總體介紹
在當(dāng)今數(shù)字化辦公的時(shí)代，HRM系統(tǒng)（人力資源管理系統(tǒng)）對(duì)于企業(yè)的人力資源管理起著至關(guān)重要的作用。它可以幫助企業(yè)提高管理效率、降低成本、提升員工滿意度等。然而，市面上的HRM系統(tǒng)琳瑯滿目，功能、價(jià)格、服務(wù)等方面都存在差異，企業(yè)在選擇時(shí)往往會(huì)感到困惑。那么，市面HRM系統(tǒng)哪個(gè)好呢？本文將全方位解讀HRM系統(tǒng)的選購(gòu)要點(diǎn)，幫助企業(yè)在眾多的系統(tǒng)中找到最適合自己的那一款。
一、明確自身需求
企業(yè)在選擇HRM系統(tǒng)之前，首先要明確自身的需求。不同規(guī)模、不同行業(yè)的企業(yè)對(duì)于HRM系統(tǒng)的需求是不同的。
企業(yè)規(guī)模方面：小型企業(yè)可能只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)來(lái)管理員工的基本信息、考勤和薪資等。例如，一家只有幾十人的創(chuàng)業(yè)公司，他們更注重系統(tǒng)的易用性和低成本，能夠滿足日常的基礎(chǔ)人力資源管理工作即可。而大型企業(yè)則需要一個(gè)功能全面、能夠支持多部門協(xié)作、處理大量數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。像跨國(guó)企業(yè)，可能需要系統(tǒng)具備多語(yǔ)言支持、跨地區(qū)的考勤管理和全球薪資計(jì)算等功能。
行業(yè)特點(diǎn)方面：制造業(yè)企業(yè)可能更關(guān)注員工的生產(chǎn)排班、技能培訓(xùn)和設(shè)備操作安全培訓(xùn)等。因?yàn)橹圃鞓I(yè)的生產(chǎn)流程復(fù)雜，需要合理安排員工的工作時(shí)間和技能提升。而服務(wù)業(yè)企業(yè)則更看重員工的服務(wù)質(zhì)量評(píng)估、客戶反饋和員工績(jī)效與服務(wù)掛鉤等功能。比如酒店行業(yè)，員工的服務(wù)態(tài)度和質(zhì)量直接影響客戶的滿意度，所以系統(tǒng)要能夠?qū)T工的服務(wù)進(jìn)行有效評(píng)估。
企業(yè)發(fā)展階段方面：處于快速發(fā)展階段的企業(yè)，需要系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)展性，能夠隨著企業(yè)的發(fā)展不斷增加新的功能。例如，一家正在快速擴(kuò)張的電商企業(yè)，可能會(huì)不斷增加新的部門和崗位，系統(tǒng)要能夠適應(yīng)這種變化。而處于穩(wěn)定階段的企業(yè)，則更注重系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性。
二、考察系統(tǒng)功能
HRM系統(tǒng)的功能是選擇的核心。一個(gè)好的系統(tǒng)應(yīng)該具備全面且實(shí)用的功能。
員工信息管理：系統(tǒng)要能夠方便地錄入、修改和查詢員工的基本信息，包括姓名、性別、聯(lián)系方式、入職時(shí)間等。同時(shí)，要能夠?qū)T工的檔案進(jìn)行分類管理，如學(xué)歷檔案、培訓(xùn)檔案等。例如，在員工晉升或調(diào)動(dòng)時(shí)，能夠快速調(diào)出相關(guān)的檔案信息。
考勤管理：支持多種考勤方式，如指紋打卡、人臉識(shí)別、手機(jī)APP打卡等。能夠準(zhǔn)確記錄員工的出勤、缺勤、請(qǐng)假等情況，并生成詳細(xì)的考勤報(bào)表。對(duì)于有加班情況的企業(yè)，系統(tǒng)要能夠自動(dòng)計(jì)算加班時(shí)長(zhǎng)和加班工資。
薪資管理：可以根據(jù)企業(yè)的薪資政策，自動(dòng)計(jì)算員工的工資、獎(jiǎng)金、福利等。支持多種薪資計(jì)算方式，如計(jì)時(shí)工資、計(jì)件工資等。同時(shí)，要能夠與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，方便工資的發(fā)放。
