淺談軟件項目的合同管理：從簽訂到執(zhí)行的全流程要點把控

在當(dāng)今數(shù)字化時代，軟件項目在各個行業(yè)中扮演著至關(guān)重要的角色。而軟件項目的合同管理，作為項目順利開展的重要保障，卻常常被人們忽視。有效的合同管理能夠明確項目雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范項目的執(zhí)行過程，降低項目風(fēng)險，確保項目按時、按質(zhì)量要求交付。下面，我們就來詳細(xì)探討一下軟件項目的合同管理。

一、合同前期調(diào)研

在簽訂軟件項目合同之前，充分的前期調(diào)研是必不可少的。要對市場上的軟件供應(yīng)商進(jìn)行廣泛的了解。

考察供應(yīng)商的信譽：可以通過查看供應(yīng)商的歷史項目案例、客戶評價等方式，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑。比如，一家經(jīng)常拖延交付時間、軟件質(zhì)量存在較多問題的供應(yīng)商，顯然是不值得合作的。

評估供應(yīng)商的技術(shù)實力：了解供應(yīng)商所掌握的技術(shù)是否先進(jìn)，是否能夠滿足項目的需求。例如，對于一個需要開發(fā)復(fù)雜人工智能算法的軟件項目，供應(yīng)商是否擁有相關(guān)的專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊和研發(fā)經(jīng)驗就至關(guān)重要。

分析供應(yīng)商的價格策略：不同的供應(yīng)商可能會有不同的定價方式，要對比多家供應(yīng)商的報價，確保價格合理。要注意價格是否包含了所有的服務(wù)內(nèi)容，避免后期出現(xiàn)額外的費用。

了解供應(yīng)商的售后服務(wù)：軟件項目在交付后可能會出現(xiàn)各種問題，良好的售后服務(wù)能夠及時解決這些問題，保障項目的正常運行。比如，供應(yīng)商是否提供定期的軟件更新、是否有24小時的技術(shù)支持熱線等。

考察供應(yīng)商的團(tuán)隊穩(wěn)定性：一個穩(wěn)定的團(tuán)隊能夠保證項目的連續(xù)性和質(zhì)量。如果供應(yīng)商的團(tuán)隊人員流動頻繁，可能會導(dǎo)致項目的進(jìn)度和質(zhì)量受到影響。

二、合同條款擬定

合同條款的擬定是軟件項目合同管理的核心環(huán)節(jié)。

明確項目范圍：詳細(xì)描述軟件項目的功能、性能、界面等要求，避免雙方對項目范圍的理解產(chǎn)生歧義。例如，對于一個電商軟件項目，要明確包括哪些商品展示、訂單處理、支付方式等功能。

規(guī)定項目進(jìn)度：制定詳細(xì)的項目進(jìn)度計劃，明確各個階段的交付時間節(jié)點。比如，項目的需求分析階段在第1個月完成，設(shè)計階段在第2個月完成等。要規(guī)定如果供應(yīng)商未能按時交付，應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。

確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：制定軟件的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括軟件的可靠性、易用性、安全性等方面?？梢詤⒖枷嚓P(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保軟件的質(zhì)量符合要求。例如，軟件的系統(tǒng)響應(yīng)時間應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性應(yīng)達(dá)到一定的百分比。

明確付款方式：根據(jù)項目的進(jìn)度和質(zhì)量情況，合理安排付款方式?？梢圆捎梅制诟犊畹姆绞?，在項目的各個階段完成并驗收合格后支付相應(yīng)的款項。比如，在項目啟動時支付一定比例的預(yù)付款，需求分析階段完成后支付一定比例的進(jìn)度款等。

約定知識產(chǎn)權(quán)歸屬：明確軟件的知識產(chǎn)權(quán)歸哪一方所有，避免后期出現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)糾紛。如果軟件是定制開發(fā)的，一般情況下知識產(chǎn)權(quán)應(yīng)歸委托方所有。

規(guī)定保密條款：要求雙方對項目過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等進(jìn)行保密。例如，供應(yīng)商不得將委托方的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)泄露給第三方。

三、合同簽訂流程

合同簽訂流程需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。

內(nèi)部審批：在與供應(yīng)商簽訂合同之前，要經(jīng)過公司內(nèi)部的審批流程。相關(guān)部門要對合同的條款進(jìn)行審核，確保合同符合公司的利益和規(guī)定。比如，財務(wù)部門要審核合同的付款方式和金額，法律部門要審核合同的合法性和風(fēng)險。

