招標采購管理系統(tǒng)，助力企業(yè)高效管控招標采購流程與成本

招標采購管理系統(tǒng)是一種專門為企業(yè)和組織設計的信息化工具，旨在優(yōu)化招標采購流程，提高采購效率，降低采購成本，增強采購透明度和合規(guī)性。它涵蓋了從采購需求發(fā)起、招標信息發(fā)布、供應商報名、投標文件管理、開標評標到合同簽訂與執(zhí)行等全流程的管理功能，通過數字化手段實現采購業(yè)務的自動化和規(guī)范化，幫助企業(yè)更好地管理采購資源，提升整體競爭力。

一、系統(tǒng)功能概述

招標采購管理系統(tǒng)具有豐富多樣的功能，以滿足不同企業(yè)的采購需求。

采購需求管理：企業(yè)各部門可以在系統(tǒng)中提交采購需求，詳細描述所需物資或服務的規(guī)格、數量、預算等信息。系統(tǒng)會對需求進行審核，確保需求的合理性和必要性。還能對需求進行分類和匯總，便于后續(xù)的采購計劃制定。

招標信息發(fā)布：系統(tǒng)支持將招標信息發(fā)布到指定的平臺或網站上，包括招標公告、招標文件等內容?？梢栽O置不同的發(fā)布范圍，吸引更多符合要求的供應商參與投標。并且能夠對發(fā)布的信息進行實時監(jiān)控和更新。

供應商管理：建立供應商數據庫，記錄供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績情況等。對供應商進行評估和分類，以便在招標時選擇合適的供應商。系統(tǒng)還能對供應商的投標行為進行跟蹤和評價。

投標文件管理：供應商可以通過系統(tǒng)在線提交投標文件，系統(tǒng)會對文件進行加密存儲和管理。在開標前，確保投標文件的保密性。開標后，能夠對投標文件進行自動比對和分析，提高評標效率。

開標評標管理：系統(tǒng)支持在線開標，自動讀取投標文件中的關鍵信息。評標過程中，評委可以在系統(tǒng)中進行打分和評價，系統(tǒng)會根據預設的評標規(guī)則自動計算得分，確定中標候選人。

合同管理：中標后，系統(tǒng)可以生成合同模板，雙方在線簽訂合同。對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控，包括交貨時間、質量驗收、付款進度等，確保合同的順利履行。

統(tǒng)計分析：系統(tǒng)能夠對采購數據進行統(tǒng)計和分析，生成各類報表，如采購成本分析報表、供應商績效報表等。為企業(yè)的決策提供數據支持，幫助企業(yè)優(yōu)化采購策略。

預警提醒：設置各種預警規(guī)則，如招標截止時間提醒、合同到期提醒等。及時通知相關人員，避免因疏忽而導致的業(yè)務風險。

二、系統(tǒng)優(yōu)勢分析

招標采購管理系統(tǒng)為企業(yè)帶來了諸多優(yōu)勢。

提高采購效率：傳統(tǒng)的招標采購流程繁瑣，需要大量的人工操作和紙質文件傳遞。而系統(tǒng)實現了全流程的電子化，大大縮短了采購周期。例如，從發(fā)布招標信息到確定中標人，時間可以從原來的幾周甚至幾個月縮短到幾天。

降低采購成本：通過系統(tǒng)的供應商管理和價格比較功能，企業(yè)可以選擇性價比更高的供應商和產品。減少了人工成本和紙張等辦公費用的支出。據統(tǒng)計，使用該系統(tǒng)后，企業(yè)的采購成本平均降低了10% - 15%。

增強透明度和合規(guī)性：系統(tǒng)記錄了采購過程中的所有信息，包括招標公告、投標文件、評標結果等，實現了采購過程的全程可追溯。避免了人為因素的干擾，確保采購活動符合法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定。

提升供應商合作質量：對供應商進行科學的評估和管理，促使供應商提高服務質量和產品質量。系統(tǒng)的信息共享功能，加強了企業(yè)與供應商之間的溝通和協作，建立了長期穩(wěn)定的合作關系。