績(jī)效管理：設(shè)定合理的績(jī)效指標(biāo)，對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估。能夠生成績(jī)效報(bào)告，為員工的晉升、調(diào)薪和培訓(xùn)提供依據(jù)。例如，通過(guò)系統(tǒng)可以直觀地看到員工的績(jī)效得分和排名情況。
培訓(xùn)管理：規(guī)劃培訓(xùn)課程，記錄員工的培訓(xùn)參與情況和培訓(xùn)效果?？梢愿鶕?jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工推薦合適的培訓(xùn)課程。比如，新員工入職培訓(xùn)、崗位技能提升培訓(xùn)等。
三、關(guān)注系統(tǒng)的易用性
一個(gè)易用的HRM系統(tǒng)能夠提高員工的使用積極性和工作效率。
界面設(shè)計(jì)：系統(tǒng)的界面應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，操作流程簡(jiǎn)單易懂。員工不需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)就能上手使用。例如，系統(tǒng)的菜單布局要合理，常用的功能按鈕要容易找到。
操作便捷性：在錄入數(shù)據(jù)、查詢信息等操作時(shí)，要能夠快速完成。比如，在查詢員工信息時(shí)，不需要輸入過(guò)多的條件，系統(tǒng)能夠快速定位到所需信息。同時(shí)，系統(tǒng)要支持批量操作，如批量導(dǎo)入員工信息、批量修改考勤數(shù)據(jù)等。
移動(dòng)端支持：隨著移動(dòng)辦公的普及，系統(tǒng)要能夠支持移動(dòng)端訪問(wèn)。員工可以通過(guò)手機(jī)APP隨時(shí)隨地查看自己的考勤、薪資、績(jī)效等信息，管理人員也可以在移動(dòng)端審批請(qǐng)假、報(bào)銷等流程。例如，員工在外出辦公時(shí)，也能方便地進(jìn)行打卡和提交申請(qǐng)。
四、評(píng)估系統(tǒng)的穩(wěn)定性
系統(tǒng)的穩(wěn)定性直接影響企業(yè)的日常人力資源管理工作。
數(shù)據(jù)處理能力：在企業(yè)業(yè)務(wù)高峰期，系統(tǒng)要能夠穩(wěn)定地處理大量的數(shù)據(jù)。例如，在每月的薪資計(jì)算和發(fā)放期間，系統(tǒng)要能夠快速準(zhǔn)確地計(jì)算出所有員工的工資，不會(huì)出現(xiàn)卡頓或數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況。
系統(tǒng)響應(yīng)速度：無(wú)論是查詢信息還是進(jìn)行操作，系統(tǒng)的響應(yīng)速度都要快。如果系統(tǒng)響應(yīng)緩慢，會(huì)浪費(fèi)員工大量的時(shí)間，降低工作效率。比如，員工在提交請(qǐng)假申請(qǐng)后，系統(tǒng)要能夠及時(shí)反饋審批結(jié)果。
容錯(cuò)能力：當(dāng)出現(xiàn)一些小的錯(cuò)誤操作或網(wǎng)絡(luò)波動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)要能夠自動(dòng)恢復(fù)，不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)崩潰。例如，員工在錄入數(shù)據(jù)時(shí)不小心輸錯(cuò)了一個(gè)數(shù)字，系統(tǒng)要能夠給出提示并允許員工修改。
五、考慮系統(tǒng)的安全性
HRM系統(tǒng)涉及到企業(yè)大量的敏感信息，如員工的個(gè)人隱私、薪資數(shù)據(jù)等，所以系統(tǒng)的安全性至關(guān)重要。
數(shù)據(jù)加密：系統(tǒng)要對(duì)存儲(chǔ)在服務(wù)器上的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取。例如，采用先進(jìn)的加密算法對(duì)員工的身份證號(hào)碼、銀行卡號(hào)等信息進(jìn)行加密。
