建筑企業(yè)項目管理系統(tǒng)

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 　　建筑工程電子文件的鑒定及歸檔

　　1、 電子文件的鑒定

　　在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形 成的電子文檔進行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定 要對檔案進行嚴格審查，以保證在存儲前，文件的準確性。關于參 與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術人員， 該類人員對工程項目具有一定的工作經驗，可以有效對文件進行 審查。計算機技術人員應對文件的相關數據進行識別，并在信息 采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性

　　2、工程電子文件的歸檔

　　電子文件經過審核處理后，要對其進行歸檔整理，其主要歸 檔要求主要表現在以下幾方面 ：

　　(1)網絡系統(tǒng)的移交 ：公司內部需要建立局域網，通過局域 網，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉發(fā)送給公司的各 個部門，從而實現檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后， 要對文件信息進行審查，并對處理后的信息進行歸檔、保存。

　　(2)網絡系統(tǒng)移交的具體要求

　　第一，對網絡信息進行管理時，要學會借助相關的計算機網 絡管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網絡傳遞。

　　第二，各部門就要通過計算機系統(tǒng)對檔案進行分類歸檔，其 主要方法則表現在選擇電子信息解集點上，通過這種方法，可以 有效保證電子信息在歸檔后的準確性。同時，也為二次提檔打好 基礎。

　　第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數據文件之后，需 要對其進行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進行共享。

      (3)各部門要對所形成的電子文件進行制定管理，其主要表 現在 ：對電子文件的標準進行管理 ;嚴格遵守電子文件的歸檔 過程 ;在對某一項目進行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融 入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結合，從而實現其方便、準 確、高效的作用。

　　3、工程電子檔案的管理

　　3.1檔案管理

　　第一，在各部門將電子文件進行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng) 一由檔案編輯室負責人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中， 還要安排特定人員對其進行定期檢查、維護。隨著我國科學技術 的不斷進步，計算機網絡系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件 管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進行電子錄入，并 分為兩份(電子、紙質文檔)進行管理，從而保證資料的準確性和 及時性。

　　第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護其系統(tǒng)的安全，必 須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實用系統(tǒng)相區(qū)別。實用系統(tǒng)，即指在實際 工作中所使用的計算機網絡應用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利 用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結合的方法對電子文件進行歸類整理。 對于公司而言，任何一個敏感文件都是機密的，都應對其進行保 密處理，從而使之得到應有的保護，防止不良人員非法竊取，對公 司造成損害。

　　第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進行時間標記整 理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標記方法有很多，而對工 程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進行時 間標記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數據 進行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁

　　有最原始的采集數據信息日期，從而對日后的工作整理提供方 便。

　　3.2 模數轉換

　　所謂模數轉換，即指模擬、數字的轉換。是將連續(xù)的模擬量通 過某種方法轉換成數字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的 模數轉換主要表現在 ：掃描質量，檔案處置狀況和光盤的備份制 作。其中重點要說明的是光盤制作方面，在完成一項工程之后，要 對工程的相關數據進行整理，還要對其進行備份處理。作為一項 刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關文件設 計方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用 是將在工程中所用的經費、報告、合同等內容詳細記錄其中，從而 進行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。

　　4、結論

　　在信息飛速發(fā)展的今天，計算機網絡技術已逐漸深入到人們 的生活當中。電子時代已經來臨，全新的電子文件形式也應運而 生。對工程電子文件進行科學、合理的管理，是現如今考察和審評 工程項目業(yè)績的重要支撐。因此，在追求高品質的電子文件管理 過程中，要不斷提高人們的自身業(yè)務修養(yǎng)，從而更好的適應信息 時代的要求。