合同起草：根據(jù)前期的調(diào)研和雙方的協(xié)商結(jié)果，起草合同文本。合同文本要語言準(zhǔn)確、條款清晰，避免出現(xiàn)模糊不清的表述。

雙方協(xié)商：將起草好的合同文本發(fā)送給供應(yīng)商，雙方就合同條款進(jìn)行協(xié)商。對于雙方有爭議的條款，要進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，達(dá)成一致意見。

合同審核：在雙方協(xié)商一致后，再次對合同進(jìn)行審核，確保合同沒有遺漏重要條款，沒有錯誤和歧義。

簽字蓋章：在合同審核通過后，雙方的法定代表人或授權(quán)代表在合同上簽字蓋章，合同正式生效。

合同存檔：將簽訂好的合同進(jìn)行存檔，建立合同檔案，方便日后的查詢和管理。

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四、合同執(zhí)行監(jiān)督

合同簽訂后，要對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

進(jìn)度監(jiān)督：按照合同規(guī)定的項目進(jìn)度計劃，定期檢查項目的進(jìn)展情況。如果發(fā)現(xiàn)項目進(jìn)度滯后，要及時與供應(yīng)商溝通，了解原因并采取相應(yīng)的措施。例如，要求供應(yīng)商增加人力投入、調(diào)整工作計劃等。

質(zhì)量監(jiān)督：對軟件的開發(fā)過程和最終成果進(jìn)行質(zhì)量檢查?？梢圆捎枚ㄆ跈z查、測試等方式，確保軟件的質(zhì)量符合合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。比如，在軟件的開發(fā)過程中進(jìn)行代碼審查，在交付前進(jìn)行全面的測試。

成本監(jiān)督：監(jiān)控項目的成本支出情況，確保項目在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)成本超支，要分析原因并采取措施進(jìn)行控制。例如，審查供應(yīng)商的費用報銷明細(xì)，是否存在不合理的開支。

變更管理：在項目執(zhí)行過程中，可能會出現(xiàn)一些變更需求。對于變更需求，要按照合同規(guī)定的變更流程進(jìn)行處理。要評估變更對項目進(jìn)度、質(zhì)量和成本的影響，然后雙方協(xié)商確定變更的費用和時間。

溝通協(xié)調(diào)：建立良好的溝通機制，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，及時了解項目的情況，解決項目中出現(xiàn)的問題?？梢酝ㄟ^定期的項目會議、周報等方式進(jìn)行溝通。

風(fēng)險管理：識別項目執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，如技術(shù)風(fēng)險、市場風(fēng)險等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，如果項目依賴的某項技術(shù)出現(xiàn)問題，要有備用的技術(shù)方案。

五、合同變更處理

在軟件項目實施過程中，合同變更可能會經(jīng)常發(fā)生。

變更原因分析：變更的原因可能有很多，如客戶需求的變化、技術(shù)難題的出現(xiàn)等。要對變更的原因進(jìn)行深入分析，確定變更的必要性。例如，如果是客戶提出了新的功能需求，要評估這個需求是否真的對項目有價值。

變更申請?zhí)岢?/strong>：當(dāng)需要進(jìn)行合同變更時，由提出變更的一方提交變更申請。申請中要詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因和影響。

變更評估：對變更的影響進(jìn)行全面評估，包括對項目進(jìn)度、質(zhì)量、成本的影響。可以組織相關(guān)的專家和部門進(jìn)行評估，確保變更的可行性。

變更協(xié)商：雙方就變更的費用、時間等問題進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。在協(xié)商過程中，要充分考慮雙方的利益，確保變更的公平合理。

變更審批：變更協(xié)商一致后，要經(jīng)過公司內(nèi)部的審批流程。相關(guān)部門要對變更的內(nèi)容和協(xié)商結(jié)果進(jìn)行審核，確保變更符合公司的規(guī)定。

變更執(zhí)行：在變更審批通過后，按照變更后的合同條款執(zhí)行項目。要對變更的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保變更能夠順利實施。

六、合同驗收交付

合同驗收交付是軟件項目的重要環(huán)節(jié)。

驗收標(biāo)準(zhǔn)確定：在合同中明確規(guī)定軟件的驗收標(biāo)準(zhǔn)，包括功能驗收、性能驗收、安全驗收等方面。驗收標(biāo)準(zhǔn)要具體、可操作，便于雙方進(jìn)行驗收。例如，功能驗收要按照合同規(guī)定的功能列表進(jìn)行逐一檢查，性能驗收要測試軟件的響應(yīng)時間、吞吐量等指標(biāo)。