用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，不同級(jí)別的員工只能訪問(wèn)和操作自己權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。比如，普通員工只能查看自己的信息，而人力資源管理人員可以進(jìn)行員工信息的修改和管理。
數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要具備完善的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。例如，每天晚上自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的服務(wù)器上。
六、考察供應(yīng)商的實(shí)力
選擇一個(gè)有實(shí)力的供應(yīng)商是保證系統(tǒng)質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)的關(guān)鍵。
供應(yīng)商的經(jīng)驗(yàn)：具有多年HRM系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商，他們?cè)诩夹g(shù)和服務(wù)方面會(huì)更加成熟。例如，一家已經(jīng)在市場(chǎng)上存在了十年以上的供應(yīng)商，他們經(jīng)歷了不同企業(yè)的需求和問(wèn)題，能夠更好地應(yīng)對(duì)各種情況。
技術(shù)研發(fā)能力：供應(yīng)商要有強(qiáng)大的技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，能夠不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。隨著科技的不斷發(fā)展，HRM系統(tǒng)也需要不斷更新功能，以適應(yīng)企業(yè)的新需求。比如，能夠及時(shí)引入人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)到系統(tǒng)中。
客戶案例：了解供應(yīng)商的客戶案例，看看他們服務(wù)過(guò)哪些企業(yè)，這些企業(yè)的反饋如何。如果供應(yīng)商有很多知名企業(yè)的成功案例，說(shuō)明他們的系統(tǒng)和服務(wù)得到了市場(chǎng)的認(rèn)可。例如，一家供應(yīng)商服務(wù)過(guò)世界500強(qiáng)企業(yè)，那么他們的系統(tǒng)在功能和穩(wěn)定性方面應(yīng)該是有保障的。
七、關(guān)注系統(tǒng)的價(jià)格
價(jià)格是企業(yè)選擇HRM系統(tǒng)時(shí)需要考慮的重要因素之一。
價(jià)格構(gòu)成：系統(tǒng)的價(jià)格通常包括軟件授權(quán)費(fèi)、實(shí)施費(fèi)、維護(hù)費(fèi)等。企業(yè)要了解清楚各項(xiàng)費(fèi)用的具體情況。有些供應(yīng)商可能會(huì)在軟件授權(quán)費(fèi)上給出較低的價(jià)格，但在后續(xù)的維護(hù)和升級(jí)費(fèi)用上收取高額費(fèi)用。
性價(jià)比：不能只看價(jià)格高低，還要考慮系統(tǒng)的功能和服務(wù)與價(jià)格是否匹配。有時(shí)候，價(jià)格較高的系統(tǒng)可能功能更強(qiáng)大、服務(wù)更完善。企業(yè)要根據(jù)自己的預(yù)算和需求，選擇性價(jià)比最高的系統(tǒng)。例如，一家企業(yè)預(yù)算有限，但又需要一些特定的功能，那么就要在價(jià)格和功能之間找到一個(gè)平衡點(diǎn)。
付費(fèi)方式：目前市場(chǎng)上有多種付費(fèi)方式，如一次性付費(fèi)、按年付費(fèi)、按用戶數(shù)量付費(fèi)等。企業(yè)可以根據(jù)自己的財(cái)務(wù)狀況和使用情況選擇合適的付費(fèi)方式。對(duì)于一些小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，按年付費(fèi)可能更靈活，不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)太大的資金壓力。
