工程合同管理的管理軟件，高效助力工程合同全流程精細(xì)管控

在當(dāng)今的工程項目領(lǐng)域，合同管理是一項至關(guān)重要且復(fù)雜的工作。工程合同管理涉及到合同的起草、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)控以及結(jié)算等多個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都需要精確的把控和高效的管理。而工程合同管理軟件的出現(xiàn)，為解決這一難題提供了有效的途徑。它能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同的數(shù)字化管理，提高管理效率，降低風(fēng)險，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競爭力。下面我們將詳細(xì)介紹工程合同管理軟件的各個方面。

一、軟件的功能模塊

工程合同管理軟件通常包含多個功能模塊，這些模塊相互協(xié)作，共同完成合同管理的各項任務(wù)。

合同起草模塊：該模塊提供了豐富的合同模板庫，用戶可以根據(jù)不同的項目需求選擇合適的模板。支持自定義條款的添加和修改，確保合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。例如，在起草建筑工程合可以根據(jù)具體的工程要求添加關(guān)于工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求等條款。

合同審批模塊：實(shí)現(xiàn)了合同審批流程的自動化。當(dāng)合同起草完成后，系統(tǒng)會按照預(yù)設(shè)的審批流程將合同發(fā)送給相關(guān)人員進(jìn)行審批。審批人員可以在系統(tǒng)中查看合同內(nèi)容，提出審批意見，并且可以隨時跟蹤審批進(jìn)度。比如，審批人員可以在手機(jī)端收到審批提醒，及時進(jìn)行審批操作，提高審批效率。

合同執(zhí)行監(jiān)控模塊：實(shí)時監(jiān)控合同的執(zhí)行情況。系統(tǒng)會自動記錄合同的各項執(zhí)行數(shù)據(jù)，如付款情況、交貨進(jìn)度等。通過圖表和報表的形式直觀展示合同執(zhí)行狀態(tài)，讓管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某筆款項未按時支付時，系統(tǒng)會自動發(fā)出預(yù)警。

合同結(jié)算模塊：根據(jù)合同約定的結(jié)算方式和條件，自動計算結(jié)算金額。與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)結(jié)算數(shù)據(jù)的自動傳輸和處理。這大大減少了人工計算的誤差和繁瑣的操作，提高了結(jié)算的準(zhǔn)確性和效率。比如，在工程竣工結(jié)算時，系統(tǒng)可以快速準(zhǔn)確地計算出應(yīng)支付的工程款。

文檔管理模塊：對合同相關(guān)的各類文檔進(jìn)行集中管理。包括合同原件、附件、補(bǔ)充協(xié)議等，用戶可以方便地進(jìn)行文檔的上傳、下載、查詢和共享。并且系統(tǒng)會對文檔進(jìn)行版本控制，確保使用的是最新版本的文檔。例如，項目團(tuán)隊成員可以在任何時間、任何地點(diǎn)通過系統(tǒng)查看合同文檔。

二、軟件的優(yōu)勢

使用工程合同管理軟件具有諸多優(yōu)勢，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來顯著的效益。

提高管理效率：軟件實(shí)現(xiàn)了合同管理流程的自動化，減少了人工操作和繁瑣的紙質(zhì)流程。例如，合同審批時間從原來的幾天縮短到了幾個小時，大大提高了工作效率。系統(tǒng)可以快速查詢和統(tǒng)計合同信息，節(jié)省了大量的時間和精力。

降低風(fēng)險：通過對合同條款的審核和監(jiān)控，能夠及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險。比如，在合同簽訂前，系統(tǒng)可以對合同條款進(jìn)行風(fēng)險評估，避免出現(xiàn)不合理的條款。在合同執(zhí)行過程中，實(shí)時監(jiān)控合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)違約行為并采取措施，降低企業(yè)的法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。

提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：避免了人工記錄和計算帶來的誤差。軟件自動處理合同數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。例如，在合同結(jié)算時，系統(tǒng)計算的結(jié)算金額與實(shí)際應(yīng)結(jié)算金額的誤差幾乎為零。