優(yōu)化決策支持：系統(tǒng)提供的統(tǒng)計分析功能，能夠為企業(yè)管理層提供準確的采購數據和分析報告。幫助管理層了解采購市場動態(tài)，制定合理的采購策略，做出更明智的決策。

提高數據安全性：采用先進的加密技術對系統(tǒng)中的數據進行保護，防止數據泄露和篡改。設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關數據。

便于集成和擴展：系統(tǒng)可以與企業(yè)的其他管理系統(tǒng)，如財務管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)等進行集成，實現數據的共享和交互。并且具有良好的擴展性，能夠根據企業(yè)的發(fā)展需求添加新的功能模塊。

提升企業(yè)形象：使用先進的招標采購管理系統(tǒng)，體現了企業(yè)的信息化管理水平和規(guī)范化運作能力，有助于提升企業(yè)在市場中的形象和競爭力。

三、系統(tǒng)實施步驟

企業(yè)實施招標采購管理系統(tǒng)需要遵循一定的步驟。

需求調研：組建由企業(yè)采購部門、信息技術部門等相關人員組成的調研小組，深入了解企業(yè)的采購業(yè)務流程、現有管理模式和存在的問題。與各部門人員進行溝通和交流，收集他們對系統(tǒng)的功能需求和期望。

系統(tǒng)選型：根據需求調研的結果，篩選出符合企業(yè)要求的招標采購管理系統(tǒng)。對不同供應商的系統(tǒng)進行評估和比較，包括功能完整性、易用性、穩(wěn)定性、價格等方面?？梢匝埞踢M行系統(tǒng)演示和試用，以便更好地了解系統(tǒng)的性能。

項目規(guī)劃：制定詳細的項目實施計劃，明確項目的目標、任務、時間節(jié)點和責任人。確定項目的實施范圍和階段，合理安排資源。制定項目的風險管理計劃，對可能出現的風險進行預測和應對。

系統(tǒng)配置和開發(fā)：根據企業(yè)的業(yè)務需求，對選定的系統(tǒng)進行配置和定制開發(fā)。包括設置系統(tǒng)參數、定義業(yè)務流程、開發(fā)接口等。確保系統(tǒng)能夠與企業(yè)的現有業(yè)務流程相匹配。

數據遷移：將企業(yè)原有的采購數據，如供應商信息、采購合同等，遷移到新的系統(tǒng)中。在遷移過程中，要確保數據的準確性和完整性。對遷移的數據進行清洗和驗證，去除重復和錯誤的數據。

系統(tǒng)測試：在系統(tǒng)上線前，進行全面的測試工作。包括功能測試、性能測試、安全測試等。邀請企業(yè)內部的用戶參與測試，及時發(fā)現和解決系統(tǒng)中存在的問題。

用戶培訓：為系統(tǒng)的最終用戶提供培訓，使他們熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用。培訓可以采用線上和線下相結合的方式，包括理論講解、實際操作演示等。確保用戶能夠熟練使用系統(tǒng)開展工作。

系統(tǒng)上線和維護：在完成測試和培訓后，正式將系統(tǒng)上線運行。在上線初期，要密切關注系統(tǒng)的運行情況，及時處理用戶反饋的問題。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

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四、系統(tǒng)應用案例

以下是一些企業(yè)應用招標采購管理系統(tǒng)的實際案例。

案例一：制造業(yè)企業(yè)：某大型制造業(yè)企業(yè)引入招標采購管理系統(tǒng)后，采購流程得到了極大的優(yōu)化。原來需要人工審核的采購需求，現在通過系統(tǒng)自動審核，效率提高了30%。在供應商管理方面，系統(tǒng)幫助企業(yè)篩選出了更優(yōu)質的供應商，采購成本降低了12%。采購過程的透明度增強，避免了一些潛在的腐敗風險。

案例二：政府部門：某政府部門采用招標采購管理系統(tǒng)進行辦公用品采購。系統(tǒng)實現了招標信息的公開透明發(fā)布，吸引了更多供應商參與投標。評標過程更加公正公平，提高了政府的公信力。通過系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，政府部門能夠更好地掌握采購成本和市場價格動態(tài)，合理安排采購預算。