八、了解系統(tǒng)的售后服務(wù)
良好的售后服務(wù)能夠保證企業(yè)在使用系統(tǒng)過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)得到及時(shí)解決。
技術(shù)支持：供應(yīng)商要提供7×24小時(shí)的技術(shù)支持服務(wù)，能夠通過(guò)電話、郵件、在線客服等多種方式及時(shí)響應(yīng)企業(yè)的問(wèn)題。例如，當(dāng)企業(yè)在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到技術(shù)故障時(shí)，能夠在第一時(shí)間聯(lián)系到技術(shù)人員進(jìn)行解決。
系統(tǒng)升級(jí)：供應(yīng)商要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以修復(fù)系統(tǒng)的漏洞、增加新的功能和提高系統(tǒng)的性能。企業(yè)要了解升級(jí)的頻率和方式，以及是否需要額外付費(fèi)。比如，一些供應(yīng)商會(huì)提供免費(fèi)的系統(tǒng)升級(jí)服務(wù)，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常有利的。
培訓(xùn)服務(wù)：在系統(tǒng)上線前，供應(yīng)商要為企業(yè)的員工提供全面的培訓(xùn)，包括系統(tǒng)的操作使用、功能介紹等。培訓(xùn)可以采用線上和線下相結(jié)合的方式，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用。例如，組織現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)課程，讓員工在實(shí)際操作中學(xué)習(xí)系統(tǒng)的使用方法。
常見(jiàn)用戶關(guān)注的問(wèn)題：
一、HRM系統(tǒng)有免費(fèi)的嗎？
我聽(tīng)說(shuō)現(xiàn)在很多軟件都有免費(fèi)版，就想知道HRM系統(tǒng)會(huì)不會(huì)也有免費(fèi)的呀。要是有免費(fèi)的，那對(duì)于一些小公司來(lái)說(shuō)可太劃算了。
解答：市面上是有免費(fèi)的HRM系統(tǒng)的。一些軟件廠商為了吸引用戶，會(huì)推出免費(fèi)版本的HRM系統(tǒng)。免費(fèi)的HRM系統(tǒng)一般具有一些基礎(chǔ)功能，像員工信息管理，能讓企業(yè)記錄員工的基本資料；考勤管理，簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)員工的出勤情況。
不過(guò)呢，免費(fèi)版也有它的局限性。功能方面，通常比較基礎(chǔ)，可能沒(méi)有復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析、高級(jí)的薪酬計(jì)算等功能。數(shù)據(jù)安全上，免費(fèi)版可能沒(méi)有足夠的保障措施，存在數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。使用期限上，有些免費(fèi)版可能只是試用期免費(fèi)，過(guò)了試用期就需要付費(fèi)。
如果企業(yè)規(guī)模較小，業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，對(duì)HRM系統(tǒng)功能需求不高，免費(fèi)版可以作為一個(gè)嘗試。但要是企業(yè)規(guī)模較大，業(yè)務(wù)復(fù)雜，對(duì)系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)安全要求較高，那還是建議選擇付費(fèi)的專業(yè)HRM系統(tǒng)。
二、HRM系統(tǒng)容易上手嗎？
朋友推薦我用HRM系統(tǒng)，可我就擔(dān)心這系統(tǒng)會(huì)不會(huì)很難上手，我都怕自己學(xué)不會(huì)。要是操作復(fù)雜，那用起來(lái)可太麻煩了。