加強(qiáng)協(xié)作溝通：軟件提供了一個共享的平臺，讓項目團(tuán)隊成員、供應(yīng)商、客戶等各方能夠方便地進(jìn)行溝通和協(xié)作。各方可以在系統(tǒng)中實(shí)時查看合同信息，交流意見和建議，提高了溝通效率和協(xié)作效果。比如，供應(yīng)商可以及時了解合同的交貨要求，項目團(tuán)隊可以及時反饋問題。

便于決策分析：軟件生成的各類報表和數(shù)據(jù)分析能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策提供有力支持。通過對合同數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)可以了解合同的執(zhí)行情況、成本控制情況等，從而做出更加科學(xué)合理的決策。例如，通過分析不同項目的合同利潤率，企業(yè)可以調(diào)整項目策略。

三、軟件的易用性

一款優(yōu)秀的工程合同管理軟件應(yīng)該具備良好的易用性，方便用戶使用。

簡潔的界面設(shè)計：軟件的界面設(shè)計應(yīng)該簡潔明了，易于操作。用戶可以快速找到所需的功能模塊和信息。例如，采用直觀的菜單布局和圖標(biāo)設(shè)計，讓用戶一目了然。

便捷的操作方式：支持多種操作方式，如鼠標(biāo)點(diǎn)擊、鍵盤輸入等。提供快捷鍵和批量操作功能，提高操作效率。比如，用戶可以通過快捷鍵快速保存合同信息，也可以批量導(dǎo)入合同數(shù)據(jù)。

豐富的幫助文檔和培訓(xùn)資源：為用戶提供詳細(xì)的幫助文檔和培訓(xùn)視頻，幫助用戶快速掌握軟件的使用方法。即使是沒有計算機(jī)專業(yè)知識的用戶也能輕松上手。例如，在軟件中設(shè)置在線幫助中心，用戶可以隨時查詢使用說明。

多平臺支持：支持在不同的操作系統(tǒng)和設(shè)備上使用，如電腦、手機(jī)、平板等。用戶可以根據(jù)自己的需求選擇合適的設(shè)備進(jìn)行操作。比如，在外出時，用戶可以通過手機(jī)端隨時隨地查看合同信息。

個性化設(shè)置：允許用戶根據(jù)自己的使用習(xí)慣和業(yè)務(wù)需求對軟件進(jìn)行個性化設(shè)置。例如，用戶可以自定義界面顏色、字體大小等，也可以設(shè)置提醒規(guī)則和審批流程。

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四、軟件的集成性

工程合同管理軟件的集成性對于提高企業(yè)的整體管理效率至關(guān)重要。

與財務(wù)系統(tǒng)集成：實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時共享和交互。當(dāng)合同發(fā)生付款、收款等操作時，系統(tǒng)會自動將相關(guān)數(shù)據(jù)同步到財務(wù)系統(tǒng)中，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。例如，在合同結(jié)算時，系統(tǒng)會自動生成財務(wù)憑證，減少了人工錄入的工作量。

與項目管理系統(tǒng)集成：將合同管理與項目管理緊密結(jié)合。合同信息可以直接關(guān)聯(lián)到具體的項目中，方便項目管理人員了解合同對項目的影響。項目進(jìn)度信息也可以反饋到合同管理系統(tǒng)中，為合同執(zhí)行監(jiān)控提供依據(jù)。比如，當(dāng)項目進(jìn)度延遲時，合同管理系統(tǒng)可以及時調(diào)整付款計劃。

與供應(yīng)商管理系統(tǒng)集成：實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商信息的共享和交互。在合同簽訂前，可以通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)查詢供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)等信息，為合同簽訂提供參考。在合同執(zhí)行過程中，及時獲取供應(yīng)商的交貨情況等信息，確保合同的順利執(zhí)行。例如，當(dāng)供應(yīng)商交貨延遲時，系統(tǒng)可以自動調(diào)整合同執(zhí)行計劃。

與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)集成：將合同管理與客戶關(guān)系管理相結(jié)合。通過客戶關(guān)系管理系統(tǒng)了解客戶的需求和反饋，為合同的簽訂和執(zhí)行提供支持。合同信息也可以為客戶關(guān)系管理提供數(shù)據(jù)支持，幫助企業(yè)更好地維護(hù)客戶關(guān)系。比如，根據(jù)客戶的合同執(zhí)行情況提供個性化的服務(wù)。