案例三：服務業(yè)企業(yè)：一家服務業(yè)企業(yè)利用招標采購管理系統(tǒng)進行服務采購，如廣告宣傳、咨詢服務等。系統(tǒng)簡化了采購流程，縮短了采購周期，使企業(yè)能夠更快地獲得所需的服務。對供應商的服務質量進行了有效的監(jiān)控和評估，提升了企業(yè)的服務水平。

案例四：醫(yī)療機構：某醫(yī)療機構引入招標采購管理系統(tǒng)進行醫(yī)療設備采購。系統(tǒng)對供應商的資質和產品質量進行嚴格審核，確保了采購的醫(yī)療設備符合安全和質量標準。在合同管理方面，系統(tǒng)跟蹤設備的安裝、調試和售后服務情況，保障了醫(yī)療機構的正常運營。

案例五：教育機構：某教育機構使用招標采購管理系統(tǒng)進行教材和教學設備采購。系統(tǒng)方便了各部門提交采購需求，提高了采購的準確性和及時性。通過與供應商的有效溝通和合作，降低了采購成本，為教育教學工作提供了更好的支持。

案例六：建筑企業(yè)：一家建筑企業(yè)應用招標采購管理系統(tǒng)進行建筑材料采購。系統(tǒng)對采購過程進行全程監(jiān)控，確保材料的按時供應和質量達標。在價格方面，通過與多家供應商的比較，降低了采購成本，提高了企業(yè)的利潤空間。

案例七：能源企業(yè)：某能源企業(yè)利用招標采購管理系統(tǒng)進行能源物資采購。系統(tǒng)優(yōu)化了采購流程，減少了人工干預，提高了采購效率。對供應商的環(huán)保資質進行了評估，符合企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

案例八：金融企業(yè)：一家金融企業(yè)采用招標采購管理系統(tǒng)進行信息技術服務采購。系統(tǒng)保障了采購過程的安全和合規(guī)，對供應商的技術能力和服務水平進行了嚴格評估。通過系統(tǒng)的數據分析，企業(yè)能夠合理規(guī)劃信息技術采購預算。

五、系統(tǒng)與傳統(tǒng)采購方式對比

招標采購管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)采購方式存在明顯的差異。

流程方面：傳統(tǒng)采購方式通常需要大量的紙質文件和人工傳遞，流程繁瑣且容易出錯。而系統(tǒng)實現了全流程的電子化，從采購需求提交到合同簽訂，都可以在系統(tǒng)中完成，大大提高了流程的效率和準確性。

信息透明度方面：傳統(tǒng)采購中，信息往往不夠公開透明，容易出現暗箱操作的情況。系統(tǒng)則將采購過程中的所有信息都記錄在案，公開招標信息、投標文件和評標結果，確保了采購過程的公平公正。

供應商選擇方面：傳統(tǒng)采購主要依賴采購人員的經驗和關系來選擇供應商，范圍相對較窄。系統(tǒng)通過建立供應商數據庫和評估體系，能夠篩選出更多符合要求的供應商，擴大了選擇范圍，提高了供應商的質量。

成本控制方面：傳統(tǒng)采購方式在成本控制上缺乏有效的手段，容易出現價格虛高的問題。系統(tǒng)通過價格比較和數據分析功能，幫助企業(yè)選擇性價比更高的產品和服務，降低了采購成本。

決策支持方面：傳統(tǒng)采購決策主要基于采購人員的主觀判斷，缺乏數據支持。系統(tǒng)提供的統(tǒng)計分析報表，為企業(yè)管理層提供了客觀準確的數據，有助于做出更科學的決策。

溝通效率方面：傳統(tǒng)采購中企業(yè)與供應商之間的溝通主要通過電話、郵件等方式，效率較低。系統(tǒng)實現了信息的實時共享和在線溝通，提高了溝通效率，加強了雙方的合作。

風險管控方面：傳統(tǒng)采購對風險的管控能力較弱，容易出現交貨延遲、質量問題等風險。系統(tǒng)通過對采購過程的全程監(jiān)控和預警提醒，能夠及時發(fā)現和解決潛在的風險。

