隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，IT系統(tǒng)集成項目越來越復(fù)雜，規(guī)模也越來越龐大，個人單打獨斗的作坊式管理已經(jīng)越來越不適應(yīng)發(fā)展的需要，因此引入項目管理成為IT企業(yè)當(dāng)務(wù)之急。軟件項目管理則是整個系統(tǒng)集成項目管理中的一個重要組成部分。從概念上講，軟件項目管理是為了使軟件項目能夠按照預(yù)定的范圍、成本、進(jìn)度等方面順利完成，而對其范圍、成本、進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行分析和管理的活動。實際上，軟件項目管理的意義不僅僅如此，進(jìn)行軟件項目管理有利于將開發(fā)人員的個人開發(fā)能力轉(zhuǎn)化成企業(yè)的開發(fā)能力，企業(yè)的軟件開發(fā)能力越高，則表明這個企業(yè)的軟件開發(fā)能力越趨于成熟，企業(yè)就越能穩(wěn)定發(fā)展。
1.啟動階段的范圍管理
(1) 分步實施的策略
企業(yè)信息化項目整個項目范圍覆蓋了企業(yè)管理的各個方面，全面啟動，必然需要大量的人員配備，很長的實施周期。同時由于實施初期用戶對ERP的認(rèn)識不夠，容易使整個實施過程達(dá)不到預(yù)期的效果。
因此在實施過程中我們采用 “整體規(guī)劃、分步實施、重點突破”的原則。將整個實施分為二個階段，第一階段集中精力保證企業(yè)的核心業(yè)務(wù)(財務(wù)+進(jìn)銷存)的順利運行。第二階段在總結(jié)前期實施經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，全面推廣，將業(yè)務(wù)擴(kuò)展到人力資源、設(shè)備、客戶關(guān)系管理等各個方面。
(2) 充分的需求分析調(diào)研
業(yè)務(wù)需求分析是明確項目范圍的基礎(chǔ)，為了保證用戶需求分析的全面，準(zhǔn)確。在向用戶進(jìn)行需求分析調(diào)研時，我們首先制定了詳細(xì)的需求分析計劃，明確規(guī)定需求調(diào)研時間，用戶參加人員，調(diào)研方法、內(nèi)容，實施人員;同時要求實施人員依據(jù)項目背景資料及以前其他項目的實施經(jīng)驗做好需求調(diào)研準(zhǔn)備，認(rèn)真編制需求分析問卷，以避免在調(diào)研中過程遺漏相關(guān)內(nèi)容;在調(diào)研過程中實施人員積極對用戶進(jìn)行啟發(fā)，使用戶能有條理，系統(tǒng)地描述需求，并在調(diào)研中詳細(xì)記錄調(diào)研問題的答案，在此基礎(chǔ)上編制用戶需求說明書。
2. 計劃階段的范圍管理
準(zhǔn)確的范圍定義是項目范圍管理的基礎(chǔ)，在計劃階段，我們采取了以下措施，保證項目范圍的準(zhǔn)確定義。
(1) 制定范圍計劃
在對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求分析的基礎(chǔ)上,明確定義系統(tǒng)范圍。在執(zhí)行過程中，我們首先制定范圍說明書。在范圍說明書中明確定義項目范圍，各階段的交付物，以及采用的實施方法(泛普安易軟件項目實施方法論)，并對相應(yīng)功能進(jìn)行細(xì)致描述，避免在理解上雙方發(fā)生歧義。
(2) 范圍定義
在范圍說明書的基礎(chǔ)上，我們采用自上而下的方法，按照系統(tǒng)的不同組成劃分了WBS(參見下圖)。范圍細(xì)化至每個特定的工作包，使得分解后的任務(wù)可管理，可定量檢查，使項目實施人員有章可循，同時便于項目經(jīng)理在不同階段有效控制中間成果同時不至于陷入到項目細(xì)節(jié)中去。
3. 執(zhí)行過程中的范圍管理
(1) 促進(jìn)用戶參與的項目組織結(jié)構(gòu)
在項目實施過程中我們組建了包括關(guān)鍵用戶、用戶職能經(jīng)理和用戶項目經(jīng)理在內(nèi)的項目組織結(jié)構(gòu)。在項目實施過程中，用戶方項目經(jīng)理參與關(guān)鍵事項的討論及決策，用戶職能經(jīng)理參與本部門業(yè)務(wù)流程定義，系統(tǒng)測試驗收并負(fù)責(zé)本部門對口業(yè)務(wù)的項目推進(jìn)工作。關(guān)鍵用戶應(yīng)全職參與項目，并成為項目的中堅力量。
促進(jìn)用戶參加項目組，不僅增加了雙方溝通和交流的機(jī)會，使用戶與項目實施人員在一起工作的過程中充分了解項目的范圍，實施進(jìn)展，面臨的問題及其解決方法，并對項目的實施形成共識，避免對項目范圍及進(jìn)展理解上的差異，有利于項目的順利實施。
(2) 定期例會，用戶參與
為了保證在項目過程中對重要問題及時做出決策，對項目的范圍、成果和進(jìn)度及時通報，我們建立了ERP項目組例會制度。 通過項目例會制度，用戶能夠不斷對項目范圍及已經(jīng)取得的成果進(jìn)行確認(rèn)，避免了在項目實施后期范圍變更的巨大風(fēng)險。
會議類型時間內(nèi)容負(fù)責(zé)人參加人員
項目周例會 每周末 組內(nèi)成員本周工作進(jìn)展，主要問題;下周工作，需要討論的問題等等 項目經(jīng)理 項目組全體成員
項目組階段例會 項目階段開始 上階段目標(biāo)、成果;下階段目標(biāo)、計劃;任務(wù)分配 項目經(jīng)理 項目組全成員
項目組階段成果確認(rèn)例會 項目階段結(jié)束 階段成果匯報確認(rèn) 項目經(jīng)理 項目組全體成員;用戶高層領(lǐng)導(dǎo)
(3) 階段交付物用戶確認(rèn)
在該項目實施過程中，在項目實施的各階段我們提供了以下交付物由用戶確
認(rèn)，在上一階段交付物確認(rèn)后，才能開始下一階段的工作。
項目階段 交付物 簽字人
項目計劃階段 項目調(diào)研報告項目解決方案 雙方項目經(jīng)理
項目設(shè)計階段 項目需求說明書項目概要設(shè)計說明書 雙方項目經(jīng)理
項目實現(xiàn)階段 系統(tǒng)初始化資料模塊測試結(jié)果和測試報告培訓(xùn)資料系統(tǒng)切換報告項目會議記錄 雙方項目經(jīng)理
項目收尾階段 試運行記錄驗收報告 雙方項目經(jīng)理，雙方領(lǐng)導(dǎo)