與辦公自動化系統(tǒng)集成：實(shí)現(xiàn)合同管理與日常辦公的無縫銜接。例如，在辦公自動化系統(tǒng)中可以直接發(fā)起合同審批流程，提高工作效率。合同管理系統(tǒng)中的文檔可以在辦公自動化系統(tǒng)中進(jìn)行共享和協(xié)作編輯。

五、軟件的安全性

工程合同管理軟件涉及到企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密和重要數(shù)據(jù)，因此安全性是至關(guān)重要的。

數(shù)據(jù)加密技術(shù)：采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密算法對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，使用SSL/TLS加密協(xié)議，確保數(shù)據(jù)的安全性。在數(shù)據(jù)存儲方面，對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。例如，對合同中的金額、客戶信息等進(jìn)行加密。

用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)分配不同的操作權(quán)限。例如，普通員工只能查看自己負(fù)責(zé)的合同信息，而管理人員可以進(jìn)行合同的修改和審批等操作。這樣可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并且提供數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況時，可以及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。比如，每天對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動備份，并且可以在需要時快速恢復(fù)到指定時間點(diǎn)的數(shù)據(jù)。

安全審計功能：記錄用戶的所有操作行為，包括登錄時間、操作內(nèi)容等。通過安全審計功能，管理人員可以及時發(fā)現(xiàn)異常操作并采取措施。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有用戶在非工作時間登錄系統(tǒng)進(jìn)行敏感操作時，系統(tǒng)會自動發(fā)出警報。

網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采用防火墻、入侵檢測等技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。比如，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止黑客利用漏洞入侵系統(tǒng)。

六、軟件的定制化

不同的企業(yè)在工程合同管理方面有不同的需求，因此軟件的定制化能力非常重要。

功能定制：可以根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和需求，對軟件的功能模塊進(jìn)行定制開發(fā)。例如，對于一些特殊行業(yè)的企業(yè)，可以添加專門的合同條款管理功能。

界面定制：允許企業(yè)根據(jù)自己的品牌形象和使用習(xí)慣對軟件的界面進(jìn)行定制。比如，將企業(yè)的標(biāo)志、顏色等元素融入到軟件界面中。

流程定制：根據(jù)企業(yè)的審批流程和管理模式，對軟件的審批流程和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行定制。確保軟件能夠與企業(yè)的實(shí)際管理流程相匹配。例如，對于一些大型企業(yè)，可以設(shè)置多級審批流程。

報表定制：支持企業(yè)根據(jù)自己的分析需求定制報表。企業(yè)可以選擇不同的報表格式和數(shù)據(jù)維度，生成符合自己需求的報表。比如，生成按項目、按時間等不同維度的合同執(zhí)行報表。

數(shù)據(jù)接口定制：如果企業(yè)有特殊的系統(tǒng)集成需求，可以對軟件的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行定制開發(fā)。確保軟件能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接。例如，與企業(yè)內(nèi)部的erp系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

七、軟件的實(shí)施與維護(hù)

軟件的實(shí)施和維護(hù)是確保軟件正常運(yùn)行和發(fā)揮作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

項目實(shí)施規(guī)劃：在軟件實(shí)施前，制定詳細(xì)的項目實(shí)施規(guī)劃。明確實(shí)施的目標(biāo)、步驟、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。例如，制定一個為期三個月的實(shí)施計劃，明確每個階段的任務(wù)和交付成果。

數(shù)據(jù)遷移：將企業(yè)原有的合同數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤地遷移到新的軟件系統(tǒng)中。在遷移過程中，要進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗和校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量。比如，對原有的合同數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，去除重復(fù)和錯誤的數(shù)據(jù)。

用戶培訓(xùn)：為企業(yè)的用戶提供全面的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件的功能使用、操作流程等。通過培訓(xùn)，讓用戶能夠熟練掌握軟件的使用方法。例如，組織現(xiàn)場培訓(xùn)和在線培訓(xùn)課程。

系統(tǒng)維護(hù)：定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括系統(tǒng)升級、故障排除等。確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能。比如，及時更新軟件版本，修復(fù)系統(tǒng)漏洞。

技術(shù)支持：提供7×24小時的技術(shù)支持服務(wù)。當(dāng)用戶遇到問題時，能夠及時得到專業(yè)的幫助。例如，用戶可以通過電話、郵件等方式聯(lián)系技術(shù)支持人員。

