理、打印、裝訂、歸檔入庫(kù);以及檔案的借閱、賦權(quán)、編研、推送等利用管理工作;同時(shí)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)的規(guī)劃、檔號(hào)規(guī)則設(shè)置、報(bào)表設(shè)計(jì)、年報(bào)統(tǒng)計(jì)等各種檔案業(yè)務(wù)設(shè)置工作。檔案管理員通常是公司檔案部門的工作人員。

　　2)系統(tǒng)管理員

　　泛普軟件管理員負(fù)責(zé)配置各類系統(tǒng)選項(xiàng)，包括組織用戶管理、管理角色權(quán)限設(shè)置、檔案利用權(quán)限設(shè)置、安全管理設(shè)置、水印設(shè)置、公告發(fā)布、流程配置等。系統(tǒng)管理員通常是公司信息化部門的工作人員。

　　3)兼職檔案管理員

　　兼職檔案管理員負(fù)責(zé)收集本部門的檔案信息，并按要求整理后移交給公司檔案管理部門。部門兼職管理員通常是各部門的文員或者行政人員。

　　4)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

　　是公司及各級(jí)部門的管理者，除了在線瀏覽、利用檔案外，還可以對(duì)所負(fù)責(zé)的檔案的各種利用申請(qǐng)等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行審批(如移交申請(qǐng)、賦權(quán)申請(qǐng)、借閱申請(qǐng)、鑒定審批)，可以查看相關(guān)的各類統(tǒng)計(jì)信息。領(lǐng)導(dǎo)包括檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)。

　　5)檔案使用者

　　公司檔案的普通使用人員，可以檢索檔案條目，可以使用公開以及權(quán)限范圍內(nèi)的檔案。對(duì)于權(quán)限范圍外的檔案，可以提交賦權(quán)申請(qǐng)或借閱申請(qǐng)，經(jīng)審批通過后進(jìn)行使用。