驗收準(zhǔn)備工作：在驗收前，供應(yīng)商要完成軟件的開發(fā)和測試工作，整理好相關(guān)的文檔資料。委托方要組織相關(guān)的人員成立驗收小組，制定驗收計劃。

驗收過程實施：按照驗收計劃進(jìn)行驗收工作。驗收小組要對軟件進(jìn)行全面的檢查和測試，記錄發(fā)現(xiàn)的問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要要求供應(yīng)商進(jìn)行整改。

整改跟蹤：對供應(yīng)商的整改情況進(jìn)行跟蹤，確保問題得到及時解決?？梢远ㄆ谝蠊?yīng)商提交整改報告，了解整改的進(jìn)度。

驗收報告出具：在軟件通過驗收后，出具驗收報告。驗收報告要詳細(xì)記錄驗收的過程和結(jié)果，雙方簽字確認(rèn)。

交付手續(xù)辦理：在驗收合格后，辦理軟件的交付手續(xù)。包括軟件的安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等工作，確保委托方能夠正常使用軟件。

七、合同糾紛解決

盡管在合同管理過程中采取了各種措施，但合同糾紛仍然可能會發(fā)生。

糾紛原因分析：合同糾紛的原因可能有很多，如合同條款不明確、雙方對合同的理解不一致、一方違約等。要對糾紛的原因進(jìn)行深入分析，確定糾紛的性質(zhì)和責(zé)任。

協(xié)商解決：當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，雙方首先可以通過協(xié)商的方式解決。協(xié)商過程中，要保持冷靜、理性，充分溝通，尋求雙方都能接受的解決方案。

第三方調(diào)解：如果協(xié)商無法解決糾紛，可以尋求第三方調(diào)解機構(gòu)的幫助。第三方調(diào)解機構(gòu)具有中立性和專業(yè)性，能夠公正地處理糾紛。

仲裁解決：如果調(diào)解也無法解決糾紛，可以根據(jù)合同中約定的仲裁條款，向仲裁機構(gòu)申請仲裁。仲裁具有快捷、保密等優(yōu)點。

訴訟解決：如果仲裁也無法解決糾紛，雙方可以向法院提起訴訟。訴訟是解決合同糾紛的最后手段，要做好充分的準(zhǔn)備工作。

經(jīng)驗總結(jié)：在糾紛解決后，要對糾紛的發(fā)生原因和處理過程進(jìn)行總結(jié)，吸取教訓(xùn)，避免類似的糾紛在今后的項目中再次發(fā)生。

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八、合同文檔管理

合同文檔管理是軟件項目合同管理的重要組成部分。

文檔收集：在合同簽訂和執(zhí)行過程中，要收集各種相關(guān)的文檔資料，如合同文本、項目需求文檔、設(shè)計文檔、測試報告等。文檔要及時、完整地收集，確保資料的準(zhǔn)確性。

文檔分類：對收集到的文檔進(jìn)行分類整理，便于查詢和管理?？梢园凑瘴臋n的類型、時間等進(jìn)行分類。例如，將合同文本、變更協(xié)議等歸為合同類文檔，將需求文檔、設(shè)計文檔等歸為技術(shù)類文檔。

文檔存儲：選擇合適的存儲方式和存儲介質(zhì)，確保文檔的安全?？梢圆捎秒娮游臋n和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。電子文檔可以存儲在公司的服務(wù)器或云端，紙質(zhì)文檔要存放在專門的檔案柜中。

文檔檢索：建立完善的文檔檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需的文檔?？梢酝ㄟ^關(guān)鍵詞、日期等方式進(jìn)行檢索。

文檔更新：隨著項目的進(jìn)展和合同的變更，要及時更新相關(guān)的文檔資料。確保文檔的內(nèi)容與項目的實際情況相符。

文檔保密：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的文檔要進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理。限制文檔的訪問權(quán)限，確保文檔不被泄露。

九、合同管理的信息化工具

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用信息化工具進(jìn)行合同管理可以提高管理效率和準(zhǔn)確性。

合同管理軟件選擇：市場上有很多合同管理軟件，要根據(jù)公司的實際需求選擇合適的軟件?？紤]軟件的功能、易用性、安全性等方面。例如，軟件是否具備合同起草、審批、執(zhí)行跟蹤等功能，是否易于操作，是否能夠保障數(shù)據(jù)的安全。