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八、軟件的選擇與評估

在選擇工程合同管理軟件時，需要進(jìn)行全面的評估。

功能需求匹配度：根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，評估軟件的功能是否能夠滿足要求。例如，對于有大量海外項目的企業(yè)，需要軟件具備多語言支持和國際結(jié)算功能。

軟件性能：考察軟件的響應(yīng)速度、穩(wěn)定性等性能指標(biāo)。在高并發(fā)情況下，軟件能否正常運(yùn)行，不出現(xiàn)卡頓和崩潰現(xiàn)象。比如，可以進(jìn)行壓力測試來評估軟件的性能。

供應(yīng)商信譽(yù)：了解軟件供應(yīng)商的信譽(yù)和口碑。查看供應(yīng)商的客戶案例和評價，了解其技術(shù)實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量。例如，可以通過行業(yè)論壇和客戶推薦來了解供應(yīng)商的情況。

價格合理性：綜合考慮軟件的價格和功能，評估價格是否合理。要避免只追求低價而忽略了軟件的質(zhì)量和服務(wù)。比如，比較不同供應(yīng)商的報價和提供的功能套餐。

售后服務(wù)：考察供應(yīng)商的售后服務(wù)能力。包括技術(shù)支持、系統(tǒng)維護(hù)、軟件升級等方面。良好的售后服務(wù)能夠確保軟件的長期穩(wěn)定運(yùn)行。例如，了解供應(yīng)商的售后服務(wù)響應(yīng)時間和解決問題的能力。

工程合同管理軟件對于企業(yè)的合同管理工作具有重要的意義。通過選擇合適的軟件，并合理運(yùn)用其功能，可以提高合同管理的效率和質(zhì)量，降低企業(yè)的風(fēng)險，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。在選擇軟件時，企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際需求和情況進(jìn)行全面的評估和選擇，同時要注重軟件的實(shí)施和維護(hù)，確保軟件能夠發(fā)揮最大的作用。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、工程合同管理的管理軟件能提高工作效率嗎？

我聽說好多搞工程合同管理的人都在討論管理軟件，我就想知道這軟件是不是真能提高工作效率。畢竟工程合同管理事兒挺多的，要是軟件能幫上大忙，那可就太劃算了。

以下是關(guān)于這個問題的詳細(xì)分析：

自動化流程方面：軟件可以自動處理合同的審批流程，減少人工傳遞和等待的時間。比如原本一個合同審批可能要幾天時間，軟件可以在短時間內(nèi)完成，提高了審批效率。

數(shù)據(jù)管理方面：能集中存儲合同的所有數(shù)據(jù)，查找和調(diào)用非常方便。不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同，找個文件可能要翻箱倒柜。

提醒功能方面：可以設(shè)置合同的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒，如付款日期、合同到期日期等。避免因?yàn)槿藶槭韬龆e過重要時間。

協(xié)作效率方面：不同部門的人員可以通過軟件同時查看和編輯合同，促進(jìn)了團(tuán)隊之間的協(xié)作，減少溝通成本。

錯誤減少方面：軟件的模板和規(guī)則可以減少合同起草過程中的錯誤，提高合同的準(zhǔn)確性。

統(tǒng)計分析方面：能夠快速生成各種合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表，為管理層提供決策依據(jù)，節(jié)省了人工統(tǒng)計的時間。

文檔共享方面：所有相關(guān)人員都能及時獲取合同文檔，避免了信息不及時傳遞導(dǎo)致的工作延誤。

二、工程合同管理的管理軟件安全性能可靠嗎？

朋友推薦我用工程合同管理軟件，可我有點(diǎn)擔(dān)心軟件的安全性能。畢竟合同里都是重要的商業(yè)信息，要是軟件不安全，那可就麻煩大了。

以下是關(guān)于軟件安全性能的分析：

數(shù)據(jù)加密方面：正規(guī)的軟件會對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。

訪問控制方面：可以設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能查看和操作特定的合同數(shù)據(jù)。

備份恢復(fù)方面：軟件會定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。并且在需要的時候可以快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。