管理難度方面：傳統(tǒng)采購涉及大量的文件管理和人工操作，管理難度較大。系統(tǒng)實現了采購業(yè)務的自動化管理，降低了管理難度，提高了管理水平。

六、系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢

隨著科技的不斷進步和企業(yè)需求的不斷變化，招標采購管理系統(tǒng)也呈現出一些未來發(fā)展趨勢。

智能化發(fā)展：引入人工智能技術，如機器學習、自然語言處理等。系統(tǒng)能夠自動分析采購數據，預測市場價格走勢，為企業(yè)提供更精準的采購建議。智能客服可以實時解答用戶的問題，提高服務效率。

移動化應用：越來越多的企業(yè)員工希望能夠通過移動設備隨時隨地訪問和操作招標采購管理系統(tǒng)。未來系統(tǒng)將更加注重移動端的開發(fā)，支持手機、平板等設備的使用，方便用戶在不同場景下開展采購工作。

大數據應用：利用大數據技術對海量的采購數據進行深度挖掘和分析。除了現有的統(tǒng)計分析功能外，還能發(fā)現潛在的采購需求和市場機會。通過對供應商數據的分析，為企業(yè)提供更全面的供應商畫像。

區(qū)塊鏈技術應用：區(qū)塊鏈技術的去中心化、不可篡改等特點，將為招標采購管理系統(tǒng)帶來更高的安全性和透明度。可以用于記錄采購交易的全過程，確保數據的真實性和完整性，防止數據被篡改和偽造。

與供應鏈協同發(fā)展：系統(tǒng)將與企業(yè)的供應鏈管理系統(tǒng)進行更深度的集成，實現采購與供應鏈的協同運作。例如，實時共享庫存信息、生產計劃等，提高供應鏈的整體效率和響應速度。

綠色采購理念融入：隨著環(huán)保意識的增強，企業(yè)將更加注重綠色采購。系統(tǒng)將增加對供應商環(huán)保資質和產品環(huán)保指標的管理功能，幫助企業(yè)選擇更環(huán)保的產品和服務，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

云服務模式普及：越來越多的企業(yè)將選擇云服務模式的招標采購管理系統(tǒng)。云服務具有成本低、部署快、可擴展性強等優(yōu)點，能夠滿足不同規(guī)模企業(yè)的需求。

行業(yè)定制化：不同行業(yè)的采購需求存在差異，未來系統(tǒng)將更加注重行業(yè)定制化開發(fā)。針對制造業(yè)、服務業(yè)、醫(yī)療行業(yè)等不同行業(yè)的特點，提供更貼合行業(yè)需求的功能和解決方案。

七、系統(tǒng)使用中的常見問題及解決方法

在使用招標采購管理系統(tǒng)過程中，可能會遇到一些常見問題。

系統(tǒng)登錄問題：有時用戶可能會忘記密碼或遇到登錄失敗的情況。解決方法是提供密碼找回功能，用戶可以通過注冊的郵箱或手機號碼重置密碼。檢查網絡連接和服務器狀態(tài)，確保登錄環(huán)境正常。

數據錄入錯誤：在錄入采購需求、供應商信息等數據時，可能會出現錯誤。系統(tǒng)可以設置數據校驗規(guī)則，對錄入的數據進行實時檢查。如果發(fā)現錯誤，及時提示用戶修改。提供數據導入功能，減少手動錄入的工作量和錯誤率。

供應商響應不積極：可能由于招標信息不明確、時間安排不合理等原因導致供應商響應不積極。企業(yè)需要優(yōu)化招標信息的發(fā)布，確保信息準確清晰。合理安排招標時間，給供應商足夠的準備時間。還可以與供應商進行溝通，了解他們的需求和意見。

評標結果爭議：評標過程中可能會出現供應商對評標結果有爭議的情況。系統(tǒng)要保證評標過程的公開透明，提供詳細的評標規(guī)則和打分依據。當出現爭議時，成立專門的復議小組進行調查和處理，確保結果的公正性。

系統(tǒng)性能問題：在使用高峰期，系統(tǒng)可能會出現響應緩慢或卡頓的情況?？梢詫ο到y(tǒng)進行性能優(yōu)化，如增加服務器配置、優(yōu)化數據庫查詢等。采用分布式架構和負載均衡技術，提高系統(tǒng)的并發(fā)處理能力。