軟件功能應(yīng)用：充分利用合同管理軟件的各項功能?？梢允褂密浖M(jìn)行合同的電子化存儲和檢索，提高文檔管理的效率。利用軟件的提醒功能，及時提醒合同的到期時間、付款時間等。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：通過合同管理軟件對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。可以分析合同的簽訂數(shù)量、金額、執(zhí)行情況等，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。例如，分析不同供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況，選擇更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

流程自動化：利用合同管理軟件實現(xiàn)合同管理流程的自動化。例如，合同的審批流程可以通過軟件進(jìn)行自動流轉(zhuǎn)，提高審批效率。

與其他系統(tǒng)集成：將合同管理軟件與公司的其他系統(tǒng)進(jìn)行集成，如財務(wù)系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互，提高公司的整體管理水平。

軟件維護(hù)更新：定期對合同管理軟件進(jìn)行維護(hù)和更新，確保軟件的正常運行。及時修復(fù)軟件中出現(xiàn)的問題，增加新的功能。

十、合同管理的持續(xù)改進(jìn)

合同管理是一個不斷完善的過程，需要持續(xù)改進(jìn)。

經(jīng)驗總結(jié)：在每個軟件項目合同管理結(jié)束后，要對合同管理的過程和結(jié)果進(jìn)行總結(jié)。分析合同管理中存在的問題和不足之處，總結(jié)成功的經(jīng)驗。

問題分析：對總結(jié)中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，找出問題的根源。例如，如果發(fā)現(xiàn)合同條款不明確導(dǎo)致了糾紛，要分析是合同起草過程中的問題還是審核過程中的問題。

改進(jìn)措施制定：根據(jù)問題分析的結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。例如，如果是合同起草過程中的問題，可以加強合同起草人員的培訓(xùn)，提高合同條款的準(zhǔn)確性。

改進(jìn)措施實施：將制定好的改進(jìn)措施付諸實施。在實施過程中，要加強監(jiān)督和檢查，確保改進(jìn)措施能夠得到有效執(zhí)行。

效果評估：定期對改進(jìn)措施的實施效果進(jìn)行評估。通過對比改進(jìn)前后的合同管理情況，評估改進(jìn)措施是否有效。如果效果不理想，要及時調(diào)整改進(jìn)措施。

持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)效果評估的結(jié)果，不斷優(yōu)化合同管理的流程和方法。持續(xù)提高合同管理的水平，為軟件項目的順利開展提供更好的保障。

軟件項目的合同管理是一個系統(tǒng)的、復(fù)雜的過程，涉及到合同的前期調(diào)研、條款擬定、簽訂、執(zhí)行、變更、驗收、糾紛解決等多個環(huán)節(jié)。通過有效的合同管理，可以降低項目風(fēng)險，確保項目的順利進(jìn)行。要不斷利用信息化工具和持續(xù)改進(jìn)的方法，提高合同管理的效率和水平。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、軟件項目合同管理有啥作用？

我聽說軟件項目合同管理在整個項目里挺重要的，可具體有啥作用我就想知道啦。下面咱們來詳細(xì)說說。

1. 保障權(quán)益：合同能明確軟件項目中雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障雙方的合法權(quán)益。就好比簽了合同，開發(fā)方按約定完成軟件，就能拿到相應(yīng)報酬，需求方也能得到符合要求的軟件。

2. 規(guī)范流程：它為項目的各個環(huán)節(jié)制定了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。從項目啟動到交付，每個階段該做什么，都能在合同里找到依據(jù)，讓項目有序進(jìn)行。

3. 控制風(fēng)險：通過合同條款，可以對項目可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行提前約定和防范。比如遇到不可抗力、技術(shù)難題等情況，該怎么處理都有規(guī)定。

4. 明確責(zé)任：一旦項目出現(xiàn)問題，合同能清晰界定責(zé)任方。是開發(fā)方的技術(shù)問題，還是需求方的需求變更導(dǎo)致的問題，都能依據(jù)合同判斷。

5. 促進(jìn)合作：合同是雙方合作的基礎(chǔ)，它讓雙方在一個公平、公正的框架下合作。雙方都清楚自己的職責(zé)，有助于建立良好的合作關(guān)系。

6. 利于監(jiān)管：對于企業(yè)內(nèi)部或者相關(guān)監(jiān)管部門來說，合同是監(jiān)管項目的重要依據(jù)?？梢愿鶕?jù)合同檢查項目的進(jìn)度、質(zhì)量等情況。