安全審計方面：記錄所有用戶的操作行為，便于追蹤和審計，發(fā)現(xiàn)異常情況可以及時處理。

防火墻防護(hù)方面：采用防火墻技術(shù)，阻擋外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，保護(hù)軟件系統(tǒng)的安全。

更新維護(hù)方面：軟件開發(fā)商會及時更新軟件，修復(fù)安全漏洞，確保軟件的安全性。

物理安全方面：服務(wù)器等硬件設(shè)備會有相應(yīng)的物理安全措施，防止硬件被盜或損壞。

三、工程合同管理的管理軟件操作復(fù)雜嗎？

我想知道工程合同管理的管理軟件操作起來難不難。我對軟件操作不太在行，要是軟件太復(fù)雜，我可就用不來了。

以下是關(guān)于軟件操作復(fù)雜度的分析：

界面設(shè)計方面：現(xiàn)在很多軟件都注重用戶體驗(yàn)，界面設(shè)計得簡潔明了，容易上手。

功能引導(dǎo)方面：會有詳細(xì)的功能引導(dǎo)和幫助文檔，即使是新手也能快速了解軟件的使用方法。

培訓(xùn)支持方面：軟件開發(fā)商會提供培訓(xùn)服務(wù)，幫助用戶掌握軟件的操作。

模板使用方面：提供各種合同模板，用戶只需填寫相關(guān)信息即可，減少了操作的復(fù)雜性。

操作流程方面：軟件的操作流程符合日常工作習(xí)慣，不需要用戶花費(fèi)大量時間去適應(yīng)。

反饋改進(jìn)方面：根據(jù)用戶的反饋，軟件會不斷改進(jìn)操作流程，使其更加簡單易用。

移動應(yīng)用方面：很多軟件都有移動應(yīng)用版本，操作更加便捷，隨時隨地都能處理合同事務(wù)。

四、工程合同管理的管理軟件能與其他系統(tǒng)集成嗎？

我聽說有些公司有自己的財務(wù)系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等，我就想知道工程合同管理的管理軟件能不能和這些系統(tǒng)集成。要是能集成，工作就方便多了。

以下是關(guān)于軟件集成性的分析：

財務(wù)系統(tǒng)集成方面：可以與財務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)合同付款信息的自動同步，方便財務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理。

項目管理系統(tǒng)集成方面：與項目管理系統(tǒng)集成后，可以將合同信息與項目進(jìn)度關(guān)聯(lián)起來，更好地管理項目。

人力資源系統(tǒng)集成方面：能與人力資源系統(tǒng)共享人員信息，確保合同相關(guān)人員的信息準(zhǔn)確一致。

文檔管理系統(tǒng)集成方面：和文檔管理系統(tǒng)集成，方便合同文檔的存儲和檢索。

客戶關(guān)系管理系統(tǒng)集成方面：與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)集成，有助于更好地了解客戶需求，提高客戶滿意度。

供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)集成方面：和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)集成，可以優(yōu)化合同的采購和供應(yīng)流程。

數(shù)據(jù)共享方面：集成后不同系統(tǒng)之間可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，提高工作效率。

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五、工程合同管理的管理軟件有哪些知名品牌？

假如你要選工程合同管理的管理軟件，肯定想知道有哪些知名品牌。畢竟知名品牌的軟件質(zhì)量和服務(wù)可能更有保障。

以下是一些知名品牌的介紹：

泛普軟件：在工程管理軟件領(lǐng)域有較高的知名度，功能全面，能滿足不同規(guī)模企業(yè)的需求。

用友軟件：是國內(nèi)知名的企業(yè)管理軟件提供商，其合同管理軟件也有一定的市場份額。

金蝶軟件：提供多種企業(yè)管理解決方案，合同管理軟件也有不錯的口碑。

魯班軟件：專注于工程建設(shè)領(lǐng)域的軟件研發(fā)，合同管理軟件有其獨(dú)特的優(yōu)勢。

廣聯(lián)達(dá)軟件：在工程造價和工程管理方面有深厚的技術(shù)積累，合同管理軟件也值得關(guān)注。

Oracle：國際知名的軟件公司，其合同管理軟件具有強(qiáng)大的功能和穩(wěn)定性。

IBM：提供企業(yè)級的解決方案，合同管理軟件適用于大型企業(yè)。