數據安全問題：數據安全是系統(tǒng)使用中的重要問題。企業(yè)要加強數據安全管理，采用加密技術對數據進行保護。設置嚴格的用戶權限，定期備份數據，防止數據丟失和泄露。

與其他系統(tǒng)集成問題：當系統(tǒng)與企業(yè)的其他管理系統(tǒng)集成時，可能會出現數據傳輸不暢或格式不兼容的問題。需要進行接口開發(fā)和調試，確保數據能夠準確無誤地在不同系統(tǒng)之間傳輸。建立數據同步機制，保證數據的一致性。

用戶操作不熟練：部分用戶可能對系統(tǒng)的操作不夠熟練，影響工作效率。企業(yè)要加強用戶培訓，提供詳細的操作手冊和視頻教程。設置在線客服，及時解答用戶的操作問題。

一、招標采購管理系統(tǒng)能提高采購效率嗎？

我聽說很多企業(yè)都在考慮用招標采購管理系統(tǒng)，我就想知道它是不是真能提高采購效率。下面我來詳細說說我的看法。

自動化流程方面：系統(tǒng)可以自動處理采購流程中的很多環(huán)節(jié)，比如自動生成采購訂單，這樣就不用人工一個個去填寫，節(jié)省了時間。而且還能自動分配任務，讓不同的人在合適的時間做合適的事，提高了整體的工作節(jié)奏。

信息整合方面：它能把供應商信息、采購歷史記錄等都整合在一起，查詢起來非常方便。不用再像以前一樣在一堆文件里找資料，能快速找到需要的信息，加快決策速度。

減少人為錯誤方面：人工操作難免會出現一些錯誤，像訂單數量寫錯、價格計算錯誤等。而系統(tǒng)可以通過設置規(guī)則來避免這些錯誤，保證采購數據的準確性。

實時監(jiān)控方面：可以實時監(jiān)控采購進度，知道每個環(huán)節(jié)進行到什么程度了。如果有延誤，能及時發(fā)現并采取措施，避免影響整個采購周期。

供應商管理方面：系統(tǒng)可以對供應商進行評估和管理，篩選出優(yōu)質的供應商。這樣在采購時就能優(yōu)先選擇靠譜的供應商，減少采購風險，也能提高采購的效率。

數據分析方面：通過對采購數據的分析，能發(fā)現采購過程中的問題和優(yōu)化點。比如哪些采購項目成本過高，哪些環(huán)節(jié)可以進一步簡化等，從而有針對性地進行改進。

二、招標采購管理系統(tǒng)安全性能如何？

朋友說現在很多企業(yè)都在用招標采購管理系統(tǒng)，但我想知道它的安全性能到底咋樣。下面我來好好分析一下。

數據加密方面：一般好的系統(tǒng)會對采購數據進行加密處理，就像給數據上了一把鎖。這樣即使數據在傳輸過程中被截取，別人也看不懂里面的內容，保證了數據的安全性。

訪問控制方面：系統(tǒng)會設置不同的訪問權限，只有授權的人員才能訪問特定的數據和功能。比如采購經理能看到所有采購信息，而普通員工只能看到自己負責的那部分，防止數據泄露。

備份與恢復方面：會定期對數據進行備份，就像給數據留了個“副本”。萬一遇到數據丟失或者系統(tǒng)故障，能快速恢復數據，保證業(yè)務的正常進行。

網絡安全防護方面：系統(tǒng)會有防火墻等安全防護措施，防止外部網絡攻擊。就像給系統(tǒng)建了一道墻，把壞人擋在外面，保護系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

審計與監(jiān)控方面：會對系統(tǒng)的操作進行審計和監(jiān)控，記錄每個用戶的操作行為。如果發(fā)現有異常操作，能及時發(fā)出警報，便于及時處理。