解答：HRM系統(tǒng)是否容易上手，和多個(gè)因素有關(guān)?，F(xiàn)在很多正規(guī)廠商開發(fā)的HRM系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)時(shí)會(huì)考慮用戶體驗(yàn)，盡量讓操作簡(jiǎn)單易懂。
大部分HRM系統(tǒng)都有簡(jiǎn)潔的界面，菜單和操作按鈕都比較清晰。比如員工信息錄入界面，會(huì)有明確的字段提示，按照提示一步步填寫就行。而且還會(huì)有操作指南和視頻教程，幫助用戶快速了解系統(tǒng)的使用方法。
不過(guò)，不同的HRM系統(tǒng)在易用性上還是有差異的。一些高端的、功能復(fù)雜的系統(tǒng)，可能相對(duì)難上手一些，因?yàn)樗墓δ芏?，設(shè)置也復(fù)雜。但廠商一般會(huì)提供培訓(xùn)服務(wù)，包括線上培訓(xùn)和線下培訓(xùn)，幫助用戶掌握系統(tǒng)的使用。
企業(yè)在選擇HRM系統(tǒng)時(shí)，可以先申請(qǐng)?jiān)囉茫屜嚓P(guān)人員體驗(yàn)一下系統(tǒng)的操作流程，看看是否容易上手。如果系統(tǒng)有良好的用戶界面設(shè)計(jì)和完善的培訓(xùn)支持，一般來(lái)說(shuō)上手不會(huì)太難。
三、HRM系統(tǒng)能提高工作效率嗎？
我聽(tīng)說(shuō)用HRM系統(tǒng)能提高工作效率，可我有點(diǎn)懷疑。我就想知道這系統(tǒng)到底能不能真的讓工作變輕松。
解答：HRM系統(tǒng)是可以提高工作效率的。在員工信息管理方面，以前紙質(zhì)記錄員工信息，查找和修改都很麻煩。有了HRM系統(tǒng)，只需在系統(tǒng)里輸入關(guān)鍵詞，就能快速找到所需員工信息，修改也很方便。
考勤管理上，傳統(tǒng)的考勤統(tǒng)計(jì)需要人工一個(gè)個(gè)核對(duì)打卡記錄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯(cuò)。HRM系統(tǒng)可以自動(dòng)采集考勤數(shù)據(jù)，快速準(zhǔn)確地生成考勤報(bào)表。
招聘流程中，系統(tǒng)能自動(dòng)篩選簡(jiǎn)歷，把符合要求的簡(jiǎn)歷推送給招聘人員，節(jié)省了大量篩選簡(jiǎn)歷的時(shí)間。薪酬計(jì)算方面，系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)計(jì)算員工薪酬，減少了人工計(jì)算的錯(cuò)誤和時(shí)間成本。
不過(guò)，要想讓HRM系統(tǒng)充分發(fā)揮提高效率的作用，企業(yè)需要正確地使用和維護(hù)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
四、HRM系統(tǒng)能和其他軟件集成嗎？
我想知道HRM系統(tǒng)能不能和我們公司現(xiàn)有的其他軟件集成，假如能集成，那工作起來(lái)就方便多了。
解答：很多HRM系統(tǒng)是支持和其他軟件集成的?，F(xiàn)在企業(yè)通常會(huì)使用多種軟件，比如財(cái)務(wù)軟件、辦公軟件等。HRM系統(tǒng)和其他軟件集成有很多好處。
和財(cái)務(wù)軟件集成后，HRM系統(tǒng)里的薪酬數(shù)據(jù)可以直接傳輸?shù)截?cái)務(wù)軟件中，減少了重復(fù)錄入數(shù)據(jù)的工作，還能保證數(shù)據(jù)的一致性。和辦公軟件集成，像和OA系統(tǒng)集成，員工的請(qǐng)假、審批流程可以在兩個(gè)系統(tǒng)中無(wú)縫對(duì)接，提高工作效率。
但是，不是所有的HRM系統(tǒng)都能和任意軟件集成。這取決于軟件廠商是否提供集成接口，以及接口的開放性。有些軟件廠商會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)的API接口，方便和其他軟件集成。
企業(yè)在選擇HRM系統(tǒng)時(shí)，要考慮自己現(xiàn)有的軟件情況，和軟件廠商溝通系統(tǒng)集成的可能性和具體方式。如果系統(tǒng)能夠和其他軟件良好集成，會(huì)大大提升企業(yè)的信息化管理水平。
