項(xiàng)目是公司運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)。對(duì)于簡單的項(xiàng)目，或許可以僅憑記憶和直覺來管理;然而，面對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目時(shí)，就需要運(yùn)用專門的項(xiàng)目管理軟件，并依賴團(tuán)隊(duì)的合作、明確的時(shí)間表和進(jìn)程來確保順利推進(jìn)。這些項(xiàng)目可能涉及高科技元素，也可能完全與技術(shù)無關(guān)。
“項(xiàng)目”這個(gè)詞涵蓋的范圍非常廣泛，從為辦公樓的接待員配備新電腦這樣的日常任務(wù)，到開發(fā)系統(tǒng)軟件、進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，乃至整個(gè)公司實(shí)施ERP系統(tǒng)這樣的宏大工程。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)?？纱罂尚。赡苤挥幸粋€(gè)人，也可能由來自不同公司的數(shù)十人組成。
作為IT經(jīng)理，你的日常工作可能圍繞項(xiàng)目展開。盡管項(xiàng)目管理是一門復(fù)雜且規(guī)范的管理科學(xué)(有時(shí)它更像是一門藝術(shù))，但成功執(zhí)行項(xiàng)目并不需要完全遵循所有復(fù)雜的流程。這里有三個(gè)非傳統(tǒng)的但經(jīng)常有效的“規(guī)律”：①很少有重要項(xiàng)目能完全按計(jì)劃、預(yù)算和發(fā)起人的期望完成。②項(xiàng)目通常在完成95%時(shí)進(jìn)展迅速，之后可能陷入停滯。③當(dāng)一切看似順利時(shí)，往往意味著潛在問題即將浮現(xiàn)。
基于這些“規(guī)律”，我們可以得出兩個(gè)推論：一、當(dāng)情況看似無法更糟時(shí)，轉(zhuǎn)機(jī)往往會(huì)出現(xiàn)。二、當(dāng)一切順利時(shí)，可能是因?yàn)槟承﹩栴}被忽視了。
項(xiàng)目管理的關(guān)鍵在于明確以下幾個(gè)要點(diǎn)：目標(biāo)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、時(shí)間、預(yù)算以及公司內(nèi)部的支持者。項(xiàng)目的大小和范圍各異，有些可能在不知不覺中啟動(dòng)，缺乏明確的要求、預(yù)算和完成日期。然而，作為項(xiàng)目經(jīng)理，你的首要任務(wù)是清晰地定義項(xiàng)目目標(biāo)，并確保團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目的支持者都對(duì)此達(dá)成共識(shí)。
在啟動(dòng)項(xiàng)目之前，你需要回答以下五個(gè)關(guān)鍵問題：①項(xiàng)目的目標(biāo)是什么?②哪些團(tuán)隊(duì)成員將協(xié)助我實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)?③項(xiàng)目預(yù)計(jì)需要多少時(shí)間來完成?④項(xiàng)目需要多少預(yù)算?⑤還有哪些內(nèi)部人員將支持此項(xiàng)目?
啟動(dòng)一個(gè)典型項(xiàng)目時(shí)，首先你需要明確項(xiàng)目的大致框架，盡管初始階段可能缺乏詳細(xì)的預(yù)算、時(shí)間表和所需資源。但請(qǐng)注意，過度細(xì)節(jié)化可能導(dǎo)致項(xiàng)目停滯不前，因?yàn)樗赡芟倪^多的時(shí)間和金錢，或需要太多的人力資源。一旦項(xiàng)目啟動(dòng)，無論是你自己管理還是委托給他人，你的職責(zé)是確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。對(duì)于規(guī)模適中的項(xiàng)目(如10人團(tuán)隊(duì)，4-5個(gè)月時(shí)間)，你需要首先明確并定義項(xiàng)目目標(biāo)。這些目標(biāo)應(yīng)具有明確性、一致性(即得到項(xiàng)目相關(guān)重要人員的認(rèn)可)和可記錄性。在設(shè)定目標(biāo)時(shí)，務(wù)必將其與公司整體戰(zhàn)略和目標(biāo)相結(jié)合，以確保項(xiàng)目的實(shí)施符合公司的整體利益。同時(shí)，你也需要識(shí)別并明確項(xiàng)目的正式贊助人，確保在項(xiàng)目遇到挑戰(zhàn)時(shí)能夠得到足夠的支持和幫助。
項(xiàng)目里程碑在項(xiàng)目管理中扮演著至關(guān)重要的角色。一旦我們明確了項(xiàng)目的目標(biāo)，下一步便是將這一目標(biāo)分解成若干個(gè)關(guān)鍵性的里程碑。這些里程碑并不需要過于細(xì)化，但應(yīng)當(dāng)足夠明確，以便我們思考項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所需的人員配置，并初步規(guī)劃時(shí)間進(jìn)度、預(yù)算及其他資源分配。以在擁有400名員工的公司中安裝升級(jí)的微軟Word軟件為例，這看似是一個(gè)簡單的任務(wù)，但實(shí)際上卻涉及大量的協(xié)調(diào)和努力。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你不僅要負(fù)責(zé)Word軟件的升級(jí)工作，還可能需要監(jiān)督服務(wù)器的操作系統(tǒng)更新、參與購買全公司的電話系統(tǒng)，甚至還要為跨部門團(tuán)隊(duì)評(píng)估新的醫(yī)療福利體系。更關(guān)鍵的是，你的團(tuán)隊(duì)成員可能同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目的規(guī)模、進(jìn)度和資源需求都不盡相同。
因此，深入理解項(xiàng)目的整體框架和細(xì)節(jié)變得尤為重要。你需要全面考慮每個(gè)項(xiàng)目所處的階段、所需的資源以及它們之間的相互影響。在設(shè)定里程碑時(shí)，不僅要關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)度，還要預(yù)測(cè)并指出潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。這些風(fēng)險(xiǎn)可能來自于技術(shù)難題、人員變動(dòng)、預(yù)算超支或其他未知的挑戰(zhàn)。通過提前預(yù)見并應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，我們可以確保項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)成功完成。