軟件更新方面：開發(fā)商會不斷更新系統(tǒng)，修復安全漏洞。就像給系統(tǒng)打補丁一樣，讓系統(tǒng)越來越安全。

三、招標采購管理系統(tǒng)容易上手嗎？

我想知道招標采購管理系統(tǒng)對于普通員工來說容不容易上手。下面我來談談我的想法。

界面設計方面：好的系統(tǒng)界面會設計得很簡潔明了，就像手機應用一樣，一看就知道怎么操作。按鈕、菜單的布局合理，不會讓人覺得眼花繚亂。

操作流程方面：采購流程會被簡化和標準化，按照系統(tǒng)提示一步步操作就行。就像跟著導航走路一樣，很容易就能完成采購任務。

培訓支持方面：一般開發(fā)商會提供培訓服務，包括線上培訓和線下培訓。員工可以通過培訓快速了解系統(tǒng)的功能和操作方法。

幫助文檔方面：系統(tǒng)會有詳細的幫助文檔，就像一本說明書。員工在操作過程中遇到問題，可以隨時查看幫助文檔來解決。

用戶反饋方面：系統(tǒng)會根據用戶的反饋不斷優(yōu)化操作體驗。如果很多用戶都覺得某個功能操作不方便，開發(fā)商就會進行改進。

模擬操作方面：有些系統(tǒng)會提供模擬操作環(huán)境，員工可以在不影響實際業(yè)務的情況下先練習操作，熟悉系統(tǒng)的使用。

四、招標采購管理系統(tǒng)能降低采購成本嗎？

我聽說用招標采購管理系統(tǒng)有可能降低采購成本，我就想知道具體是怎么做到的。下面我來仔細說說。

供應商競價方面：系統(tǒng)可以讓多個供應商進行競價，就像一場比賽，供應商為了拿到訂單會給出更優(yōu)惠的價格。這樣企業(yè)就能選擇價格更低的供應商，降低采購成本。

批量采購方面：通過系統(tǒng)可以對采購需求進行整合，實現批量采購。供應商一般會給批量采購更大的折扣，從而降低單位采購成本。

成本分析方面：系統(tǒng)可以對采購成本進行分析，找出成本高的原因。比如是采購價格高還是運輸成本高，然后有針對性地進行改進。

減少浪費方面：系統(tǒng)可以對庫存進行管理，避免過度采購。根據實際需求采購，減少庫存積壓和浪費，降低庫存成本。

優(yōu)化采購流程方面：簡化采購流程可以減少中間環(huán)節(jié)的費用，比如審批環(huán)節(jié)的時間成本、文件傳遞的費用等，從而降低采購總成本。

長期合作方面：系統(tǒng)可以幫助企業(yè)與優(yōu)質供應商建立長期合作關系。供應商為了維持合作，會提供更優(yōu)惠的價格和更好的服務，降低采購成本。

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五、招標采購管理系統(tǒng)適合中小企業(yè)嗎？

朋友推薦說中小企業(yè)也可以用招標采購管理系統(tǒng)，我就想知道它是不是真的適合。下面我來分析分析。

成本方面：現在很多系統(tǒng)都有不同的版本和收費模式，中小企業(yè)可以根據自己的預算選擇合適的系統(tǒng)。而且系統(tǒng)能降低采購成本，長期來看是很劃算的。

功能需求方面：系統(tǒng)的功能可以根據中小企業(yè)的需求進行定制。比如中小企業(yè)可能不需要太復雜的功能，系統(tǒng)可以只提供核心的采購管理功能，滿足企業(yè)的基本需求。

管理效率方面：對于中小企業(yè)來說，提高管理效率很重要。系統(tǒng)可以幫助企業(yè)規(guī)范采購流程，提高采購效率，讓企業(yè)的管理更加有序。

競爭力方面：使用系統(tǒng)可以讓中小企業(yè)在采購方面更具競爭力。能以更低的成本采購到更好的物資，提高產品的質量和服務水平。

數據管理方面：系統(tǒng)可以幫助中小企業(yè)更好地管理采購數據，分析采購情況，為決策提供依據。這對于中小企業(yè)的發(fā)展非常有幫助。

發(fā)展?jié)摿Ψ矫?/strong>：隨著企業(yè)的發(fā)展，系統(tǒng)可以進行升級和擴展。能滿足企業(yè)不斷增長的需求，陪伴企業(yè)一起成長。