二、軟件項目合同里要注意啥條款？

朋友說軟件項目合同里的條款可不能隨便看看，里面門道多著呢。我就想知道到底哪些條款得重點注意。

1. 項目范圍條款：要明確軟件的功能、性能、界面等具體要求。不能模棱兩可，不然開發(fā)出來的軟件和需求方想的不一樣，就容易產(chǎn)生糾紛。

2. 價格和付款方式條款：價格要明確，包括開發(fā)費用、維護(hù)費用等。付款方式也要詳細(xì)，比如分幾個階段付款，每個階段的付款條件是什么。

3. 交付時間條款：規(guī)定軟件的交付時間，開發(fā)方要按時交付。如果不能按時交付，要有相應(yīng)的違約責(zé)任。

4. 知識產(chǎn)權(quán)條款：要明確軟件的知識產(chǎn)權(quán)歸屬。是歸開發(fā)方，還是需求方，或者雙方共有，都要在合同里寫清楚。

5. 保密條款：在項目過程中，雙方可能會接觸到對方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等。合同要規(guī)定雙方有保密義務(wù)，防止信息泄露。

6. 違約責(zé)任條款：當(dāng)一方違反合同約定時，要承擔(dān)什么責(zé)任。比如支付違約金、賠償損失等，要明確具體的責(zé)任形式和金額。

三、軟件項目合同管理的流程是咋樣的？

我想知道軟件項目合同管理到底是咋操作的，有哪些步驟。下面就來了解一下。

1. 合同起草：根據(jù)項目需求和雙方協(xié)商的結(jié)果，起草合同文本。要注意合同條款的完整性和準(zhǔn)確性。

2. 合同審核：合同起草好后，要經(jīng)過雙方的審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否合理、合法，是否符合雙方的利益等。

3. 合同簽訂：審核通過后，雙方簽訂合同。簽訂合同要遵循相關(guān)的法律規(guī)定和程序。

4. 合同執(zhí)行：雙方按照合同的約定履行各自的義務(wù)。開發(fā)方進(jìn)行軟件的開發(fā)，需求方按時付款等。

5. 合同監(jiān)控：在合同執(zhí)行過程中，要對項目的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)控。及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。

6. 合同變更：如果項目情況發(fā)生變化，需要對合同進(jìn)行變更。變更合同要經(jīng)過雙方協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。

四、軟件項目合同管理容易遇到啥問題？

我聽說軟件項目合同管理過程中會遇到不少問題，我就想知道都有哪些。

1. 條款不清晰：合同里有些條款表述模糊，雙方對條款的理解不一致，容易引發(fā)糾紛。比如對軟件功能的描述不具體。

2. 需求變更：在項目進(jìn)行中，需求方可能會提出新的需求。如果合同沒有對需求變更的處理方式進(jìn)行約定，就會影響項目進(jìn)度和成本。

3. 違約處理難：當(dāng)一方違約時，要確定違約責(zé)任和賠償金額比較困難。有時候違約造成的損失難以準(zhǔn)確計算。

4. 溝通不暢：開發(fā)方和需求方之間溝通不及時、不準(zhǔn)確，會導(dǎo)致項目信息傳遞有誤。比如需求方的要求沒有準(zhǔn)確傳達(dá)給開發(fā)方。

5. 法律風(fēng)險：合同可能存在不符合法律法規(guī)的地方，一旦發(fā)生糾紛，可能會導(dǎo)致合同無效或者部分無效。

6. 監(jiān)管不力：在合同執(zhí)行過程中，如果監(jiān)管不到位，開發(fā)方可能會偷工減料，影響軟件質(zhì)量。

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五、怎么做好軟件項目合同管理？

假如你負(fù)責(zé)軟件項目合同管理，肯定想把它做好。下面就說說方法。

1. 專業(yè)團(tuán)隊：組建專業(yè)的合同管理團(tuán)隊，團(tuán)隊成員要懂法律、懂技術(shù)、懂項目管理。這樣才能全面管理合同。

2. 完善制度：建立完善的合同管理制度，規(guī)范合同管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)。從合同起草到歸檔，每個環(huán)節(jié)都有章可循。

3. 加強溝通：開發(fā)方和需求方要保持良好的溝通，及時交流項目信息。遇到問題及時協(xié)商解決。

4. 風(fēng)險評估：在合同簽訂前，對項目可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行評估。并在合同中制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。

5. 動態(tài)管理：合同管理不是一次性的工作，要對合同進(jìn)行動態(tài)管理。根據(jù)項目進(jìn)展情況，及時調(diào)整合同條款。

6. 培訓(xùn)學(xué)習(xí)：對合同管理團(tuán)隊成員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們不斷學(xué)習(xí)新的法律知識和合同管理技巧。